DMSボード — 効率的なデイリータスク管理システム

大量のデータやタスクを扱う際、労働安全衛生部門に環境、産業安全、防火などの異なる専門分野のメンバーがいるチームでは、膨大な情報量に翻弄され、部門の業務効率に支障をきたすことがよくあります。

秩序を確立し、タスクの進捗を追跡するために、私たちの企業ではかつて、いわゆる DMS(dailymanagementsystem) — HSEにおける日常管理システムの導入を開始しました。これには、部門内での毎朝のブリーフィングや、特定の方法でのタスクの記録が含まれます。

私たちが長期間使用し、高い効果を発揮した情報ボード（現在は諸事情により電子フォーマットに移行しています）を共有したいと思います。

ボードは以下の3つのセクションに分かれており、それぞれについて詳しく説明します：

• 戦略／データ；
• タスク：緊急、日常、今後のタスク（つまり、完了させる必要があるが、超緊急でも超重要でもないもの）；
• 計画実行の管理

「戦略／データ」セクションは半分に分かれており、以下の内容が含まれます：

• 会社の発展戦略、翌年の会社の目標。ここには私たちの専門分野（労働安全、環境、産業安全）に関する目標が反映されています；
• データ：日常的に追跡しているHSE指標（事故の種類と件数、無災害日数、労働安全における未完了および完了済みの不適合件数、行動安全監査など）、環境指標：水の使用量、排水量、廃棄物（埋立地への搬出量）など。

「タスク」セクション：ここは非常にシンプルで、チームのタスクを記入します。便利な工夫として、従業員ごとにマーカーの色を「割り当て」ました。これにより、誰が何に取り組んでいるかがボード上で一目でわかります。

「計画実行の管理」セクションには、事故調査の結果に基づく改善計画の実施状況の追跡、部門の年間計画、新しいツールの導入計画などが含まれます。要するに、部門に関連することや、管理すべきすべての事項です。

もちろん、部門のニーズや作業スタイルに応じて、ボードの内容は自由に変更できます。しかし、職場でのこのような可視化は、チームの緊張感を維持し、意欲を高め、全体的な効率と成果にプラスの影響を与えると断言できます。

以前業務で使用していたボードの例をファイルとして添付します。

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