บ่อยครั้งเมื่อต้องทำงานกับข้อมูลหรืองานจำนวนมาก โดยเฉพาะในทีมความปลอดภัยในการทำงานที่มีผู้เชี่ยวชาญจากหลายด้าน (เช่น สิ่งแวดล้อม ความปลอดภัยในโรงงานอุตสาหกรรม การป้องกันอัคคีภัย และอื่นๆ) คุณอาจเริ่มสับสนกับปริมาณข้อมูลที่ล้นหลาม ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของหน่วยงานได้
เพื่อสร้างความเป็นระเบียบและติดตามการดำเนินงานในองค์กรของเรา เราจึงได้เริ่มนำระบบที่เรียกว่า DMS (daily management system) – ระบบการจัดการรายวันในด้าน HSE มาใช้ ซึ่งประกอบด้วยการประชุมวางแผนช่วงเช้าทุกวันของหน่วยงานและการบันทึกงานในรูปแบบที่กำหนด
ผมอยากจะแบ่งปันบอร์ดข้อมูลการทำงานที่เราเคยใช้มาเป็นเวลานานและพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพสูง (ปัจจุบันเราเปลี่ยนไปใช้รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วยเหตุผลหลายประการ)
บอร์ดนี้แบ่งออกเป็น 3 ส่วน ซึ่งผมจะอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมดังนี้:
ส่วน “กลยุทธ์/ข้อมูล” จะถูกแบ่งครึ่งและประกอบด้วย:
ส่วน “งาน”: ส่วนนี้ค่อนข้างเรียบง่ายและตรงไปตรงมา โดยจะใช้บันทึกงานของทีม เคล็ดลับที่ดีคือเรา “กำหนด” สีของปากกาไวท์บอร์ดให้พนักงานแต่ละคน ซึ่งช่วยให้เห็นภาพได้ชัดเจนว่าใครกำลังทำอะไรอยู่
ส่วน “การควบคุมการดำเนินงานตามแผน” ประกอบด้วยการติดตามผลการดำเนินงานตามแผนที่จัดทำขึ้นหลังการสอบสวนอุบัติการณ์, แผนงานประจำปีของหน่วยงาน รวมถึงแผนการนำเครื่องมือใหม่ๆ มาใช้ สรุปคือทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานของคุณหรือสิ่งที่คุณต้องควบคุม
แน่นอนว่าคุณสามารถ “เติม” ข้อมูลใดๆ ลงในบอร์ดได้ตามความต้องการของหน่วยงานและสไตล์การทำงาน แต่ผมบอกได้เลยว่าการสร้างภาพลักษณ์ (Visualization) ในที่ทำงานแบบนี้ช่วยให้ทีมตื่นตัว กระตุ้นการทำงาน และส่งผลบวกต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยรวม
ผมได้แนบตัวอย่างบอร์ดที่พวกเราเคยใช้ในการทำงานมาให้ดูเป็นไฟล์ประกอบครับ
[attachment=658:image-25-11-24-12-36.jpg]