Praticamente todas as normas ou documentações regulatórias, desde a ISO 45001:2018 até as instruções de trabalho, exigem a comunicação de questões de HSE com os colaboradores. Quando falamos sobre o desenvolvimento da cultura de segurança, sobre a implementação ou melhoria de um determinado processo (investigação de incidentes, auditorias, meio ambiente, etc.), não podemos prescindir da comunicação e da aplicação de habilidades de RP pelos colaboradores dos departamentos de HSE. Para uma abordagem mais sistêmica na discussão desta questão, seguiremos os requisitos da ISO 45001:2018.
Além dos itens listados abaixo, existem outras ferramentas que não podem ser classificadas apenas como comunicação. Como regra, as ferramentas para o desenvolvimento da cultura de HSE estão integradas em diferentes processos; portanto, é certo que algumas não foram refletidas neste artigo. Da mesma forma, não se pode implementar apenas uma ferramenta em uma empresa e esperar excelentes resultados. A comunicação nas empresas é, geralmente, um conjunto de ferramentas voltadas para objetivos simples: aumentar a conscientização e a competência dos colaboradores em todos os níveis, promover a cultura de segurança e a interatividade. É melhor ter o maior número possível de ferramentas de comunicação na empresa (a lista abaixo não é a única correta), pois a quantidade sempre se transforma em qualidade e, com a presença de um cenário constante e discussões sobre questões de HSE, a cultura de segurança geral da empresa certamente começará a crescer.
Assim, o primeiro bloco de comunicação, onde os colaboradores do departamento de HSE podem aprimorar suas habilidades de RP e promover a cultura de segurança em sua própria empresa, é a comunicação interna.
1. Blog de HSE em qualquer rede social disponível (Telegram, VK, etc.).
O blog cobre quaisquer eventos significativos de HSE na empresa, incidentes relevantes do setor e recomendações sazonais. Por exemplo, se a empresa trabalha com transporte, podem ser lembretes sobre os principais riscos nas estradas em diferentes estações, ou os principais riscos para os motoristas no início das férias escolares. Podem ser lembretes sobre regras de comportamento na floresta com o início da temporada de cogumelos ou frutas silvestres. É recomendável manter esse blog com uma linguagem viva e comum para não afastar os colaboradores com um formalismo seco. A principal dificuldade aqui será garantir a assinatura dos colaboradores no blog, pois nem todos concordarão em "carregar" o telefone com chats adicionais. Você pode dar aos colaboradores o direito de comentar as publicações ou não; tudo depende se o departamento de HSE tem capacidade funcional para responder aos comentários 24 horas por dia, 7 dias por semana e, ao permitir que as pessoas comentem, é necessário lembrar de evitar que o blog se transforme em um "chat de conversas fiadas", nem sempre positivas.
2. Newsletter por e-mail
Como regra, a divulgação por e-mail é mais oficial: atualizações de procedimentos e regulamentos internos, implementação de novos programas, informações sobre o progresso da implementação, informações de ciência dos clientes e outros. Tal divulgação é feita para TODOS os colaboradores da empresa. Se a informação for relevante para empresas contratadas, a pessoa responsável é incluída na lista de envio e, posteriormente, a contratada fornece documentos comprobatórios de que seu pessoal tomou conhecimento daquela informação. A principal dificuldade desta ferramenta é garantir que os próprios colaboradores leiam a informação enviada.
3. Cartazes sobre os temas mais significativos
Os cartazes de HSE podem ser comprados prontos ou desenvolvidos e desenhados internamente. Vantagens de comprar cartazes prontos: carga mínima de trabalho para os colaboradores — comprou, pendurou e esqueceu. Desvantagens: geralmente, os cartazes prontos contêm muito texto e diagramas, sendo difícil imaginar colaboradores lendo atentamente letras miúdas.
Uma boa opção é "desenhar" o cartaz por conta própria. Grande vantagem: exclusividade, mais atenção por parte dos colaboradores; em visitas de auditores ou clientes, a empresa é percebida como mais madura e atraente para parcerias. Desvantagens: carga de trabalho para o pessoal interno; o colaborador do departamento de HSE deve ter uma imaginação notável, habilidades de design, saber usar aplicativos correspondentes como o Illustrator e ser capaz de seguir o estilo corporativo. Ter um designer próprio na empresa é uma grande ajuda. Em alguns casos, as empresas recorrem a consultorias para a preparação de cartazes corporativos de HSE.
4. Página corporativa
O departamento de TI corporativo configura cada computador/laptop/tablet de modo que, ao se conectar ao sistema (inclusive no início do dia de trabalho), as informações sejam exibidas automaticamente na tela. Essas informações podem incluir não apenas a área de HSE, mas também quaisquer eventos significativos na empresa, como parabéns pelo aniversário da empresa, celebração do dia das florestas ou do dia da água. Esse protetor de tela deve ser muito breve e acompanhado por uma imagem temática.
5. Envio de estatísticas mensais por e-mail
É útil para o desenvolvimento geral da cultura de segurança enviar estatísticas de HSE mensalmente. O nível de detalhamento das estatísticas é determinado pela relevância para a empresa. Por exemplo, em uma empresa de transporte, o número de quilômetros rodados sem acidentes e infrações será significativo. Em uma empresa de manufatura, vale a pena mostrar estatísticas de controle de produção. O envio pode ser para todos os colaboradores ou apenas para os chefes de departamento. É melhor apresentar tais estatísticas na forma de um gráfico colorido ou imagem — isso facilitará a percepção.
6. Vídeos próprios
Esta ferramenta depende diretamente da disposição da gerência para este item de despesa. Os vídeos podem ser temáticos, por exemplo, trabalho em espaço confinado, trabalho em altura, regras internas da empresa, etc., ou dedicados a algum evento: aniversário da empresa, dia da ecologia, dia da segurança do trabalho, segurança através dos olhos das crianças. O mais importante na preparação desses vídeos é:
- entrevistas com a gerência da empresa
- entrevistas com colaboradores comuns
- brevidade e dinamismo da sequência visual
Os vídeos corporativos têm o maior impacto no aumento da cultura de segurança e na formação de um sentimento de "equipe única" entre os colaboradores comuns. Mas, ao mesmo tempo, a carga de trabalho para o grupo de trabalho na preparação, redação do roteiro, etc., é pesada.
7. Telas de TV
Uma versão moderna do quadro de avisos de segurança do trabalho. A tela deve ser grande o suficiente e pendurada em locais de aglomeração de colaboradores (por exemplo, refeitório, recepção do diretor, etc.). No monitor, podem ser exibidos tanto vídeos corporativos quanto apresentações com as questões mais urgentes, prêmios de HSE, estatísticas de HSE, melhores funcionários do mês, etc.
8. Caixa de iniciativas e feedback
Esta ferramenta é boa quando a empresa tem muitos colaboradores proativos; as sugestões podem ser nominais ou anônimas. Sugestões particularmente significativas podem, mediante acordo com a alta gerência, ser recompensadas financeiramente.
9. Fóruns de contratados
Se a empresa possui um grande número de organizações contratadas, é difícil superestimar a importância deste evento. É uma oportunidade em um ambiente semi-informal não apenas para discutir processos significativos de HSE na empresa, mas também para os contratados se encontrarem e encontrarem parceiros de negócios. Este é um tema para um artigo separado sobre como organizar um fórum de contratados e quais tópicos discutir. O principal é que, em tais fóruns, a presença dos principais executivos das organizações, incluindo a empresa organizadora, é obrigatória, e não apenas dos especialistas de HSE.
10. Dia das Crianças
Assim como o evento anterior, o "dia das crianças" na empresa exige uma preparação muito séria e o envolvimento não apenas dos colaboradores do departamento de HSE, mas também do pessoal de produção, marketing, RH, etc. A única desvantagem é o grande gasto de tempo na preparação do evento. É obrigatório estabelecer uma faixa etária, por exemplo: de 6 a 12 anos. As atividades com as crianças devem ser vibrantes, dinâmicas e práticas, como: Segurança no Trânsito, Primeiros Socorros, Segurança contra Incêndio, etc. Elas podem incluir não apenas "gincanas", mas também entrevistas com as crianças e concursos de desenho. Tais programas definitivamente não apenas desenvolvem o pensamento seguro na geração mais jovem, mas também contribuem para a formação de uma "equipe única" entre os colaboradores.
11. Resultados de auditorias e análises
Aqui se pode discutir longamente sobre o tema da confidencialidade, mas informar os colaboradores sobre os resultados das auditorias e das análises anuais dos sistemas de gestão é obrigatório. Se focarmos apenas na confidencialidade e enviarmos apenas instruções aos responsáveis sobre o que precisa ser feito com base nos resultados da auditoria, infelizmente, não haverá uma grande contribuição para a segurança diária dos colaboradores, nem o fortalecimento da unidade da equipe ou a construção de uma cultura de segurança. Esta é uma oportunidade não apenas para emitir diretrizes de ações a serem executadas, mas também para discutir e, o mais importante, explicar a importância de cada uma delas.
12. Reuniões
Chegamos à ferramenta mais subestimada na construção da comunicação — as reuniões de HSE. O volume da reunião depende do número de colaboradores. Quanto mais colaboradores presentes na reunião, menos eficaz ela será. Os colaboradores podem prestar mais atenção aos telefones, dormir escondidos atrás dos outros, e haverá menos interatividade. O melhor é realizar a reunião com os chefes de departamento e, posteriormente, verificar como a informação da reunião foi transmitida pelos gestores aos seus colaboradores. Isso contribuirá não apenas para o desenvolvimento da comunicação, mas também para as qualidades de liderança do gestor. A principal tarefa de todas as reuniões é a interatividade, a oportunidade de ouvir o feedback dos trabalhadores sobre o processo em discussão. Os mesmos requisitos se aplicam aos diálogos de segurança antes do início dos trabalhos.
O segundo bloco de comunicação, que também contribui para o desenvolvimento da motivação, coordenação e execução de tarefas, é a comunicação externa:
Para demonstrar a atitude consciente da empresa em relação às questões de HSE, a comunicação externa pode incluir: blog externo da empresa, prestação de contas a órgãos governamentais e clientes, participação em fóruns e conferências, publicação de metodologias exclusivas, preparação e publicação de relatórios (por exemplo, ESG).
A principal diferença entre a comunicação interna e a externa é que, na prática, ela não é mais realizada pelos colaboradores de HSE, mas pelo departamento de relações externas, se houver. Recomenda-se fortemente que as informações sobre as participações sejam refletidas imediatamente nos meios de comunicação internos para moldar a imagem da própria empresa perante os colaboradores.