Thường xuyên, khi làm việc với một lượng lớn dữ liệu/nhiệm vụ, với một đội ngũ trong bộ phận HSE bao gồm cả các chuyên môn khác (môi trường, an toàn công nghiệp, an toàn phòng cháy chữa cháy, v.v.), bạn bắt đầu cảm thấy bị choáng ngợp bởi khối lượng thông tin, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của đơn vị.
Để tạo ra sự ngăn nắp và theo dõi việc thực hiện các nhiệm vụ tại doanh nghiệp, chúng tôi đã bắt đầu triển khai cái gọi là DMS (daily management system) – hệ thống quản lý hàng ngày trong HSE, bao gồm các buổi họp giao ban sáng hàng ngày của bộ phận và ghi chép các nhiệm vụ theo một cách thức nhất định.
Tôi muốn chia sẻ bảng thông tin công việc mà chúng tôi đã sử dụng trong một thời gian dài, bảng này đã cho thấy hiệu quả tốt (hiện tại chúng tôi đã chuyển sang định dạng điện tử vì một số lý do).
Bảng được chia thành 3 phần mà tôi sẽ trình bày chi tiết hơn dưới đây:
Phần "chiến lược/dữ liệu" được chia làm đôi và bao gồm:
Phần "nhiệm vụ": ở đây mọi thứ khá đơn giản và rõ ràng – các nhiệm vụ của đội ngũ sẽ được ghi vào. Một mẹo nhỏ hữu ích – chúng tôi đã "gán" cho mỗi nhân viên một màu bút dạ riêng và trên bảng có thể thấy rất trực quan ai đang làm việc gì.
Phần "kiểm soát thực hiện kế hoạch" bao gồm việc theo dõi thực hiện các kế hoạch đã xây dựng dựa trên kết quả điều tra sự cố, kế hoạch năm của bộ phận, cũng có thể bao gồm các kế hoạch triển khai bất kỳ công cụ mới nào. Nói chung là tất cả những gì liên quan đến bộ phận của bạn hoặc những gì bạn phải kiểm soát.
Tất nhiên, tùy theo ý muốn, bạn có thể "lấp đầy" bảng bằng bất kỳ thông tin nào, tùy thuộc vào nhu cầu của bộ phận và phong cách làm việc. Nhưng tôi có thể nói rằng việc trực quan hóa này tại nơi làm việc giúp duy trì tinh thần làm việc của đội ngũ, kích thích công việc và nhìn chung có tác động tích cực đến hiệu quả và kết quả.
Tôi đính kèm ví dụ về bảng dưới dạng tệp tin mà chúng tôi đã sử dụng trước đây trong công việc.
[attachment=658:image-25-11-24-12-36.jpg]