Praktisch jeder Standard oder jede normative Dokumentation, angefangen bei der ISO 45001:2018 bis hin zu Anweisungen, erfordert die Kommunikation von HSE-Themen mit den Mitarbeitern. Wenn wir über die Entwicklung der Sicherheitskultur, die Einführung oder Verbesserung eines Prozesses (Unfalluntersuchung, Audits, Umweltschutz usw.) sprechen, kommen wir nicht ohne Kommunikation und den Einsatz von PR-Skills der HSE-Mitarbeiter aus. Für einen systematischeren Ansatz bei der Erörterung dieses Themas werden wir uns an den Anforderungen der ISO 45001:2018 orientieren.
Neben den unten aufgeführten gibt es noch weitere Instrumente, die nicht nur als reine Kommunikation bezeichnet werden können. In der Regel sind Instrumente zur Entwicklung der HSE-Kultur in verschiedene Prozesse integriert, daher kann man sicher sagen, dass einige in diesem Artikel nicht berücksichtigt wurden. Ebenso wenig kann man in einem Unternehmen nur ein einziges Instrument einführen und hervorragende Ergebnisse erwarten. Die Kommunikation in Unternehmen ist in der Regel ein Bündel von Instrumenten, die auf einfache Ziele ausgerichtet sind: Steigerung des Bewusstseins und der Kompetenz der Mitarbeiter auf allen Ebenen, Förderung der Sicherheitskultur, Interaktivität. Es ist besser, so viele Kommunikationsinstrumente wie möglich im Unternehmen zu haben (die folgende Liste ist nicht die einzig richtige), da Quantität immer in Qualität umschlägt und bei einem ständigen Hintergrund und Diskussionen über HSE-Fragen die allgemeine Sicherheitskultur im Unternehmen zweifellos zu wachsen beginnt.
Der erste Kommunikationsblock, in dem HSE-Mitarbeiter ihre PR-Skills verbessern und die Sicherheitskultur im eigenen Unternehmen vorantreiben können, ist die interne Kommunikation.
1. HSE-Blog in jedem verfügbaren sozialen Netzwerk (Telegram, VK usw.).
Im Blog werden alle wichtigen HSE-Aktivitäten im Unternehmen, branchenrelevante Vorfälle und saisonale Empfehlungen beleuchtet. Wenn das Unternehmen beispielsweise im Transportwesen tätig ist, können dies Erinnerungen an die Hauptrisiken auf den Straßen in verschiedenen Jahreszeiten oder die Hauptrisiken für Fahrer zu Beginn der Schulferien sein. Es können Erinnerungen an Verhaltensregeln im Wald mit Beginn der Pilz- oder Beerensaison sein. Es ist ratsam, einen solchen Blog in einer lebendigen, gewöhnlichen Sprache zu führen, um die Mitarbeiter nicht durch trockene Amtssprache abzuschrecken. Die Hauptschwierigkeit besteht hier darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter diesen Blog abonnieren, da nicht jeder bereit ist, sein Telefon mit zusätzlichen Chats zu „belasten“. Man kann den Mitarbeitern das Recht geben, Beiträge zu kommentieren oder nicht; alles hängt davon ab, ob die HSE-Abteilung über die funktionalen Kapazitäten verfügt, um rund um die Uhr auf Kommentare zu antworten. Wenn man den Leuten die Möglichkeit zum Kommentieren gibt, muss man auch bedenken, dass der Blog zu einer „Plauderecke“ werden kann, die nicht immer positiv ist.
2. E-Mail-Newsletter
In der Regel ist der Versand per E-Mail offizieller: Aktualisierungen interner Verfahren und Richtlinien, Einführung neuer Programme, Informationen über den Fortschritt der Implementierung, Informationen zur Kenntnisnahme durch Kunden usw. Ein solcher Newsletter geht an ALLE Mitarbeiter des Unternehmens. Wenn die Informationen für Subunternehmer relevant sind, wird eine verantwortliche Person in den Verteiler aufgenommen, und später legt der Subunternehmer Nachweise über die Unterweisung seines Personals vor. Die Hauptschwierigkeit dieses Instruments: sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die versendeten Informationen tatsächlich zur Kenntnis nehmen.
3. Plakate zu den wichtigsten Themen
HSE-Plakate können entweder gekauft oder selbst entwickelt und gestaltet werden. Vorteile beim Kauf fertiger Plakate: minimale Belastung für die Mitarbeiter – kaufen, aufhängen und vergessen. Nachteile: In der Regel enthalten fertige Plakate sehr viel Text und Diagramme; es ist schwer vorstellbar, dass Mitarbeiter das Kleingedruckte aufmerksam lesen.
Eine gute Option ist es, ein Plakat selbst zu „gestalten“. Großer Vorteil: Einzigartigkeit, mehr Aufmerksamkeit von den Mitarbeitern; bei Besuchen von Auditoren oder Kunden wird das Unternehmen als reifer und attraktiver für eine Zusammenarbeit wahrgenommen. Nachteile: Belastung für das interne Personal; der HSE-Mitarbeiter muss über eine außergewöhnliche Vorstellungskraft verfügen, Designkenntnisse haben, entsprechende Anwendungen wie Illustrator bedienen können und in der Lage sein, dem Corporate Design zu folgen. Eine große Hilfe ist ein eigener Designer im Unternehmen. In einigen Fällen wenden sich Unternehmen an Beratungsbüros, um Unternehmensplakate zum Thema HSE erstellen zu lassen.
4. Unternehmens-Startseite
Die IT-Abteilung konfiguriert jeden Computer/Laptop/Tablet so, dass beim Einloggen in das System (auch zu Beginn des Arbeitstages) automatisch Informationen auf dem Bildschirm angezeigt werden. Diese Informationen können nicht nur den HSE-Bereich umfassen, sondern auch alle wichtigen Ereignisse im Unternehmen, wie zum Beispiel Glückwünsche zum Firmenjubiläum, Feierlichkeiten zum Tag des Waldes oder Tag des Wassers. Ein solcher Bildschirmschoner sollte sehr kurz sein und von einem thematischen Bild begleitet werden.
5. Monatliche Statistik per E-Mail
Für die allgemeine Entwicklung der Sicherheitskultur ist es nützlich, monatlich HSE-Statistiken zu versenden. Der Detaillierungsgrad der Statistik wird durch die Bedeutung für das Unternehmen bestimmt. In einem Transportunternehmen ist beispielsweise die Anzahl der unfall- und verstossfreien Kilometer von Bedeutung. In einem Produktionsunternehmen sollten Statistiken zur Betriebskontrolle gezeigt werden. Der Versand kann an alle Mitarbeiter oder nur an Abteilungsleiter erfolgen. Solche Statistiken werden am besten in Form einer farbigen Grafik oder eines Bildes dargestellt – das erleichtert die Wahrnehmung.
6. Eigene Videos
Dieses Instrument hängt direkt von der Bereitschaft der Geschäftsführung ab, dieses Budget freizugeben. Die Videos können thematisch sein, z. B. Arbeiten in engen Räumen, Arbeiten in der Höhe, interne Unternehmensregeln usw., oder einem bestimmten Ereignis gewidmet sein: Firmenjubiläum, Umwelttag, Tag des Arbeitsschutzes, Sicherheit aus Kindersicht. Das Wichtigste bei der Erstellung dieser Videos ist:
- Interviews mit der Unternehmensleitung
- Interviews mit einfachen Mitarbeitern
- Kürze und Dynamik der Bildfolge
Unternehmensvideos haben den größten Einfluss auf die Verbesserung der Arbeitsschutzkultur und die Bildung eines Gefühls des „einen Teams“ bei den Mitarbeitern. Gleichzeitig liegt jedoch eine schwere Last auf der Arbeitsgruppe für die Vorbereitung, das Schreiben des Drehbuchs usw.
7. TV-Bildschirme
Die moderne Version der Arbeitsschutztafel. Der Bildschirm sollte groß genug sein und an Orten aufgehängt werden, an denen sich Mitarbeiter versammeln (z. B. Kantine, Empfangsbereich usw.). Auf dem Monitor können sowohl Unternehmensvideos als auch Präsentationen mit den aktuellsten Themen, HSE-Auszeichnungen, HSE-Statistiken, Mitarbeiter des Monats usw. angezeigt werden.
8. Ideen- und Feedback-Box
Dieses Instrument ist gut, wenn es im Unternehmen viele initiative Mitarbeiter gibt; Vorschläge können sowohl namentlich als auch anonym eingereicht werden. Besonders bedeutende Vorschläge können in Abstimmung mit der Geschäftsleitung finanziell belohnt werden.
9. Subunternehmer-Foren
Wenn ein Unternehmen eine große Anzahl von Subunternehmern hat, ist die Bedeutung dieser Veranstaltung kaum zu überschätzen. Es ist eine Gelegenheit, in einer halbinformellen Atmosphäre nicht nur wichtige HSE-Prozesse im Unternehmen zu besprechen, sondern für die Subunternehmer auch, sich zu treffen und Geschäftspartner zu finden. Dies ist ein Thema für einen separaten Artikel darüber, wie man ein Subunternehmer-Forum organisiert und welche Themen besprochen werden sollten. Das Wichtigste ist, dass bei solchen Foren die obersten Führungskräfte der Organisationen, einschließlich des organisierenden Unternehmens, anwesend sein müssen und nicht nur HSE-Spezialisten.
10. Kindertag
Wie die vorherige Veranstaltung erfordert ein „Kindertag“ im Unternehmen eine sehr ernsthafte Vorbereitung und Einbindung nicht nur der HSE-Mitarbeiter, sondern auch der Produktion, des Marketings, der Personalabteilung usw. Der einzige Nachteil ist der hohe Zeitaufwand für die Vorbereitung des Ereignisses. Es ist zwingend erforderlich, eine Altersgrenze einzuführen, zum Beispiel von 6 bis 12 Jahren. Aktivitäten mit Kindern sollten bunt, dynamisch und praxisnah sein, wie zum Beispiel: Verkehrssicherheit, Erste Hilfe, Brandschutz usw. Sie können nicht nur „lustige Wettbewerbe“, sondern auch Interviews mit Kindern und Malwettbewerbe umfassen. Solche Programme entwickeln eindeutig nicht nur ein Sicherheitsbewusstsein bei der heranwachsenden Generation, sondern tragen auch zur Bildung eines „einen Teams“ bei den Mitarbeitern bei.
11. Ergebnisse von Audits und Analysen
Hier kann man lange über das Thema Vertraulichkeit diskutieren, aber die Information der Mitarbeiter über die Ergebnisse von Audits und jährlichen Analysen der Managementsysteme ist obligatorisch. Wenn man bei der Vertraulichkeit stehen bleibt und nur Anweisungen an die Verantwortlichen sendet, was aufgrund der Auditergebnisse zu tun ist, dann kann man leider nicht von einem großen Beitrag zur täglichen Sicherheit der Mitarbeiter, zur Stärkung der Einheit des Teams oder zum Aufbau einer Sicherheitskultur sprechen. Dies ist eine Gelegenheit, Maßnahmen nicht nur anzuordnen, sondern sie zu diskutieren und vor allem die Bedeutung jeder einzelnen Maßnahme zu erklären.
12. Besprechungen
Wir sind beim am meisten unterschätzten Instrument zum Aufbau von Kommunikation angelangt – HSE-Besprechungen. Der Umfang der Besprechung hängt von der Anzahl der Mitarbeiter ab. Je mehr Mitarbeiter an einer Besprechung teilnehmen, desto weniger effektiv ist sie. Die Mitarbeiter widmen ihren Telefonen möglicherweise mehr Aufmerksamkeit, schlafen hinter dem Rücken anderer versteckt – die Interaktivität sinkt. Am besten ist es, Besprechungen mit den Abteilungsleitern abzuhalten und später zu prüfen, wie die Informationen aus der Besprechung von den Leitern an ihre Mitarbeiter weitergegeben wurden. Dies fördert nicht nur die Entwicklung der Kommunikation, sondern auch die Führungsqualitäten der Vorgesetzten. Die Hauptaufgabe aller Besprechungen ist Interaktivität, die Möglichkeit, Feedback von den Mitarbeitern zum besprochenen Prozess zu hören. Die gleichen Anforderungen gelten für betriebliche Unterweisungen vor Arbeitsbeginn.
Der zweite Kommunikationsblock, der ebenfalls zur Motivationsentwicklung, zur Sicherstellung der Koordination und zur Umsetzung von Aufgaben beiträgt – die externe Kommunikation:
Um die bewusste Einstellung des Unternehmens zu HSE-Fragen zu demonstrieren, kann die externe Kommunikation Folgendes umfassen: einen externen Blog des Unternehmens, Berichterstattung an Behörden und Kunden, Teilnahme an Foren und Konferenzen, Veröffentlichung einzigartiger Methoden, Erstellung und Veröffentlichung von Berichten (z. B. ESG).
Der Hauptunterschied zwischen interner und externer Kommunikation besteht darin, dass sie faktisch nicht mehr von HSE-Mitarbeitern, sondern von der Abteilung für Öffentlichkeitsarbeit (falls vorhanden) durchgeführt wird. Es wird dringend empfohlen, Informationen über Teilnahmen sofort in den internen Kommunikationswegen widerzuspiegeln, um das Image des eigenen Unternehmens bei den Mitarbeitern zu prägen.