Tableau DMS - un système efficace de gestion quotidienne des tâches

Souvent, lorsqu'on travaille avec une grande quantité de données/tâches, avec une équipe au sein du service de santé et sécurité au travail qui peut inclure d'autres spécialités (environnement, sécurité industrielle, sécurité incendie, etc.), on commence à se perdre dans le volume d'informations, ce qui peut affecter l'efficacité du service.

Pour instaurer de l'ordre et suivre l'exécution des tâches dans notre entreprise, nous avons commencé à mettre en œuvre ce que l'on appelle le DMS (Daily Management System) – un système de gestion quotidienne en HSE, qui comprend des réunions matinales quotidiennes du service et l'enregistrement des tâches d'une manière spécifique.

Je souhaite partager notre tableau d'information opérationnel que nous avons utilisé pendant longtemps et qui a fait preuve d'une grande efficacité (nous sommes maintenant passés au format électronique pour plusieurs raisons).

Le tableau est divisé en 3 sections que je vais détailler ci-dessous :

• Stratégie/données ;
• Tâches : urgentes, quotidiennes, tâches entrantes (c'est-à-dire celles qui devront être accomplies, mais qui ne sont pas super-urgentes ni super-importantes) ;
• Contrôle de l'exécution des plans

La section « stratégie/données » est divisée en deux et comprend :

• la stratégie de développement de l'entreprise, les objectifs de l'entreprise pour l'année à venir, reflétant les objectifs de notre domaine (santé et sécurité au travail, environnement et sécurité industrielle) ;
• les données : les indicateurs HSE que nous suivons quotidiennement (types d'incidents et leur nombre, nombre de jours sans accident, nombre de non-conformités HSE ouvertes et fermées, audits comportementaux, etc.), les indicateurs environnementaux : consommation d'eau, rejets, déchets (envoyés en décharge), etc.

La section « tâches » : ici, tout est assez trivial et simple – les tâches de l'équipe y sont inscrites. Une bonne astuce – nous avons « attribué » une couleur de marqueur à chaque employé, ce qui permet de visualiser très clairement qui fait quoi sur le tableau.

La section « contrôle de l'exécution des plans » comprend le suivi de l'exécution des plans élaborés suite aux enquêtes sur les incidents, des plans annuels du service, cela peut inclure des plans de mise en œuvre de nouveaux outils. En résumé, tout ce qui peut concerner votre service ou ce que vous devez contrôler.

Bien sûr, vous pouvez « remplir » le tableau avec n'importe quelle information selon vos besoins, en fonction des nécessités du service et de votre style de travail. Mais je peux affirmer que cette visualisation sur le lieu de travail aide à maintenir l'équipe mobilisée, stimule le travail et influence positivement l'efficacité et la performance globale.

Je joins un exemple du tableau sous forme de fichier que nous utilisions auparavant.

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