Pratiquement chaque norme ou documentation réglementaire, de la norme ISO 45001:2018 aux instructions, exige une communication sur les questions de HSE avec les employés. Lorsque nous parlons du développement de la culture de sécurité, de la mise en œuvre ou de l'amélioration d'un processus particulier (enquête sur les incidents, audits, environnement, etc.), nous ne pouvons nous passer de la communication et de l'application des compétences en relations publiques (PR) des employés des départements HSE. Pour une approche plus systématique de la discussion sur cette question, nous respecterons les exigences de la norme ISO 45001:2018.
Outre les éléments énumérés ci-dessous, il existe d'autres outils dont on ne peut pas dire qu'ils ne relèvent que de la communication et rien d'autre. En règle générale, les outils de développement de la culture HSE sont intégrés dans différents processus ; par conséquent, on peut certainement dire que certains n'ont pas été reflétés dans cet article. De même, il est impossible de mettre en œuvre un seul outil dans une entreprise et d'attendre d'excellents résultats. La communication dans les entreprises est généralement un ensemble d'outils visant des objectifs simples : accroître la sensibilisation et la compétence des employés à tous les niveaux, promouvoir la culture de sécurité et l'interactivité. Il est préférable d'avoir autant d'outils de communication que possible dans l'entreprise (la liste ci-dessous n'est pas exhaustive), car la quantité se transforme toujours en qualité et, en présence d'un arrière-plan constant et de discussions sur les questions HSE, la culture de sécurité globale de l'entreprise commencera sans aucun doute à croître.
Ainsi, le premier bloc de communication, où les employés du département HSE peuvent améliorer leurs compétences en PR et promouvoir la culture de sécurité dans leur propre entreprise, est la communication interne.
1. Blog HSE sur n'importe quel réseau social disponible (Telegram, VK, etc.).
Le blog couvre tous les événements HSE importants de l'entreprise, les incidents pertinents du secteur et les recommandations saisonnières. Par exemple, si l'entreprise est active dans le transport, il peut s'agir de rappels sur les principaux risques routiers selon les saisons, ou les principaux risques pour les conducteurs à l'approche des vacances scolaires. Il peut s'agir de rappels sur les règles de comportement en forêt au début de la saison des champignons ou des baies. Il est conseillé de tenir un tel blog dans un langage simple et vivant afin de ne pas effrayer les employés par un ton trop officiel. La principale difficulté ici sera d'assurer l'abonnement des employés à ce blog, car tout le monde n'acceptera pas de « charger » son téléphone avec des discussions supplémentaires. Vous pouvez donner aux employés le droit de commenter les publications ou non, tout dépend de la capacité fonctionnelle du département HSE à répondre aux commentaires 24h/24 et 7j/7. De plus, en donnant aux gens la possibilité de commenter, il faut se rappeler que le blog peut se transformer en « salon de discussion », pas toujours positif.
2. Diffusion par courrier électronique
En règle générale, la diffusion par e-mail est plus officielle : mises à jour des procédures et règlements internes, mise en œuvre de nouveaux programmes, information sur l'avancement de la mise en œuvre, informations de prise de connaissance de la part des clients, etc. Une telle diffusion s'adresse à TOUS les employés de l'entreprise. Si l'information est pertinente pour les entreprises sous-traitantes, une personne responsable est incluse dans la liste de diffusion, et plus tard, le sous-traitant fournit les documents confirmant que son personnel a pris connaissance de telle ou telle information. La principale difficulté de cet outil est d'assurer la prise de connaissance effective des informations envoyées par ses propres employés.
3. Affiches sur les thèmes les plus significatifs
Les affiches HSE peuvent être soit achetées, soit conçues et dessinées par soi-même. Avantages de l'achat d'affiches prêtes à l'emploi : charge de travail minimale pour les employés — on achète, on affiche et on oublie. Inconvénients : en règle générale, les affiches prêtes à l'emploi contiennent beaucoup trop de texte et de schémas, il est difficile d'imaginer des employés lisant attentivement les petits caractères.
Une bonne option est de « dessiner » l'affiche par ses propres moyens. Un grand avantage : l'unicité, plus d'attention de la part des employés, et lors des visites d'auditeurs ou de clients, l'entreprise est perçue comme plus mature et attrayante pour la coopération. Inconvénients : charge de travail pour le personnel interne, l'employé du département HSE doit avoir une imagination débordante, des compétences en design, savoir utiliser des applications appropriées comme Illustrator et être capable de respecter le style de l'entreprise. La présence d'un designer interne dans l'entreprise est une aide précieuse. Dans certains cas, les entreprises font appel à un bureau de conseil pour préparer des affiches HSE d'entreprise.
4. Page d'accueil d'entreprise
Le département informatique de l'entreprise configure chaque ordinateur/ordinateur portable/tablette de sorte que lors de la connexion au système (y compris au début de la journée de travail), des informations s'affichent automatiquement à l'écran. Ces informations peuvent inclure non seulement le domaine HSE, mais aussi tout événement important dans l'entreprise, par exemple, les vœux pour l'anniversaire de l'entreprise, la célébration de la journée des forêts ou de la journée de l'eau. Un tel écran de veille doit être très court et accompagné d'une image thématique.
5. Envoi par e-mail des statistiques mensuelles
Il est utile pour le développement global de la culture de sécurité d'envoyer mensuellement des statistiques HSE. Le niveau de détail des statistiques est déterminé par leur importance pour l'entreprise. Par exemple, dans une entreprise de transport, le nombre de kilomètres parcourus sans accident ni infraction sera significatif. Dans une entreprise de production, il convient de montrer les statistiques du contrôle de production. La diffusion peut s'adresser à tous les employés ou seulement aux chefs de département. Il est préférable de présenter ces statistiques sous forme de graphique en couleur ou d'image pour faciliter la compréhension.
6. Propres clips vidéo
Cet outil dépend directement de la volonté de la direction à engager cette dépense. Les vidéos peuvent être thématiques, par exemple, le travail en espace confiné, le travail en hauteur, les règles internes de l'entreprise, etc., ou dédiées à un événement : anniversaire de l'entreprise, journée de l'écologie, journée de la sécurité et de la santé au travail, la sécurité vue par les enfants. Le plus important dans la préparation de ces vidéos est :
- des interviews de la direction de l'entreprise
- des interviews d'employés de terrain
- la brièveté et le dynamisme de la séquence visuelle
Les vidéos d'entreprise ont le plus grand impact sur l'amélioration de la culture de sécurité et la formation d'un sentiment d'« équipe unie » chez les employés de terrain. Mais, en même temps, une lourde charge repose sur le groupe de travail pour la préparation, l'écriture du scénario, etc.
7. Écrans de télévision
Une version moderne du tableau de sécurité au travail. L'écran doit être suffisamment grand et installé dans les lieux de rassemblement des employés (par exemple, la cantine, la réception de la direction, etc.). On peut diffuser sur le moniteur aussi bien des vidéos d'entreprise que des présentations sur les questions les plus urgentes, des récompenses HSE, des statistiques HSE, les meilleurs employés du mois, etc.
8. Boîte à initiatives et retours d'expérience
Cet outil est efficace lorsqu'il y a beaucoup d'employés proactifs dans l'entreprise ; les propositions peuvent être nominatives ou anonymes. Les propositions particulièrement significatives peuvent, en accord avec la haute direction, être récompensées financièrement.
9. Forums des sous-traitants
Si l'entreprise compte un grand nombre d'organisations sous-traitantes, il est difficile de surestimer l'importance de cet événement. C'est l'occasion, dans un cadre semi-informel, non seulement de discuter des processus HSE importants de l'entreprise, mais aussi pour les sous-traitants de se rencontrer et de trouver des partenaires commerciaux. C'est le sujet d'un article à part sur la manière d'organiser un forum de sous-traitants et les thèmes à aborder. L'essentiel est que la présence des premiers dirigeants des organisations, y compris de l'entreprise organisatrice, soit obligatoire lors de ces forums, et pas seulement celle des spécialistes HSE.
10. Journée des enfants
Comme l'événement précédent, la « journée des enfants » dans l'entreprise nécessite une préparation très sérieuse et l'implication non seulement des employés du département HSE, mais aussi du personnel de production, du département marketing, des ressources humaines, etc. Le seul inconvénient est le temps important consacré à la préparation de l'événement. Il est impératif d'instaurer une limite d'âge, par exemple de 6 à 12 ans. Les activités avec les enfants doivent être colorées, dynamiques et appliquées, telles que : sécurité routière, premiers secours, sécurité incendie, etc. Elles peuvent inclure non seulement des « jeux sportifs rigolos », mais aussi des interviews d'enfants et des concours de dessin. De tels programmes développent non seulement une pensée sécuritaire chez la jeune génération, mais contribuent également à la formation d'une « équipe unie » chez les employés.
11. Résultats des audits et analyses
On peut discuter longtemps ici du thème de la confidentialité, mais la communication aux employés des résultats des audits et des analyses annuelles des systèmes de gestion est obligatoire. Si l'on s'arrête à la confidentialité et que l'on se contente d'envoyer aux responsables des instructions sur ce qu'il faut faire suite à l'audit, alors hélas, il ne faut pas s'attendre à une grande contribution à la sécurité quotidienne des employés, ni au renforcement de l'unité de l'équipe, ni à la construction d'une culture de sécurité. C'est l'occasion non seulement de donner des mesures à exécuter de manière directive, mais aussi de discuter et, surtout, d'expliquer l'importance de chacune d'elles.
12. Réunions
Nous en arrivons à l'outil le plus sous-estimé pour établir la communication : les réunions HSE. Le volume de la réunion dépend du nombre d'employés. Plus il y a d'employés présents à la réunion, moins elle est efficace. Les employés peuvent accorder plus d'attention à leur téléphone, dormir en se cachant derrière les autres, et il y aura moins d'interactivité. Il est préférable de tenir une réunion avec les chefs de département et de vérifier plus tard comment les informations de la réunion ont été transmises par les chefs à leurs employés. Cela favorisera non seulement le développement de la communication, mais aussi les qualités de leadership du manager. La tâche principale de toutes les réunions est l'interactivité, la possibilité d'entendre les retours des travailleurs sur le processus discuté. Les mêmes exigences s'appliquent aux briefings de production avant le début des travaux.
Le deuxième bloc de communication, qui contribue également au développement de la motivation, à la coordination et à la réalisation des tâches, est la communication externe :
Pour démontrer l'attitude consciente de l'entreprise envers les questions HSE, la communication externe peut inclure : un blog externe de l'entreprise, la soumission de rapports aux autorités publiques, aux clients, la participation à des forums et conférences, la publication de méthodologies uniques, la préparation et la publication de rapports (par exemple, ESG).
La principale différence entre la communication interne et externe est qu'en fait, elle n'est plus réalisée par les employés HSE, mais par le département des relations extérieures, s'il existe. Il est fortement recommandé dans ce cas de refléter immédiatement les informations sur les participations dans les modes de communication internes afin de forger l'image de leur propre entreprise auprès des employés.