Muitas vezes, ao trabalhar com um grande volume de dados/tarefas e com uma equipe no departamento de HSE, que pode incluir outras especialidades (meio ambiente, segurança industrial, segurança contra incêndio, etc.), começa-se a perder no volume de informações, o que pode afetar o trabalho eficaz da unidade.
Para criar ordem e acompanhar a execução das tarefas em nossa empresa, começamos a implementar o chamado DMS (daily management system) – sistema de gestão diária em HSE, que inclui reuniões matinais diárias da unidade e o registro das tarefas de uma forma específica.
Quero compartilhar nosso quadro de informações de trabalho, que utilizamos por muito tempo e que demonstrou boa eficácia (atualmente mudamos para o formato eletrônico por diversos motivos).
O quadro é dividido em 3 seções, sobre as quais falarei com mais detalhes abaixo:
A seção “estratégia/dados” é dividida ao meio e inclui:
Seção “tarefas”: aqui tudo é bastante trivial e simples – as tarefas da equipe são anotadas. Um bom "hack" – atribuímos a cada funcionário uma cor de marcador específica e no quadro fica muito claro quem está fazendo o quê.
A seção “controle de execução de planos” inclui o acompanhamento da execução de planos desenvolvidos após investigações de incidentes, planos anuais para a unidade, podendo incluir planos para a implementação de novas ferramentas. Em suma, tudo o que possa dizer respeito à sua unidade ou o que você deve controlar.
Claro, se desejar, você pode "preencher" o quadro com qualquer informação, dependendo das necessidades da unidade e do estilo de trabalho. Mas posso dizer que esta visualização no local de trabalho ajuda a manter a equipe focada, estimula o trabalho e, em geral, influencia positivamente a eficiência e os resultados.
Anexo um exemplo do quadro como um arquivo que utilizamos anteriormente em nosso trabalho.
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