การสื่อสารด้าน HSE: เข้าถึงทั้งความคิดและจิตใจ

มาตรฐานหรือเอกสารข้อกำหนดเกือบทุกฉบับ ตั้งแต่ ISO 45001:2018 ไปจนถึงคู่มือการปฏิบัติงาน ต่างกำหนดให้มีการสื่อสารเรื่อง HSE กับพนักงาน เมื่อเราพูดถึงการพัฒนาวัฒนธรรมความปลอดภัย การนำกระบวนการต่างๆ มาใช้ หรือการปรับปรุงกระบวนการ (เช่น การสอบสวนอุบัติการณ์ การตรวจประเมิน สิ่งแวดล้อม และอื่นๆ) เราไม่สามารถหลีกเลี่ยงการสื่อสารและการใช้ทักษะด้าน PR ของพนักงานแผนก HSE ได้ เพื่อให้การหารือในประเด็นนี้เป็นไปอย่างเป็นระบบ เราจะยึดตามข้อกำหนดของ ISO 45001:2018 เป็นหลัก

นอกเหนือจากรายการด้านล่างนี้ ยังมีเครื่องมืออื่นๆ ที่ไม่ใช่แค่การสื่อสารเพียงอย่างเดียว โดยปกติแล้ว เครื่องมือในการพัฒนาวัฒนธรรม HSE จะถูกรวมเข้ากับกระบวนการต่างๆ ดังนั้นจึงอาจกล่าวได้ว่าเครื่องมือบางอย่างอาจไม่ได้ถูกระบุไว้ในบทความนี้ เช่นเดียวกับที่เราไม่สามารถนำเครื่องมือเพียงอย่างเดียวมาใช้ในบริษัทแล้วคาดหวังผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมได้ การสื่อสารในบริษัทมักจะเป็นชุดเครื่องมือที่มุ่งเป้าไปที่เป้าหมายง่ายๆ คือ เพื่อเพิ่มความตระหนักรู้และสมรรถนะของพนักงานในทุกระดับ การส่งเสริมวัฒนธรรมความปลอดภัย และการมีปฏิสัมพันธ์ร่วมกัน เป็นการดีกว่าหากบริษัทมีเครื่องมือสื่อสารให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ (รายการด้านล่างไม่ใช่รายการเดียวที่ถูกต้อง) เนื่องจากปริมาณจะนำไปสู่คุณภาพเสมอ และเมื่อมีการพูดถึงประเด็น HSE อย่างต่อเนื่อง วัฒนธรรมความปลอดภัยโดยรวมของบริษัทก็จะเติบโตขึ้นอย่างแน่นอน

ดังนั้น บล็อกแรกของการสื่อสารที่พนักงานแผนก HSE สามารถพัฒนาทักษะ PR และส่งเสริมวัฒนธรรมความปลอดภัยในบริษัทของตนเองได้คือ การสื่อสารภายใน

1. บล็อกด้าน HSE ในโซเชียลมีเดียที่เข้าถึงได้ (Telegram, VK และอื่นๆ)

บล็อกจะนำเสนอเหตุการณ์สำคัญด้าน HSE ในบริษัท อุบัติการณ์ที่เกี่ยวข้องในอุตสาหกรรม และคำแนะนำตามฤดูกาล ตัวอย่างเช่น หากบริษัททำธุรกิจขนส่ง อาจเป็นการเตือนเกี่ยวกับความเสี่ยงหลักบนท้องถนนในฤดูกาลต่างๆ หรือความเสี่ยงหลักสำหรับผู้ขับขี่ในช่วงปิดเทอม หรืออาจเป็นการเตือนเกี่ยวกับกฎระเบียบในป่าเมื่อเริ่มฤดูกาลเก็บเห็ดหรือเบอร์รี่ ควรเขียนบล็อกด้วยภาษาที่เป็นกันเองเพื่อไม่ให้พนักงานรู้สึกอึดอัดกับภาษาทางการที่น่าเบื่อ ความยากหลักคือการทำให้พนักงานกดติดตามบล็อกนี้ เพราะไม่ใช่ทุกคนที่จะยอมให้มีแชทเพิ่มในโทรศัพท์ คุณสามารถให้สิทธิ์พนักงานในการแสดงความคิดเห็นหรือไม่ก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่าแผนก HSE มีความสามารถในการตอบคำถามตลอด 24 ชั่วโมงหรือไม่ และต้องระวังไม่ให้บล็อกกลายเป็น "ห้องแชททั่วไป" ที่อาจส่งผลในเชิงลบ

2. การส่งข่าวสารทางอีเมล

โดยปกติแล้ว การส่งข่าวสารทางอีเมลจะเป็นทางการมากกว่า เช่น การอัปเดตขั้นตอนและข้อบังคับภายใน การนำโปรแกรมใหม่มาใช้ การแจ้งความคืบหน้าของการดำเนินงาน ข้อมูลการรับทราบจากลูกค้า และอื่นๆ การส่งข่าวสารนี้จะส่งถึงพนักงานทุกคนในบริษัท หากข้อมูลเกี่ยวข้องกับผู้รับเหมา จะต้องรวมผู้รับผิดชอบไว้ในรายชื่อผู้รับด้วย และภายหลังผู้รับเหมาจะต้องส่งเอกสารยืนยันว่าพนักงานของตนได้รับทราบข้อมูลนั้นแล้ว ความยากหลักของเครื่องมือนี้คือการทำให้มั่นใจว่าพนักงานได้อ่านข้อมูลที่ส่งไปจริงๆ

3. โปสเตอร์ในหัวข้อที่สำคัญที่สุด

โปสเตอร์ HSE สามารถซื้อสำเร็จรูปหรือออกแบบและวาดเองได้ ข้อดีของการซื้อสำเร็จรูปคือลดภาระงานของพนักงาน แค่ซื้อมาติดแล้วก็จบไป ข้อเสียคือโดยปกติโปสเตอร์สำเร็จรูปจะมีข้อความและแผนผังเยอะมาก ยากที่จะจินตนาการว่าพนักงานจะมายืนอ่านตัวอักษรเล็กๆ อย่างละเอียด

ทางเลือกที่ดีคือการ "ออกแบบ" โปสเตอร์ด้วยตัวเอง ข้อดีอย่างมากคือความแปลกใหม่ ดึงดูดความสนใจจากพนักงานได้มากกว่า และเมื่อผู้ตรวจประเมินหรือลูกค้ามาเยี่ยมชม บริษัทจะดูมีความเป็นมืออาชีพและน่าร่วมงานด้วยมากขึ้น ข้อเสียคือเป็นภาระงานของพนักงานภายใน พนักงาน HSE ต้องมีจินตนาการสูง มีทักษะด้านการออกแบบ สามารถใช้แอปพลิเคชันอย่าง Illustrator และปฏิบัติตามสไตล์ขององค์กรได้ การมีดีไซน์เนอร์ในบริษัทจะเป็นตัวช่วยที่ยอดเยี่ยม ในบางกรณี บริษัทอาจจ้างที่ปรึกษาเพื่อจัดทำโปสเตอร์ HSE ขององค์กร

4. หน้าเพจองค์กร (Splash screen)

แผนก IT ขององค์กรจะตั้งค่าคอมพิวเตอร์/แล็ปท็อป/แท็บเล็ตทุกเครื่องให้แสดงข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อเชื่อมต่อกับระบบ (รวมถึงตอนเริ่มงาน) ข้อมูลนี้อาจไม่ได้มีแค่เรื่อง HSE แต่รวมถึงเหตุการณ์สำคัญในบริษัท เช่น การฉลองครบรอบบริษัท วันป่าไม้โลก หรือวันน้ำโลก หน้าจอนี้ควรสั้นกระชับและมีรูปภาพประกอบที่เกี่ยวข้อง

5. การส่งสถิติรายเดือนทางอีเมล

การส่งสถิติ HSE รายเดือนมีประโยชน์ต่อการพัฒนาวัฒนธรรมความปลอดภัยโดยรวม ระดับความละเอียดของสถิติขึ้นอยู่กับความสำคัญต่อบริษัท เช่น ในบริษัทขนส่ง สิ่งสำคัญคือจำนวนระยะทางที่ขับขี่โดยไม่มีอุบัติเหตุและไม่มีการทำผิดกฎ ในบริษัทผลิต ควรแสดงสถิติเกี่ยวกับการควบคุมการผลิต การส่งข่าวสารนี้อาจส่งถึงพนักงานทุกคนหรือเฉพาะหัวหน้าแผนก ควรนำเสนอสถิติในรูปแบบกราฟสีหรือรูปภาพเพื่อให้เข้าใจง่าย

6. วิดีโอของตัวเอง

เครื่องมือนี้ขึ้นอยู่กับความพร้อมของฝ่ายบริหารในเรื่องงบประมาณ วิดีโออาจเป็นแบบเฉพาะหัวข้อ เช่น การทำงานในที่อับอากาศ การทำงานบนที่สูง กฎระเบียบภายในบริษัท หรือวิดีโอเนื่องในโอกาสพิเศษ เช่น วันเกิดบริษัท วันสิ่งแวดล้อม วันความปลอดภัยในการทำงาน หรือความปลอดภัยในมุมมองของเด็กๆ สิ่งสำคัญที่สุดในการเตรียมวิดีโอเหล่านี้คือ:

- การสัมภาษณ์ผู้บริหารบริษัท

- การสัมภาษณ์พนักงานระดับปฏิบัติการ

- ความสั้นกระชับและความต่อเนื่องของภาพที่น่าสนใจ

วิดีโอขององค์กรมีผลกระทบมากที่สุดต่อการยกระดับวัฒนธรรมความปลอดภัยและการสร้างความรู้สึกเป็น "ทีมเดียวกัน" ในหมู่พนักงาน แต่ในขณะเดียวกัน คณะทำงานก็ต้องรับภาระหนักในการเตรียมงาน เขียนบท และอื่นๆ

7. จอโทรทัศน์

เป็นบอร์ดความปลอดภัยในรูปแบบทันสมัย หน้าจอควรมีขนาดใหญ่พอและติดตั้งในจุดที่มีพนักงานรวมตัวกันมาก (เช่น โรงอาหาร ห้องรับรองผู้บริหาร เป็นต้น) บนหน้าจอสามารถแสดงได้ทั้งวิดีโอองค์กร งานนำเสนอประเด็นเร่งด่วน การประกาศรางวัลด้าน HSE สถิติ HSE พนักงานดีเด่นประจำเดือน และอื่นๆ

8. กล่องรับข้อเสนอแนะและคำติชม

เครื่องมือนี้จะได้ผลดีเมื่อบริษัทมีพนักงานที่มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ ข้อเสนอแนะอาจระบุชื่อหรือไม่ระบุก็ได้ ข้อเสนอแนะที่มีความสำคัญเป็นพิเศษอาจได้รับรางวัลเป็นเงินตามการอนุมัติของผู้บริหารระดับสูง

9. ฟอรั่มสำหรับผู้รับเหมา

หากบริษัทมีผู้รับเหมาจำนวนมาก ความสำคัญของกิจกรรมนี้ประเมินค่าไม่ได้เลย เป็นโอกาสในการพูดคุยเกี่ยวกับกระบวนการ HSE ในบรรยากาศที่เป็นกันเอง และเป็นโอกาสให้ผู้รับเหมาได้พบปะและหาพันธมิตรทางธุรกิจ นี่เป็นหัวข้อแยกต่างหากสำหรับบทความเกี่ยวกับการจัดฟอรั่มผู้รับเหมาและหัวข้อที่ควรพูดคุย สิ่งสำคัญคือในฟอรั่มดังกล่าวต้องมีผู้บริหารระดับสูงขององค์กรเข้าร่วม รวมถึงบริษัทผู้จัดงาน ไม่ใช่แค่เจ้าหน้าที่ HSE เท่านั้น

10. วันเด็ก (Family Day)

เช่นเดียวกับกิจกรรมก่อนหน้า "วันเด็ก" ในบริษัทต้องมีการเตรียมการอย่างจริงจังและการมีส่วนร่วมไม่เพียงแต่พนักงาน HSE เท่านั้น แต่ยังรวมถึงฝ่ายผลิต ฝ่ายการตลาด ฝ่ายบุคคล และอื่นๆ ข้อเสียเพียงอย่างเดียวคือใช้เวลาในการเตรียมงานมาก ควรมีการกำหนดเกณฑ์อายุ เช่น 6 ถึง 12 ปี กิจกรรมกับเด็กๆ ควรมีความสดใส สนุกสนาน และนำไปใช้ได้จริง เช่น ความปลอดภัยทางถนน การปฐมพยาบาล ความปลอดภัยจากอัคคีภัย เป็นต้น กิจกรรมอาจรวมถึงการแข่งขันกีฬา การสัมภาษณ์เด็กๆ การประกวดวาดภาพ โปรแกรมเหล่านี้ไม่เพียงแต่พัฒนาแนวคิดเรื่องความปลอดภัยให้กับคนรุ่นใหม่ แต่ยังช่วยสร้างความเป็นทีมให้กับพนักงานด้วย

11. ผลการตรวจประเมินและการวิเคราะห์

ในประเด็นนี้อาจมีการถกเถียงกันเรื่องความลับ แต่การให้พนักงานรับทราบผลการตรวจประเมินและการวิเคราะห์ระบบการจัดการประจำปีถือเป็นเรื่องจำเป็น หากยึดติดกับเรื่องความลับและส่งคำสั่งให้ผู้รับผิดชอบดำเนินการตามผลการตรวจประเมินเพียงอย่างเดียว ก็คงยากที่จะพูดถึงการมีส่วนร่วมในความปลอดภัยรายวันของพนักงาน หรือการสร้างความเป็นทีมและวัฒนธรรมความปลอดภัย นี่เป็นโอกาสที่ไม่ใช่แค่การสั่งการให้ทำตามมาตรการ แต่เป็นการพูดคุยและที่สำคัญที่สุดคือการอธิบายถึงความสำคัญของแต่ละมาตรการ

12. การประชุม

เรามาถึงเครื่องมือที่ถูกประเมินค่าต่ำที่สุดในการสร้างการสื่อสาร นั่นคือการประชุมด้าน HSE ขนาดของการประชุมขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงาน ยิ่งพนักงานเข้าร่วมมาก ประสิทธิภาพก็ยิ่งน้อยลง พนักงานอาจสนใจโทรศัพท์หรือแอบหลับ และการมีปฏิสัมพันธ์ก็จะน้อยลง ทางที่ดีควรประชุมกับหัวหน้าแผนก แล้วตรวจสอบว่าข้อมูลจากการประชุมถูกส่งต่อไปยังพนักงานของพวกเขาอย่างไร วิธีนี้ไม่เพียงแต่ช่วยพัฒนาการสื่อสาร แต่ยังพัฒนาความเป็นผู้นำของหัวหน้างานด้วย งานหลักของการประชุมทั้งหมดคือการมีปฏิสัมพันธ์ โอกาสในการรับฟังความคิดเห็นจากพนักงานเกี่ยวกับกระบวนการที่กำลังหารือ ข้อกำหนดเดียวกันนี้ใช้กับการบรรยายสรุปก่อนเริ่มงาน (Toolbox talk) ด้วย

บล็อกที่สองของการสื่อสาร ซึ่งช่วยพัฒนาแรงจูงใจ การประสานงาน และการบรรลุเป้าหมาย คือการสื่อสารภายนอก:

เพื่อแสดงให้เห็นถึงความตระหนักของบริษัทในประเด็น HSE การสื่อสารภายนอกอาจรวมถึง: บล็อกภายนอกของบริษัท การรายงานต่อหน่วยงานภาครัฐและลูกค้า การเข้าร่วมฟอรั่มและงานประชุม การเผยแพร่วิธีการทำงานที่เป็นเอกลักษณ์ การจัดทำและเผยแพร่รายงาน (เช่น ESG)

ความแตกต่างหลักระหว่างการสื่อสารภายในและภายนอกคือ ในทางปฏิบัติการสื่อสารภายนอกจะดำเนินการโดยแผนกวิเทศสัมพันธ์หรือฝ่ายประชาสัมพันธ์ (ถ้ามี) อย่างไรก็ตาม ขอแนะนำอย่างยิ่งให้สะท้อนข้อมูลการเข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ กลับมายังช่องทางการสื่อสารภายในทันที เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัทในสายตาพนักงาน