DMS 보드 - 효율적인 일일 업무 관리 시스템

대량의 데이터나 업무를 처리할 때, 특히 안전 보건 부서 내에 환경, 산업 안전, 소방 안전 등 다양한 분야의 전문가들이 포함된 팀의 경우, 정보의 양에 압도되어 부서의 업무 효율성이 떨어질 수 있습니다.

우리 기업에서는 질서를 확립하고 업무 수행을 추적하기 위해 DMS(dailymanagementsystem) – HSE 일일 관리 시스템을 도입하기 시작했습니다. 이 시스템은 부서의 매일 아침 정례 회의와 특정 방식의 업무 기록을 포함합니다.

오랫동안 사용하며 뛰어난 효율성을 입증했던 우리의 정보 보드(현재는 여러 이유로 디지털 형식으로 전환됨)를 공유하고자 합니다.

보드는 아래에서 자세히 설명할 세 가지 섹션으로 나뉩니다:

• 전략/데이터;
• 업무: 긴급 업무, 일일 업무, 수시 업무(즉, 수행해야 하지만 매우 긴급하거나 중요하지는 않은 업무);
• 계획 이행 관리

“전략/데이터” 섹션은 반으로 나뉘며 다음을 포함합니다:

• 회사의 발전 전략, 당해 연도 목표(HSE, 환경 및 산업 안전 분야의 목표 반영);
• 데이터: 매일 추적하는 HSE 지표(사고 유형 및 건수, 무재해 일수, HSE 부적합 사항 발생 및 조치 건수, 행동 기반 안전 감사 등), 환경 지표: 용수 소비량, 배출량, 폐기물(매립지로 전달된 양) 등.

“업무” 섹션: 이 부분은 매우 간단하고 명확합니다. 팀의 업무를 기입합니다. 유용한 팁 하나는 각 직원에게 고유한 마커 색상을 지정하는 것입니다. 그러면 누가 무엇을 하고 있는지 보드에서 한눈에 확인할 수 있습니다.

“계획 이행 관리” 섹션은 사고 조사 결과에 따른 개선 계획 이행, 부서의 연간 계획, 새로운 도구 도입 계획 등을 추적하는 내용을 포함합니다. 즉, 부서와 관련되거나 관리해야 하는 모든 사항이 해당됩니다.

물론 부서의 필요나 업무 스타일에 따라 보드를 원하는 정보로 채울 수 있습니다. 하지만 이러한 작업 현장의 시각화는 팀의 긴장감을 유지하고 업무 동기를 부여하며, 전반적인 효율성과 성과에 긍정적인 영향을 미친다고 확신합니다.

이전에 업무에 사용했던 보드 예시 파일을 첨부합니다.

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