Hampir setiap standar atau dokumentasi peraturan, mulai dari ISO 45001:2018 hingga instruksi kerja, mewajibkan komunikasi masalah HSE dengan karyawan. Ketika kita berbicara tentang pengembangan budaya keselamatan, penerapan atau penyempurnaan proses tertentu (investigasi insiden, audit, lingkungan, dll.), kita tidak bisa lepas dari komunikasi dan penerapan keterampilan PR oleh staf departemen HSE. Untuk pendekatan yang lebih sistematis dalam membahas masalah ini, kita akan mengikuti persyaratan ISO 45001:2018.
Selain hal-hal yang disebutkan di bawah ini, ada juga alat-alat yang tidak bisa dikatakan hanya sekadar komunikasi belaka. Biasanya, instrumen pengembangan budaya HSE terintegrasi ke dalam berbagai proses, sehingga dapat dipastikan bahwa beberapa di antaranya mungkin tidak tercermin dalam artikel ini. Sama halnya dengan tidak mungkin menerapkan hanya satu alat di perusahaan dan mengharapkan hasil yang luar biasa. Komunikasi di perusahaan biasanya merupakan serangkaian alat yang ditujukan pada tujuan sederhana: meningkatkan kesadaran dan kompetensi karyawan di semua tingkatan, mempromosikan budaya keselamatan, dan interaktivitas. Lebih baik memiliki sebanyak mungkin alat komunikasi di perusahaan (daftar di bawah ini bukan satu-satunya yang benar), karena kuantitas selalu berubah menjadi kualitas, dan dengan adanya latar belakang serta diskusi yang konstan mengenai masalah HSE, budaya keselamatan umum di perusahaan pasti akan mulai tumbuh.
Jadi, blok komunikasi pertama di mana staf departemen HSE dapat mengasah keterampilan PR mereka dan mempromosikan budaya keselamatan di perusahaan mereka sendiri adalah komunikasi internal.
1. Blog HSE di media sosial apa pun yang tersedia (Telegram, VK, dll).
Blog ini menyoroti setiap kegiatan HSE yang signifikan di perusahaan, insiden industri yang relevan, dan rekomendasi musiman. Misalnya, jika perusahaan bergerak di bidang transportasi, ini bisa berupa pengingat tentang risiko utama di jalan selama musim yang berbeda, atau risiko utama bagi pengemudi saat liburan sekolah tiba. Ini juga bisa berupa pengingat tentang aturan perilaku di hutan saat musim jamur atau buah beri dimulai. Sebaiknya, blog semacam itu dikelola dengan bahasa sehari-hari yang hidup agar tidak menakuti karyawan dengan gaya bahasa kantor yang kaku. Kesulitan utama di sini adalah memastikan karyawan berlangganan blog ini, karena tidak setiap orang setuju untuk "membebani" ponsel mereka dengan obrolan tambahan. Anda dapat memberikan hak kepada karyawan untuk mengomentari publikasi atau tidak, semuanya tergantung pada apakah departemen HSE memiliki kemampuan fungsional untuk membalas komentar 24/7, dan juga, dengan memberi orang kesempatan untuk berkomentar, perlu diingat risiko blog berubah menjadi sekadar "tempat mengobrol" yang tidak selalu positif.
2. Buletin melalui email
Biasanya, buletin melalui email lebih bersifat resmi: pembaruan prosedur dan peraturan internal, pengenalan program baru, informasi tentang kemajuan implementasi, informasi sosialisasi dari klien, dan lain-lain. Buletin semacam itu dikirimkan ke SELURUH karyawan perusahaan. Jika informasi tersebut relevan bagi organisasi kontraktor, maka orang yang bertanggung jawab akan disertakan dalam daftar pengiriman, dan nantinya kontraktor akan memberikan dokumen pendukung tentang sosialisasi informasi tersebut kepada personel mereka. Kesulitan utama dari alat ini adalah memastikan karyawan benar-benar membaca dan memahami informasi yang dikirimkan.
3. Poster tentang topik yang paling signifikan
Poster HSE dapat dibeli atau dirancang dan digambar sendiri. Kelebihan membeli poster jadi: beban kerja minimal bagi staf – beli, pasang, dan lupakan. Kekurangannya: biasanya, poster jadi mengandung terlalu banyak teks dan diagram, sulit membayangkan karyawan membaca cetakan kecil dengan teliti.
Pilihan yang baik adalah "menggambar" poster dengan kekuatan sendiri. Kelebihan besar: keunikan, lebih banyak perhatian dari karyawan, dan saat kunjungan auditor atau klien, perusahaan dianggap lebih matang dan menarik untuk diajak bekerja sama. Kekurangannya: beban kerja pada staf internal, staf departemen HSE harus memiliki imajinasi yang luar biasa, memiliki keterampilan desain, mampu menggunakan aplikasi yang relevan seperti Illustrator, dan mampu mengikuti gaya korporat. Memiliki desainer internal di perusahaan sangat membantu. Dalam beberapa kasus, perusahaan beralih ke biro konsultan untuk menyiapkan poster HSE korporat.
4. Halaman korporat
Departemen IT korporat menghubungkan setiap komputer/laptop/tablet sedemikian rupa sehingga saat terhubung ke sistem (termasuk di awal hari kerja), informasi secara otomatis ditampilkan di layar. Informasi ini dapat mencakup tidak hanya bidang HSE, tetapi juga peristiwa penting apa pun di perusahaan, misalnya, ucapan selamat ulang tahun perusahaan, perayaan hari hutan atau hari air. Layar pembuka semacam itu harus sangat singkat dan disertai dengan gambar tematik.
5. Pengiriman statistik bulanan melalui email
Sangat berguna untuk pengembangan budaya keselamatan secara umum untuk mengirimkan statistik HSE setiap bulan. Tingkat detail statistik ditentukan oleh signifikansinya bagi perusahaan. Misalnya, di perusahaan transportasi, jumlah jarak tempuh tanpa kecelakaan lalu lintas dan pelanggaran akan menjadi hal yang signifikan. Di perusahaan manufaktur, ada baiknya menunjukkan statistik kontrol produksi. Pengiriman dapat dilakukan ke semua karyawan atau hanya untuk kepala departemen. Statistik semacam ini paling baik disajikan dalam bentuk grafik berwarna atau gambar – ini akan memudahkan persepsi.
6. Video buatan sendiri
Alat ini secara langsung bergantung pada kesiapan manajemen terhadap pos pengeluaran ini. Video dapat bersifat tematik, misalnya, bekerja di ruang terbatas, bekerja di ketinggian, aturan internal perusahaan, dll., maupun didedikasikan untuk acara tertentu: ulang tahun perusahaan, hari lingkungan hidup, hari keselamatan kerja, keselamatan di mata anak-anak. Hal terpenting dalam persiapan video ini adalah:
- wawancara dengan manajemen perusahaan
- wawancara dengan karyawan biasa
- singkat, visual yang dinamis
Video korporat memberikan dampak terbesar pada peningkatan budaya keselamatan kerja dan pembentukan rasa "satu tim" di antara karyawan biasa. Namun, pada saat yang sama, kelompok kerja memikul beban berat dalam persiapan, penulisan skenario, dll.
7. Layar TV
Versi modern dari papan pengumuman keselamatan kerja. Layar harus cukup besar dan dipasang di tempat-tempat berkumpulnya karyawan (sebagai contoh, kantin (jika ada), ruang tunggu pimpinan, dll). Di monitor, Anda dapat menampilkan video korporat serta presentasi dengan masalah yang paling mendesak, penghargaan HSE, statistik HSE, karyawan terbaik bulan ini, dan lain-lain.
8. Kotak saran dan umpan balik
Alat ini bagus ketika perusahaan memiliki banyak karyawan yang inisiatif; saran dapat berupa nama terang maupun anonim. Saran yang sangat signifikan dapat, dengan persetujuan manajemen puncak, diberikan penghargaan secara finansial.
9. Forum kontraktor
Jika perusahaan memiliki banyak organisasi kontraktor, maka sulit untuk melebih-lebihkan pentingnya acara ini. Ini adalah kesempatan dalam suasana semi-informal tidak hanya untuk membahas proses HSE yang signifikan di perusahaan, tetapi juga bagi kontraktor - untuk bertemu dan menemukan mitra bisnis. Ini adalah topik artikel terpisah tentang cara mengatur forum kontraktor, topik apa yang akan dibahas. Hal utamanya adalah kehadiran pimpinan tertinggi organisasi, termasuk perusahaan penyelenggara, sangat wajib dalam forum semacam itu, bukan hanya spesialis HSE.
10. Hari Anak
Seperti acara sebelumnya, "hari anak" di perusahaan memerlukan persiapan yang sangat serius dan keterlibatan tidak hanya staf departemen HSE, tetapi juga staf produksi, departemen pemasaran, departemen SDM, dll. Satu-satunya kekurangan: biaya waktu yang besar untuk persiapan acara. Pastikan untuk menetapkan batasan usia, misalnya: dari 6 hingga 12 tahun. Kegiatan dengan anak-anak harus ceria, dinamis, dan aplikatif, seperti: Keselamatan Jalan Raya, Pertolongan Pertama, Keselamatan Kebakaran, dll. Kegiatan ini dapat mencakup tidak hanya "lomba ceria", tetapi juga wawancara dengan anak-anak, lomba menggambar. Program semacam itu jelas tidak hanya mengembangkan pemikiran aman pada generasi muda, tetapi juga berkontribusi pada pembentukan "satu tim" di antara karyawan.
11. Hasil audit dan analisis
Di sini kita bisa berdiskusi panjang lebar tentang masalah kerahasiaan, tetapi mensosialisasikan hasil audit dan analisis tahunan sistem manajemen kepada karyawan adalah wajib. Jika kita terpaku pada kerahasiaan dan hanya mengirimkan instruksi kepada orang yang bertanggung jawab tentang apa yang perlu dilakukan berdasarkan hasil audit, maka sayangnya, kita tidak bisa berbicara tentang kontribusi besar bagi keselamatan harian karyawan, atau memperkuat persatuan tim, atau membangun budaya keselamatan. Ini adalah kesempatan bukan hanya untuk memberikan tugas tindakan perbaikan secara direktif, tetapi juga untuk mendiskusikan dan yang terpenting, menjelaskan pentingnya masing-masing tindakan tersebut.
12. Rapat
Kita sampai pada alat yang paling diremehkan dalam membangun komunikasi – rapat HSE. Volume rapat tergantung pada jumlah karyawan. Semakin banyak karyawan yang hadir dalam rapat, semakin kurang efektif rapat tersebut. Karyawan mungkin lebih banyak memperhatikan ponsel, tidur sambil bersembunyi di balik punggung rekan, sehingga interaktivitas berkurang. Cara terbaik adalah mengadakan rapat dengan kepala departemen dan kemudian memeriksa bagaimana informasi dari rapat tersebut disampaikan oleh para pimpinan kepada karyawan mereka. Hal ini tidak hanya akan berkontribusi pada pengembangan komunikasi, tetapi juga kualitas kepemimpinan manajer. Tugas utama dari semua rapat adalah interaktivitas, kesempatan untuk mendengar umpan balik dari pekerja tentang proses yang sedang dibahas. Persyaratan yang sama juga berlaku untuk pengarahan produksi sebelum memulai pekerjaan.
Blok komunikasi kedua, yang juga berkontribusi pada pengembangan motivasi, memastikan koordinasi, dan pelaksanaan tugas - komunikasi eksternal:
Untuk menunjukkan sikap sadar perusahaan terhadap masalah HSE, komunikasi eksternal dapat mencakup: blog eksternal perusahaan, pemberian laporan kepada otoritas pemerintah, klien, partisipasi dalam forum dan konferensi, publikasi metodologi unik, penyiapan dan publikasi laporan (misalnya, ESG).
Perbedaan utama antara komunikasi internal dan eksternal adalah bahwa pada kenyataannya komunikasi tersebut tidak lagi dilakukan oleh staf HSE, melainkan oleh departemen hubungan eksternal, jika ada. Sangat disarankan agar informasi tentang partisipasi tersebut segera dicerminkan dalam metode komunikasi internal untuk membentuk citra perusahaan di mata karyawan.