Często, pracując z dużą ilością danych lub zadań, mając zespół w dziale HSE, w skład którego mogą wchodzić także inne specjalności (ekologia, bezpieczeństwo przemysłowe, ochrona przeciwpożarowa itp.), zaczynasz gubić się w natłoku informacji, co może wpływać na efektywną pracę jednostki.
Aby zaprowadzić porządek i śledzić realizację zadań w naszym przedsiębiorstwie, swego czasu zaczęliśmy wdrażać tak zwany DMS(dailymanagementsystem) – system codziennego zarządzania w HSE, który obejmuje codzienne poranne odprawy działu oraz utrwalanie zadań w określony sposób.
Chcę podzielić się naszą tablicą informacyjną, której używaliśmy przez długi czas w pracy i która wykazała się dużą skutecznością (obecnie z kilku powodów przeszliśmy na format elektroniczny).
Tablica podzielona jest na 3 sekcje, o których opowiem poniżej bardziej szczegółowo:
Sekcja „strategia/dane” jest podzielona na pół i obejmuje:
Sekcja „zadania”: tutaj wszystko jest dość banalne i proste – wpisywane są zadania zespołu. Dobry lifehack – każdemu pracownikowi „przypisaliśmy” swój kolor markera, dzięki czemu na tablicy bardzo wyraźnie widać, kto i czym się zajmuje.
Sekcja „kontrola realizacji planów” obejmuje śledzenie realizacji planów opracowanych na podstawie dochodzeń po zdarzeniach, planów rocznych dla działu, mogą to być również plany wdrożenia jakichkolwiek nowych narzędzi. Ogólnie wszystko to, co może dotyczyć Twojego działu lub co powinieneś kontrolować.
Oczywiście, jeśli chcesz, możesz „wypełniać” tablicę dowolnymi informacjami, w zależności od potrzeb działu i stylu pracy. Mogę jednak powiedzieć, że taka wizualizacja w miejscu pracy pomaga utrzymać zespół w gotowości, stymuluje do pracy i ogólnie pozytywnie wpływa na efektywność i rezultaty.
Załączam przykład tablicy w formie pliku, której wcześniej używaliśmy w pracy.
[attachment=658:image-25-11-24-12-36.jpg]