Intentemos hablar hoy sobre cómo elegir una empresa contratista.
Este proceso se puede dividir convencionalmente en dos grandes etapas: la precalificación, cuando descartamos a los más débiles, y la evaluación técnica, que ayuda a determinar al ganador de la licitación.
Cuestionario de precalificación
Las preguntas del cuestionario son bastante generales, pero ayudan a filtrar a los candidatos más débiles. El Cliente recibe información general sobre la organización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, lo que permite evaluar las capacidades potenciales del candidato en esta área.
Después del cuestionario, nuestra lista de contratistas se ha reducido, pero el ganador de la licitación aún no ha sido identificado y es necesario proceder a la siguiente etapa: determinar al ganador.
Para ello, se desarrolla la denominada matriz técnica. En la matriz técnica se incluyen las cuestiones más significativas para el contrato, es decir, la capacidad del licitador para ejecutar el contrato propuesto de forma segura, con calidad y en plazos y costes aceptables. Es decir, la matriz técnica es individual para cada contrato. Esta es una oportunidad para que el Cliente se asegure de que el licitador refleje adecuadamente el volumen de recursos necesarios para garantizar una gestión de riesgos eficaz, así como que utilizará un enfoque integral en la ejecución del contrato.
Dependiendo de la importancia del contrato y de la presencia de altos riesgos, en la matriz pueden estar presentes preguntas descalificatorias. Estas preguntas pueden ser de cualquier ámbito del contrato: seguridad, condiciones, sistemas de gestión. Si no se proporciona una respuesta aceptable a tal pregunta, el licitador es descalificado de inmediato.
Por ejemplo:
Proporcionar pruebas de que el contratista tiene la capacidad de proporcionar:
Para los criterios de evaluación técnica se utiliza un sistema de puntos o porcentajes; las cuestiones de seguridad deben representar al menos el 25% del total de puntos (en caso de que el contrato sea significativo en términos de riesgos/costes/plazos).
Los bloques que se presentan a continuación no son los únicos posibles.
Bloque de seguridad (HSE)
La principal dificultad de este bloque es formular preguntas específicas de tal manera que no se duplique el cuestionario de precalificación, sino que se complemente. Por ejemplo, si ya solicitó en la precalificación la entrega de un registro de riesgos para los trabajos del contrato, no tiene sentido volver a solicitarlo.
Si solicitó en la etapa de evaluación técnica: proporcionar confirmación de que el 100% del personal declarado tiene formación para trabajos en altura, debe entender que el licitador puede proporcionar nombres de empleados al azar que tengan certificados pero que no irán al proyecto del Cliente, o comprar/falsificar los certificados declarados específicamente para la licitación.
Preguntas posibles:
Bloque Experiencia en el proyecto declarado:
Preguntas posibles:
Bloque Ejecución de Trabajos y sistema de gestión de calidad:
Preguntas posibles:
Se crea un criterio de evaluación para cada pregunta. El criterio de evaluación puede ser de 0 a 3 o de 0 a 5; para cada criterio es necesario tener una descripción para una comprensión clara de los evaluadores.
Por ejemplo, el criterio de evaluación para la pregunta «Proporcionar la matriz de capacitación del personal para el volumen de trabajo declarado, incluyendo subcontratistas».
0 - No se proporcionó la matriz de capacitación
1 - Se proporcionó una matriz de capacitación general, no relacionada con el contrato específico
2 - Se proporcionó la matriz de capacitación para el contrato específico, sin tener en cuenta a los subcontratistas
3 - Se proporcionó la matriz de capacitación que satisface plenamente las especificidades del contrato y a los subcontratistas
El licitador que obtenga la mayor cantidad de puntos se convierte en el ganador de la licitación. Lamentablemente, el ganador no siempre muestra los resultados ideales que el Cliente desearía ver. En este caso, la dirección del Cliente, incluidos los responsables del contrato, deciden contratar a la empresa contratista y desarrollan un plan de acción y costes para cerrar las brechas en materia de seguridad identificadas como resultado de la precalificación. Tal decisión sobre costes adicionales en el contrato puede tomarse si el contrato es a largo plazo y los costes adicionales están justificados.
Los gastos adicionales del contrato pueden incluir, entre otros:
Las actividades mencionadas anteriormente son mucho más numerosas y forman parte de un programa amplio y duradero que puede titularse «Programa de desarrollo de proveedores / contratistas / contrapartes». Cualquier actividad de desarrollo debe incluirse en el contrato y en el plan de gestión de HSE y ser monitoreada regularmente en todos los niveles.
La evaluación del licitador en una licitación es una cuestión bastante compleja que debe abordarse con toda la atención y profesionalismo. Los contratistas que elija se convertirán en sus socios y el éxito de su proyecto, y tal vez de su empresa, dependerá de su estrecho trabajo conjunto.