ISO 45001:2018을 비롯한 거의 모든 표준과 규정 문서, 그리고 각종 지침서는 직원들과의 HSE 이슈 소통을 요구합니다. 안전 문화의 발전, 특정 프로세스(사고 조사, 감사, 환경 등)의 도입 또는 개선을 논의할 때 HSE 부서 직원들의 소통 능력과 PR 기술은 필수적입니다. 이 문제에 대한 보다 체계적인 접근을 위해 ISO 45001:2018의 요구 사항을 준수하여 살펴보겠습니다.
아래 나열된 것 외에도 단순한 소통 이상의 의미를 지닌 도구들이 존재합니다. 일반적으로 HSE 문화 발전 도구는 다양한 프로세스에 통합되어 있으므로, 이 기사에서 누락된 부분도 있을 수 있습니다. 또한 회사에 단 하나의 도구만 도입하고 뛰어난 결과를 기대할 수는 없습니다. 기업 내 커뮤니케이션은 대개 모든 수준의 직원 인식 및 역량 제고, 안전 문화 홍보, 상호작용이라는 단순한 목표를 지향하는 도구들의 집합입니다. 회사 내에 가능한 한 많은 소통 도구를 갖추는 것이 좋으며(아래 목록이 유일한 정답은 아닙니다), 양은 언제나 질로 전환되기 마련입니다. HSE 이슈에 대한 지속적인 배경과 논의가 이루어진다면 회사의 전반적인 안전 문화는 의심할 여지 없이 성장하기 시작할 것입니다.
그럼, HSE 부서 직원들이 PR 기술을 연마하고 사내 안전 문화를 증진할 수 있는 첫 번째 커뮤니케이션 블록인 내부 커뮤니케이션부터 살펴보겠습니다.
1. 소셜 네트워크(텔레그램, VK 등) 내 HSE 블로그
블로그에서는 회사의 주요 HSE 행사, 업계 관련 사고, 시즌별 권장 사항 등을 다룹니다. 예를 들어, 운송 회사의 경우 계절별 주요 도로 위험이나 학교 방학 기간 운전자의 주의 사항 등을 안내할 수 있습니다. 버섯이나 베리 채집 시즌이 시작될 때 숲에서의 행동 수칙을 상기시킬 수도 있습니다. 직원들이 딱딱한 공식 문서처럼 느끼지 않도록 일상적인 언어로 운영하는 것이 좋습니다. 여기서 가장 큰 어려움은 직원들의 구독을 유도하는 것입니다. 모든 직원이 자신의 휴대폰에 추가 채팅방을 만드는 것을 반기지는 않기 때문입니다. 게시물에 댓글 기능을 허용할지 여부는 HSE 부서가 24시간 대응할 수 있는지에 따라 결정해야 하며, 댓글 기능이 자칫 부정적인 잡담방으로 변질될 수 있음을 유의해야 합니다.
2. 이메일 뉴스레터
일반적으로 이메일은 내부 절차 및 규정 업데이트, 신규 프로그램 도입, 진행 상황 공유, 고객사 공지 사항 전달 등 보다 공식적인 용도로 사용됩니다. 이러한 뉴스레터는 회사의 모든 직원을 대상으로 합니다. 협력업체와 관련된 정보인 경우 책임자에게 발송하며, 이후 협력업체는 해당 인원이 정보를 숙지했음을 증명하는 문서를 제출합니다. 이 도구의 주요 과제는 직원들이 발송된 정보를 실제로 확인하도록 보장하는 것입니다.
3. 주요 주제별 포스터
HSE 포스터는 구매하거나 직접 제작할 수 있습니다. 기성품 구매의 장점은 직원의 업무 부담이 최소화된다는 것이지만, 단점은 대개 텍스트와 도표가 너무 많아 직원들이 작은 글씨를 주의 깊게 읽지 않는다는 점입니다.
포스터를 직접 제작하는 것은 좋은 대안이 될 수 있습니다. 독창성이 있어 직원들의 관심을 더 많이 끌 수 있고, 감사인이나 고객 방문 시 회사가 더 성숙하고 매력적인 파트너로 인식됩니다. 단점은 내부 인력의 부담입니다. HSE 담당자가 풍부한 상상력과 디자인 기술을 갖추고 Illustrator와 같은 프로그램을 다룰 줄 알아야 하며 기업 스타일을 준수해야 합니다. 사내 디자이너가 있다면 큰 도움이 됩니다. 경우에 따라 기업용 HSE 포스터 제작을 위해 컨설팅 기관에 의뢰하기도 합니다.
4. 기업용 시작 페이지
기업 IT 부서에서 모든 컴퓨터/노트북/태블릿을 설정하여 시스템 접속 시(업무 시작 시 포함) 자동으로 정보가 화면에 표시되게 합니다. 이 정보는 HSE 분야뿐만 아니라 회사 창립 기념일, 세계 숲의 날 또는 물의 날 축하 등 회사의 주요 이벤트를 포함할 수 있습니다. 이러한 화면 보호기 형태의 공지는 매우 간결해야 하며 관련 이미지와 함께 제공되어야 합니다.
5. 월간 통계 이메일 발송
전반적인 안전 문화 발전을 위해 매월 HSE 통계를 발송하는 것이 유용합니다. 통계의 상세 수준은 회사의 중요도에 따라 결정됩니다. 예를 들어, 운송 회사에서는 사고 및 위반 없는 주행 거리가 중요할 것입니다. 제조 회사에서는 생산 제어 통계를 보여주는 것이 좋습니다. 발송 대상은 전 직원일 수도 있고 부서장으로 한정할 수도 있습니다. 이러한 통계는 시각적인 그래프나 이미지로 제시하는 것이 이해를 돕는 데 가장 좋습니다.
6. 자체 비디오 제작
이 도구는 경영진의 예산 지원 의지에 직접적으로 달려 있습니다. 밀폐 공간 작업, 고소 작업, 사내 규칙 등 주제별 영상이나 회사 창립일, 환경의 날, 안전 보건의 날, 아이들의 눈으로 본 안전 등 이벤트 영상을 제작할 수 있습니다. 영상 제작 시 가장 중요한 요소는 다음과 같습니다.
- 경영진 인터뷰
- 일반 직원 인터뷰
- 간결하고 역동적인 시각적 구성
기업 비디오는 안전 문화 향상과 일반 직원들의 "원 팀(One Team)" 의식 형성에 가장 큰 영향을 미칩니다. 하지만 준비 과정에서 시나리오 작성 등 실무 그룹의 업무 부담이 큽니다.
7. TV 스크린
전통적인 안전 게시판의 현대적 버전입니다. 화면은 충분히 커야 하며 식당(있는 경우), 안내 데스크 등 직원들이 많이 모이는 장소에 설치해야 합니다. 모니터에는 기업 비디오뿐만 아니라 시급한 현안, HSE 시상 내역, 통계, 이달의 우수 직원 등을 담은 프레젠테이션을 띄울 수 있습니다.
8. 제안 및 피드백 함
이 도구는 회사에 능동적인 직원이 많을 때 효과적입니다. 제안은 실명 또는 익명으로 가능하며, 특히 중요한 제안은 경영진과의 협의를 통해 금전적 포상을 제공할 수 있습니다.
9. 협력사 포럼
회사에 많은 협력업체가 있는 경우 이 행사의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 이는 반공식적인 분위기에서 회사의 주요 HSE 프로세스를 논의할 뿐만 아니라, 협력사들이 서로 만나 비즈니스 파트너를 찾을 수 있는 기회이기도 합니다. 협력사 포럼 조직 방법과 주제에 대해서는 별도의 기사로 다룰 만큼 방대한 주제입니다. 핵심은 이러한 포럼에 HSE 전문가뿐만 아니라 주최사를 포함한 각 조직의 최고 책임자가 반드시 참석해야 한다는 점입니다.
10. 어린이날 (Kids' Day)
이전 행사와 마찬가지로 사내 "어린이날"은 HSE 부서뿐만 아니라 생산 부서, 마케팅 부서, 인사 부서 등의 매우 진지한 준비와 참여가 필요합니다. 유일한 단점은 준비에 많은 시간이 소요된다는 것입니다. 6세에서 12세 사이와 같이 연령 제한을 두는 것이 좋습니다. 아이들과 함께하는 활동은 도로 안전, 응급처치, 화재 안전 등과 같이 밝고 역동적이며 실습 위주여야 합니다. "명랑 운동회"뿐만 아니라 아이들 인터뷰, 그림 그리기 대회 등을 포함할 수 있습니다. 이러한 프로그램은 자라나는 세대에게 안전한 사고방식을 심어줄 뿐만 아니라 직원들의 결속력을 다지는 데 기여합니다.
11. 감사 및 분석 결과
기밀 유지에 대해 논란이 있을 수 있지만, 직원들에게 감사 결과와 연간 관리 시스템 분석 결과를 공유하는 것은 필수적입니다. 기밀 유지만 강조하여 책임자에게만 시정 조치 지시를 내린다면, 직원들의 일상적인 안전 기여나 팀 결속력 강화, 안전 문화 구축을 기대하기 어렵습니다. 이는 단순히 지시 사항을 전달하는 것이 아니라, 각 항목의 중요성을 논의하고 설명할 수 있는 기회입니다.
12. 회의
커뮤니케이션 구축에서 가장 과소평가된 도구인 HSE 회의에 도달했습니다. 회의의 규모는 직원 수에 따라 달라집니다. 참석 인원이 많을수록 효율성은 떨어집니다. 직원들이 휴대폰에 집중하거나 뒷자리에 숨어 잠을 잘 수도 있어 상호작용이 줄어듭니다. 부서장들과 회의를 진행한 후, 회의 내용이 각 부서원에게 어떻게 전달되었는지 나중에 확인하는 방식이 가장 좋습니다. 이는 소통 발전뿐만 아니라 관리자의 리더십 역량 강화에도 도움이 됩니다. 모든 회의의 주요 과제는 상호작용이며, 논의 중인 프로세스에 대해 직원들의 피드백을 듣는 것입니다. 작업 시작 전 진행되는 현장 안전 교육(TBM)에도 동일한 요구 사항이 적용됩니다.
동기 부여, 조정 및 과업 수행을 돕는 두 번째 커뮤니케이션 블록은 외부 커뮤니케이션입니다.
HSE 이슈에 대한 회사의 의식 있는 태도를 보여주기 위해 외부 커뮤니케이션에는 외부 블로그 운영, 정부 기관 및 고객사에 대한 보고, 포럼 및 컨퍼런스 참여, 독자적인 방법론 발표, 보고서(예: ESG 보고서) 작성 및 게시 등이 포함될 수 있습니다.
내부 커뮤니케이션과 외부 커뮤니케이션의 주요 차이점은 실제 수행 주체가 HSE 직원이 아닌 대외협력 부서(있는 경우)라는 점입니다. 이때 외부 활동 정보를 내부 소통 채널에도 즉시 공유하여 직원들이 자사에 대해 긍정적인 이미지를 가질 수 있도록 하는 것이 강력히 권장됩니다.