Praticamente ogni standard o normativa, a partire dalla ISO 45001:2018 fino alle istruzioni operative, richiede la comunicazione delle questioni HSE con i dipendenti. Quando parliamo di sviluppo della cultura della sicurezza, di implementazione o miglioramento di un processo (indagine sugli incidenti, audit, ambiente, ecc.), non possiamo fare a meno della comunicazione e dell'applicazione delle competenze di PR del personale dei dipartimenti HSE. Per un approccio più sistematico alla discussione di questo tema, seguiremo i requisiti della norma ISO 45001:2018.
Oltre a quanto elencato di seguito, esistono altri strumenti che non possono essere definiti solo come comunicazione e nulla più. Di norma, gli strumenti per lo sviluppo della cultura HSE sono integrati in diversi processi, pertanto si può certamente affermare che alcuni non sono stati trattati in questo articolo. Allo stesso modo, non è possibile implementare un solo strumento in azienda e aspettarsi risultati eccellenti. La comunicazione nelle aziende è solitamente un insieme di strumenti volti a obiettivi semplici: aumentare la consapevolezza e la competenza dei dipendenti a tutti i livelli, promuovere la cultura della sicurezza e l'interattività. È meglio avere il maggior numero possibile di strumenti di comunicazione in azienda (l'elenco seguente non è l'unico corretto), poiché la quantità si trasforma sempre in qualità e, in presenza di un background costante e di discussioni sulle questioni HSE, la cultura generale della sicurezza in azienda inizierà indubbiamente a crescere.
Quindi, il primo blocco di comunicazione, dove i dipendenti del dipartimento HSE possono migliorare le proprie competenze di PR e promuovere la cultura della sicurezza nella propria azienda, è la comunicazione interna.
1. Blog HSE su qualsiasi social network disponibile (Telegram, VK, ecc.).
Nel blog vengono evidenziati tutti gli eventi HSE significativi in azienda, gli incidenti rilevanti del settore, le raccomandazioni stagionali. Ad esempio, se l'azienda si occupa di trasporti, potrebbero esserci promemoria sui principali rischi stradali nelle diverse stagioni o sui principali rischi per i conducenti durante le vacanze scolastiche. Potrebbero essere promemoria sulle regole di comportamento nel bosco con l'inizio della stagione dei funghi o delle bacche. È consigliabile gestire tale blog con un linguaggio semplice e vivace per non spaventare i dipendenti con un tono troppo ufficiale e burocratico. La difficoltà principale qui sarà garantire l'iscrizione dei dipendenti a questo blog, poiché non tutti accetteranno di "caricare" il telefono con chat aggiuntive. È possibile dare ai dipendenti il diritto di commentare i post o meno; tutto dipende dal fatto che il dipartimento HSE abbia la capacità funzionale di rispondere ai commenti 24 ore su 24, 7 giorni su 7; inoltre, dando alle persone la possibilità di commentare, è necessario ricordare il rischio che il blog si trasformi in una "chat di chiacchiere", non sempre positiva.
2. Newsletter via e-mail
Di norma, la newsletter via e-mail è più ufficiale: aggiornamenti di procedure e regolamenti interni, implementazione di nuovi programmi, informazioni sullo stato di avanzamento dell'implementazione, informazioni di presa visione da parte dei clienti e altro ancora. Tale newsletter viene inviata a TUTTI i dipendenti dell'azienda. Se le informazioni sono rilevanti per le organizzazioni appaltatrici, nella lista di invio viene inclusa la persona responsabile e, successivamente, l'appaltatore fornisce i documenti giustificativi dell'avvenuta presa visione delle informazioni da parte del proprio personale. La difficoltà principale di questo strumento è garantire l'effettiva lettura delle informazioni inviate da parte dei propri dipendenti.
3. Poster sui temi più significativi
I poster HSE possono essere acquistati oppure progettati e disegnati internamente. Vantaggi dell'acquisto di poster pronti: carico di lavoro minimo per i dipendenti – comprati, appesi e dimenticati. Svantaggi: di norma, i poster pronti contengono troppo testo e schemi; è difficile immaginare dipendenti che leggono attentamente i caratteri piccoli.
Un'ottima opzione è "disegnare" il poster con le proprie forze. Grande vantaggio: unicità, maggiore attenzione da parte dei dipendenti; durante le visite di auditor o clienti, l'azienda viene percepita come più matura e attraente per la collaborazione. Svantaggi: carico di lavoro sul personale interno; il dipendente del dipartimento HSE deve possedere una notevole immaginazione, avere competenze di design, saper usare applicazioni dedicate come Illustrator ed essere in grado di seguire lo stile aziendale. Un grande aiuto è la presenza di un designer interno in azienda. In alcuni casi, le aziende si rivolgono a studi di consulenza per la preparazione di poster HSE aziendali.
4. Pagina aziendale
Il dipartimento IT aziendale configura ogni computer/laptop/tablet in modo che, al momento della connessione al sistema (anche all'inizio della giornata lavorativa), le informazioni vengano visualizzate automaticamente sullo schermo. Queste informazioni possono includere non solo l'ambito HSE, ma anche qualsiasi evento significativo in azienda, ad esempio gli auguri per l'anniversario dell'azienda, la celebrazione della giornata delle foreste o dell'acqua. Tale salvaschermo deve essere molto breve e accompagnato da un'immagine a tema.
5. Invio di statistiche mensili via e-mail
È utile per lo sviluppo generale della cultura della sicurezza inviare su base mensile le statistiche HSE. Il livello di dettaglio delle statistiche è determinato dalla rilevanza per l'azienda. Ad esempio, in un'azienda di trasporti, sarà significativo il numero di chilometri percorsi senza incidenti e violazioni. In un'azienda di produzione, vale la pena mostrare le statistiche sul controllo della produzione. La newsletter può essere inviata a tutti i dipendenti o solo ai responsabili di reparto. È meglio presentare tali statistiche sotto forma di grafico a colori o immagine per facilitarne la comprensione.
6. Video propri
Questo strumento dipende direttamente dalla disponibilità della direzione a sostenere questa voce di spesa. I video possono essere tematici, ad esempio il lavoro in spazi confinati, il lavoro in quota, le regole interne dell'azienda, ecc., oppure dedicati a qualche evento: anniversario dell'azienda, giornata dell'ecologia, giornata della sicurezza sul lavoro, la sicurezza vista dai bambini. La cosa più importante nella preparazione di questi video è:
- interviste alla direzione aziendale
- interviste ai dipendenti operativi
- brevità e dinamicità della sequenza visiva
I video aziendali hanno il maggiore impatto sull'aumento della cultura della sicurezza sul lavoro e sulla formazione del senso di "squadra unita" tra i dipendenti operativi. Tuttavia, ciò comporta un pesante carico di lavoro per il gruppo di lavoro in termini di preparazione, scrittura della sceneggiatura, ecc.
7. Schermi televisivi
Una versione moderna della bacheca della sicurezza sul lavoro. Lo schermo deve essere sufficientemente grande e appeso in luoghi di aggregazione dei dipendenti (ad esempio, mensa, reception, ecc.). Sul monitor possono essere trasmessi sia video aziendali che presentazioni con le questioni più urgenti, premi HSE, statistiche HSE, i migliori dipendenti del mese, ecc.
8. Cassetta per le iniziative e i feedback
Questo strumento è utile quando in azienda ci sono molti dipendenti propositivi; le proposte possono essere sia nominative che anonime. Le proposte particolarmente significative possono, in accordo con l'alta direzione, essere premiate finanziariamente.
9. Forum degli appaltatori
Se l'azienda ha un gran numero di organizzazioni appaltatrici, è difficile sopravvalutare l'importanza di questo evento. È un'opportunità in un ambiente semi-informale non solo per discutere i processi HSE significativi in azienda, ma anche per gli appaltatori di incontrarsi e trovare partner commerciali. Questo è l'argomento di un articolo a parte su come organizzare un forum degli appaltatori e quali temi discutere. L'aspetto principale è che a tali forum è obbligatoria la presenza dei vertici delle organizzazioni, inclusa l'azienda organizzatrice, e non solo degli specialisti HSE.
10. Giornata dei bambini
Come l'evento precedente, la "giornata dei bambini" in azienda richiede una preparazione molto seria e il coinvolgimento non solo dei dipendenti del dipartimento HSE, ma anche del personale di produzione, del dipartimento marketing, delle risorse umane, ecc. L'unico svantaggio è l'elevato dispendio di tempo per la preparazione dell'evento. È obbligatorio stabilire un limite di età, ad esempio: dai 6 ai 12 anni. Le attività con i bambini devono essere vivaci, dinamiche e pratiche, come ad esempio: Sicurezza stradale, Primo soccorso, Sicurezza antincendio, ecc. Possono includere non solo "giochi senza frontiere", ma anche interviste con i bambini e concorsi di disegno. Tali programmi non solo sviluppano una mentalità sicura nelle nuove generazioni, ma contribuiscono anche a formare una "squadra unita" tra i dipendenti.
11. Risultati di audit e analisi
Qui si potrebbe discutere a lungo sul tema della riservatezza, ma informare i dipendenti sui risultati degli audit e delle analisi annuali dei sistemi di gestione è obbligatorio. Se ci si sofferma sulla riservatezza e si inviano solo istruzioni ai responsabili su cosa fare in base ai risultati dell'audit, purtroppo non si può parlare di un grande contributo alla sicurezza quotidiana dei dipendenti, o del rafforzamento dell'unità del team, o della costruzione di una cultura della sicurezza. Questa è un'opportunità non solo per impartire direttive sulle attività da svolgere, ma anche per discutere e, soprattutto, spiegare l'importanza di ciascuna di esse.
12. Riunioni
Siamo arrivati allo strumento più sottovalutato per costruire la comunicazione: le riunioni HSE. Il volume della riunione dipende dal numero di dipendenti. Più dipendenti sono presenti alla riunione, meno è efficace. I dipendenti potrebbero prestare più attenzione ai telefoni, dormire nascondendosi dietro le spalle degli altri, e ci sarà meno interattività. È meglio tenere la riunione con i responsabili di reparto e verificare successivamente come le informazioni della riunione siano state trasmesse dai responsabili ai propri dipendenti. Ciò favorirà non solo lo sviluppo della comunicazione, ma anche le qualità di leadership del responsabile. Il compito principale di tutte le riunioni è l'interattività, la possibilità di ascoltare il feedback dei lavoratori sul processo in discussione. Requisiti simili si applicano anche ai briefing operativi prima dell'inizio dei lavori.
Il secondo blocco di comunicazione, che contribuisce anche allo sviluppo della motivazione, al coordinamento e alla realizzazione dei compiti, è la comunicazione esterna:
Per dimostrare l'atteggiamento consapevole dell'azienda verso le questioni HSE, la comunicazione esterna può includere: blog esterno dell'azienda, fornitura di report alle autorità governative, ai clienti, partecipazione a forum e conferenze, pubblicazione di metodologie uniche, preparazione e pubblicazione di report (ad esempio, ESG).
La differenza principale tra comunicazione interna ed esterna è che, di fatto, quest'ultima non viene più effettuata dai dipendenti HSE, ma dal dipartimento per le relazioni esterne, se presente. Si raccomanda vivamente di riflettere immediatamente le informazioni sulle partecipazioni nei canali di comunicazione interna, per formare nei dipendenti l'immagine della propria azienda.