Prácticamente cada estándar o documentación normativa, desde la norma ISO 45001:2018 hasta las instrucciones, exigen la comunicación de los temas de HSE con los empleados. Cuando hablamos del desarrollo de la cultura de seguridad, de la implementación o mejora de tal o cual proceso (investigación de incidentes, auditorías, medio ambiente y otros), no podemos prescindir de la comunicación y del uso de las habilidades de PR de los empleados de los departamentos de HSE. Para un enfoque más sistemático en la discusión de este tema, seguiremos los requisitos de la norma ISO 45001:2018.
Además de lo que se enumera a continuación, existen otras herramientas que no pueden definirse únicamente como comunicación. Por lo general, las herramientas para el desarrollo de la cultura de HSE están integradas en diversos procesos; por lo tanto, es seguro decir que algunas no se han reflejado en este artículo. Del mismo modo, no se puede implementar una sola herramienta en la empresa y esperar resultados excelentes. La comunicación en las empresas suele ser un conjunto de herramientas orientadas a objetivos sencillos: aumentar la concienciación y la competencia de los empleados en todos los niveles, promover la cultura de seguridad e fomentar la interactividad. Es mejor tener tantas herramientas de comunicación como sea posible en la empresa (la lista a continuación no es la única válida), ya que la cantidad siempre se convierte en calidad y, con un trasfondo constante y debates sobre temas de HSE, la cultura de seguridad general de la empresa sin duda comenzará a crecer.
Así pues, el primer bloque de comunicación donde los empleados del departamento de HSE pueden mejorar sus habilidades de PR y promover la cultura de seguridad en su propia empresa es la comunicación interna.
1. Blog de HSE en cualquier red social disponible (Telegram, VK, etc.).
El blog cubre cualquier evento significativo de HSE en la empresa, incidentes relevantes de la industria y recomendaciones estacionales. Por ejemplo, si la empresa se dedica al transporte, pueden ser recordatorios sobre los principales riesgos en las carreteras en diferentes estaciones, o los principales riesgos para los conductores al inicio de las vacaciones escolares. Pueden ser recordatorios sobre las reglas de comportamiento en el bosque con el inicio de la temporada de setas o bayas. Es preferible mantener este blog con un lenguaje vivo y común para no ahuyentar a los empleados con un formalismo seco. La principal dificultad aquí será asegurar la suscripción de los empleados al blog, ya que no todos aceptarán "cargar" su teléfono con chats adicionales. Se puede dar a los empleados el derecho de comentar las publicaciones o no; todo depende de si el departamento de HSE tiene la capacidad funcional para responder a los comentarios las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Además, al permitir que la gente comente, es necesario recordar el riesgo de que el blog se convierta en un "chat de charla" no siempre positivo.
2. Boletín por correo electrónico
Por lo general, el envío por correo electrónico es más oficial: actualizaciones de procedimientos y reglamentos internos, implementación de nuevos programas, información sobre el progreso de la implementación, información de acuse de recibo de los clientes, etc. Este tipo de envío se realiza a TODOS los empleados de la empresa. Si la información es relevante para las empresas contratistas, se incluye a la persona responsable en la lista de distribución y, posteriormente, el contratista proporciona documentos que confirmen que su personal ha sido informado sobre dicha información. La principal dificultad de esta herramienta es asegurar que los empleados realmente lean la información enviada.
3. Carteles sobre los temas más significativos
Los carteles de HSE pueden comprarse o diseñarse y dibujarse internamente. Ventajas de comprar carteles listos: carga mínima para los empleados: se compran, se cuelgan y se olvidan. Desventajas: por lo general, los carteles listos contienen demasiado texto y diagramas; es difícil imaginar a los empleados leyendo atentamente la letra pequeña.
Una buena opción es "dibujar" el cartel por cuenta propia. Gran ventaja: originalidad, más atención por parte de los empleados; durante las visitas de auditores o clientes, la empresa se percibe como más madura y atractiva para la cooperación. Desventajas: carga para el personal interno; el empleado del departamento de HSE debe tener una gran imaginación, habilidades de diseño, saber usar aplicaciones correspondientes como Illustrator y ser capaz de seguir el estilo corporativo. Contar con un diseñador propio en la empresa es de gran ayuda. En algunos casos, las empresas recurren a agencias de consultoría para preparar carteles corporativos de HSE.
4. Página corporativa
El departamento de TI corporativo configura cada computadora/laptop/tableta de tal manera que, al conectarse al sistema (incluyendo el inicio de la jornada laboral), la información se muestra automáticamente en la pantalla. Esta información puede incluir no solo el ámbito de HSE, sino también cualquier evento significativo en la empresa, por ejemplo, felicitaciones por el aniversario de la empresa, la celebración del día de los bosques o el día del agua. Este tipo de protector de pantalla debe ser muy breve y estar acompañado de una imagen temática.
5. Envío de estadísticas mensuales por correo electrónico
Es útil para el desarrollo general de la cultura de seguridad enviar estadísticas de HSE mensualmente. El nivel de detalle de las estadísticas se define por su importancia para la empresa. Por ejemplo, en una empresa de transporte, será significativo el número de kilómetros sin accidentes ni infracciones. En una empresa de producción, conviene mostrar estadísticas sobre el control de producción. El envío puede ser para todos los empleados o solo para los jefes de departamento. Es mejor presentar estas estadísticas en forma de gráfico en color o imagen para facilitar la comprensión.
6. Videos propios
Este instrumento depende directamente de la disposición de la dirección para este gasto. Los videos pueden ser temáticos, por ejemplo, trabajo en espacios confinados, trabajo en altura, reglas internas de la empresa, etc., o estar dedicados a algún evento: aniversario de la empresa, día del medio ambiente, día de la seguridad y salud en el trabajo, la seguridad a través de los ojos de los niños. Lo más importante en la preparación de estos videos es:
- entrevistas con la dirección de la empresa
- entrevistas con empleados de base
- brevedad y dinamismo visual
Los videos corporativos tienen el mayor impacto en la mejora de la cultura de seguridad y en la formación de un sentimiento de "equipo unido" entre los empleados de base. Sin embargo, esto supone una carga pesada para el grupo de trabajo en cuanto a preparación, redacción de guiones, etc.
7. Pantallas de televisión
Una versión moderna del tablero de seguridad y salud. La pantalla debe ser lo suficientemente grande y colgarse en lugares de afluencia de empleados (por ejemplo, el comedor, la recepción, etc.). En el monitor se pueden mostrar tanto videos corporativos como presentaciones con los temas más urgentes, premios de HSE, estadísticas de HSE, mejores empleados del mes, etc.
8. Buzón de iniciativas y sugerencias
Esta herramienta es buena cuando en la empresa hay muchos empleados con iniciativa; las propuestas pueden ser nominales o anónimas. Las propuestas especialmente significativas pueden, previo acuerdo con la alta dirección, ser recompensadas financieramente.
9. Foros de contratistas
Si la empresa cuenta con un gran número de organizaciones contratistas, es difícil sobreestimar la importancia de este evento. Es una oportunidad para discutir, en un ambiente semi-informal, no solo los procesos significativos de HSE en la empresa, sino también para que los contratistas se reúnan y encuentren socios comerciales. Este es un tema para un artículo aparte sobre cómo organizar un foro de contratistas y qué temas tratar. Lo principal es que en tales foros es obligatoria la presencia de los máximos responsables de las organizaciones, incluida la empresa organizadora, y no solo de los especialistas en HSE.
10. Día del niño
Al igual que el evento anterior, el "día del niño" en la empresa requiere una preparación muy seria y la participación no solo de los empleados del departamento de HSE, sino también del personal de producción, marketing, recursos humanos, etc. El único inconveniente es el gran tiempo invertido en la preparación del evento. Es obligatorio establecer un límite de edad, por ejemplo: de 6 a 12 años. Las actividades con niños deben ser coloridas, dinámicas y prácticas, como por ejemplo: Seguridad Vial, Primeros Auxilios, Seguridad contra Incendios, etc. Pueden incluir no solo "juegos divertidos", sino también entrevistas con niños y concursos de dibujo. Estos programas no solo desarrollan un pensamiento seguro en la generación joven, sino que también contribuyen a la formación de un "equipo unido" entre los empleados.
11. Resultados de auditorías y análisis
Aquí se puede debatir largamente sobre la confidencialidad, pero informar a los empleados sobre los resultados de las auditorías y los análisis anuales de los sistemas de gestión es obligatorio. Si nos limitamos a la confidencialidad y solo enviamos instrucciones a los responsables sobre lo que se debe hacer tras la auditoría, lamentablemente no se puede hablar de una gran contribución a la seguridad diaria de los empleados, ni del fortalecimiento de la unidad del equipo, ni de la construcción de una cultura de seguridad. Es una oportunidad no solo para asignar tareas de forma directiva, sino para discutir y, lo más importante, explicar la importancia de cada una de ellas.
12. Reuniones
Llegamos a la herramienta más subestimada para construir la comunicación: las reuniones de HSE. El volumen de la reunión depende del número de empleados. Cuantos más empleados asistan a la reunión, menos efectiva será. Los empleados pueden prestar más atención a sus teléfonos o dormir escondidos detrás de otros, lo que reduce la interactividad. Lo mejor es realizar la reunión con los jefes de departamento y luego verificar cómo la información de la reunión fue transmitida por los jefes a sus empleados. Esto contribuirá no solo al desarrollo de la comunicación, sino también a las cualidades de liderazgo del jefe. La tarea principal de todas las reuniones es la interactividad, la oportunidad de escuchar la retroalimentación de los trabajadores sobre el proceso discutido. Los mismos requisitos se aplican a las charlas de seguridad antes de comenzar el trabajo.
El segundo bloque de comunicación, que también contribuye al desarrollo de la motivación, asegura la coordinación y la ejecución de tareas, es la comunicación externa:
Para demostrar la actitud consciente de la empresa hacia los temas de HSE, la comunicación externa puede incluir: un blog externo de la empresa, presentación de informes a las autoridades gubernamentales y clientes, participación en foros y conferencias, publicación de metodologías únicas, preparación y publicación de informes (por ejemplo, ESG).
La principal diferencia entre la comunicación interna y la externa es que, de hecho, esta última ya no es realizada por los empleados de HSE, sino por el departamento de relaciones externas, si existe. Se recomienda encarecidamente que la información sobre las participaciones se refleje de inmediato en los medios de comunicación internos para formar la imagen de la propia empresa entre los empleados.