Hầu như mọi tiêu chuẩn hoặc tài liệu quy định, từ ISO 45001:2018 cho đến các hướng dẫn, đều yêu cầu truyền thông về các vấn đề HSE với nhân viên. Khi chúng ta nói về việc phát triển văn hóa an toàn, về việc triển khai hoặc cải thiện một quy trình nào đó (điều tra sự cố, đánh giá, môi trường và các vấn đề khác), chúng ta không thể thiếu việc truyền thông và áp dụng kỹ năng PR của nhân viên bộ phận HSE. Để có cách tiếp cận hệ thống hơn khi thảo luận vấn đề này, chúng ta sẽ tuân theo các yêu cầu của ISO 45001:2018.
Ngoài những nội dung liệt kê dưới đây, còn có những công cụ khác mà không thể nói rằng chúng chỉ đơn thuần là truyền thông. Thông thường, các công cụ phát triển văn hóa HSE được tích hợp vào các quy trình khác nhau, vì vậy, chắc chắn có những công cụ không được phản ánh trong bài viết này. Tương tự như vậy, không thể chỉ triển khai một công cụ duy nhất trong công ty mà mong đợi kết quả xuất sắc. Truyền thông trong các công ty thường là một tập hợp các công cụ hướng tới những mục tiêu đơn giản: nâng cao nhận thức và năng lực của nhân viên ở mọi cấp độ, tuyên truyền văn hóa an toàn và tính tương tác. Tốt nhất là công ty nên có càng nhiều công cụ truyền thông càng tốt (danh sách dưới đây không phải là duy nhất đúng), vì số lượng luôn chuyển hóa thành chất lượng và khi có một môi trường thảo luận thường xuyên về các vấn đề HSE – văn hóa an toàn chung của công ty chắc chắn sẽ bắt đầu phát triển.
Vì vậy, khối truyền thông đầu tiên mà nhân viên bộ phận HSE có thể cải thiện kỹ năng PR và thúc đẩy văn hóa an toàn trong chính công ty mình là truyền thông nội bộ.
1. Blog về HSE trên bất kỳ mạng xã hội nào hiện có (Telegram, VK, v.v.).
Blog sẽ đưa tin về bất kỳ sự kiện HSE quan trọng nào trong công ty, các sự cố liên quan trong ngành, các khuyến nghị theo mùa. Ví dụ, nếu công ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải, đó có thể là những lời nhắc nhở về các rủi ro chính trên đường trong các mùa khác nhau, hoặc các rủi ro chính đối với tài xế khi kỳ nghỉ hè của học sinh bắt đầu. Đó có thể là những lời nhắc nhở về quy tắc ứng xử trong rừng khi bắt đầu mùa nấm hoặc quả mọng. Tốt nhất là nên viết blog bằng ngôn ngữ đời thường, sống động để không làm nhân viên e ngại bởi sự cứng nhắc, hành chính. Khó khăn chính ở đây là đảm bảo nhân viên đăng ký theo dõi blog này, vì không phải ai cũng đồng ý "tải" thêm các nhóm chat vào điện thoại. Bạn có thể cho phép nhân viên bình luận bài viết hoặc không, tất cả phụ thuộc vào việc bộ phận HSE có khả năng phản hồi bình luận 24/7 hay không, và khi cho phép mọi người bình luận, cần nhớ tránh biến blog thành một "nơi tán gẫu" không phải lúc nào cũng tích cực.
2. Bản tin qua email
Thông thường, bản tin qua email mang tính chính thức hơn: cập nhật các quy trình và quy định nội bộ, triển khai các chương trình mới, thông tin về tiến độ triển khai, thông tin phổ biến từ khách hàng và các nội dung khác. Bản tin như vậy được gửi đến TẤT CẢ nhân viên công ty. Nếu thông tin liên quan đến các tổ chức nhà thầu, thì người chịu trách nhiệm sẽ được đưa vào danh sách nhận tin, và sau đó nhà thầu sẽ cung cấp các tài liệu xác nhận việc nhân viên của họ đã nắm bắt thông tin đó. Khó khăn chính của công cụ này là đảm bảo nhân viên thực sự đọc và hiểu thông tin được gửi đi.
3. Áp phích về các chủ đề quan trọng nhất
Áp phích về HSE có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế và vẽ. Ưu điểm của việc mua áp phích sẵn: giảm thiểu áp lực cho nhân viên – mua về, treo lên và xong. Nhược điểm: thông thường, áp phích sẵn có chứa quá nhiều chữ và sơ đồ, khó có thể tưởng tượng cảnh nhân viên chăm chú đọc những dòng chữ nhỏ xíu.
Một lựa chọn tốt là tự "vẽ" áp phích. Ưu điểm lớn: tính độc đáo, thu hút sự chú ý của nhân viên hơn, khi các chuyên gia đánh giá hoặc khách hàng đến thăm, công ty được nhìn nhận là trưởng thành và hấp dẫn hơn để hợp tác. Nhược điểm: áp lực lên nhân sự nội bộ, nhân viên bộ phận HSE phải có trí tưởng tượng phong phú, có kỹ năng thiết kế, biết sử dụng các ứng dụng tương ứng như Illustrator, có khả năng tuân thủ phong cách doanh nghiệp. Một sự hỗ trợ lớn là nếu công ty có nhà thiết kế riêng. Trong một số trường hợp, các công ty tìm đến các văn phòng tư vấn để chuẩn bị áp phích HSE của doanh nghiệp.
4. Trang thông tin doanh nghiệp
Bộ phận IT của doanh nghiệp kết nối mọi máy tính/laptop/máy tính bảng sao cho khi kết nối vào hệ thống (bao gồm cả lúc bắt đầu ngày làm việc), thông tin sẽ tự động hiển thị trên màn hình. Thông tin này có thể bao gồm không chỉ lĩnh vực HSE mà còn bất kỳ sự kiện quan trọng nào trong công ty, ví dụ: chúc mừng sinh nhật công ty, kỷ niệm ngày quốc tế về rừng hoặc ngày nước thế giới. Những màn hình chờ như vậy phải rất ngắn gọn và đi kèm với hình ảnh theo chủ đề.
5. Gửi thống kê hàng tháng qua email
Việc gửi thống kê HSE hàng tháng rất hữu ích cho sự phát triển chung của văn hóa an toàn. Mức độ chi tiết của thống kê được xác định bởi tầm quan trọng đối với công ty. Ví dụ, trong một công ty vận tải, số km đi được mà không có tai nạn và vi phạm sẽ là con số quan trọng. Trong một công ty sản xuất, nên hiển thị thống kê về kiểm soát sản xuất. Bản tin có thể gửi cho tất cả nhân viên hoặc chỉ dành cho trưởng bộ phận. Tốt nhất nên trình bày các thống kê này dưới dạng biểu đồ màu sắc hoặc hình ảnh – điều này sẽ giúp việc tiếp nhận thông tin dễ dàng hơn.
6. Các video clip tự sản xuất
Công cụ này phụ thuộc trực tiếp vào sự sẵn lòng của ban lãnh đạo đối với khoản chi phí này. Các video có thể theo chủ đề, ví dụ: làm việc trong không gian hạn chế, làm việc trên cao, các quy định nội bộ của công ty, v.v., cũng như dành cho một sự kiện nào đó: sinh nhật công ty, ngày môi trường, ngày an toàn vệ sinh lao động, an toàn qua ánh mắt trẻ thơ. Điều quan trọng nhất trong việc chuẩn bị các clip này là:
- Phỏng vấn ban lãnh đạo công ty
- Phỏng vấn nhân viên bình thường
- Sự ngắn gọn, tính năng động của hình ảnh
Các video clip của doanh nghiệp có tác động lớn nhất đến việc nâng cao văn hóa bảo hộ lao động và hình thành cảm giác "cùng một đội" ở các nhân viên bình thường. Tuy nhiên, đồng thời, nhóm làm việc sẽ phải gánh vác khối lượng công việc nặng nề trong việc chuẩn bị, viết kịch bản, v.v.
7. Màn hình tivi
Đây là phiên bản hiện đại của bảng tin bảo hộ lao động. Màn hình phải đủ lớn và được treo ở những nơi tập trung đông nhân viên (ví dụ: nhà ăn (nếu có), phòng tiếp tân của lãnh đạo, v.v.). Trên màn hình có thể trình chiếu các video clip của doanh nghiệp cũng như các bài thuyết trình về các vấn đề cấp bách nhất, các giải thưởng về HSE, thống kê HSE, nhân viên xuất sắc của tháng, v.v.
8. Hộp thư sáng kiến và phản hồi
Công cụ này rất tốt khi công ty có nhiều nhân viên chủ động, các đề xuất có thể ghi tên hoặc ẩn danh. Những đề xuất đặc biệt có giá trị, sau khi được ban lãnh đạo cấp cao phê duyệt, có thể được khen thưởng về mặt tài chính.
9. Diễn đàn nhà thầu
Nếu công ty có số lượng lớn các tổ chức nhà thầu, thì khó có thể đánh giá hết tầm quan trọng của sự kiện này. Đây là cơ hội trong một bầu không khí bán chính thức để không chỉ thảo luận về các quy trình HSE quan trọng trong công ty, mà còn để các nhà thầu gặp gỡ và tìm kiếm đối tác kinh doanh. Đây là chủ đề của một bài viết riêng về cách tổ chức diễn đàn nhà thầu, những chủ đề cần thảo luận. Điều cốt yếu là tại các diễn đàn như vậy, sự hiện diện của những người đứng đầu các tổ chức, bao gồm cả công ty tổ chức, là bắt buộc, chứ không chỉ riêng các chuyên gia HSE.
10. Ngày hội trẻ em
Giống như sự kiện trước, "ngày hội trẻ em" trong công ty đòi hỏi sự chuẩn bị rất nghiêm túc và sự tham gia không chỉ của nhân viên bộ phận HSE mà còn của bộ phận sản xuất, bộ phận marketing, bộ phận nhân sự, v.v. Nhược điểm duy nhất là tốn nhiều thời gian để chuẩn bị sự kiện. Nhất thiết phải đưa ra giới hạn độ tuổi, ví dụ: từ 6 đến 12 tuổi. Các hoạt động với trẻ em phải tươi sáng, năng động và có tính ứng dụng, chẳng hạn như: An toàn giao thông, Sơ cứu, An toàn phòng cháy chữa cháy, v.v. Chúng có thể bao gồm không chỉ các trò chơi vận động mà còn cả phỏng vấn trẻ em, các cuộc thi vẽ tranh. Những chương trình như vậy chắc chắn không chỉ phát triển tư duy an toàn cho thế hệ trẻ mà còn góp phần hình thành tinh thần "cùng một đội" cho nhân viên.
11. Kết quả đánh giá và phân tích
Ở đây có thể tranh luận lâu về chủ đề bảo mật, nhưng việc phổ biến cho nhân viên về kết quả đánh giá và phân tích hệ thống quản lý hàng năm là bắt buộc. Nếu chỉ dừng lại ở việc bảo mật và chỉ gửi cho những người chịu trách nhiệm các chỉ thị về những việc cần làm sau kết quả đánh giá, thì đáng tiếc là không thể nói về sự đóng góp lớn vào sự an toàn hàng ngày của nhân viên, hay củng cố sự đoàn kết của đội ngũ, hoặc xây dựng văn hóa an toàn. Đây là cơ hội để không chỉ đưa ra các biện pháp thực hiện một cách áp đặt, mà còn để thảo luận và quan trọng nhất là giải thích ý nghĩa của từng biện pháp đó.
12. Các cuộc họp
Chúng ta đã đến với công cụ bị đánh giá thấp nhất trong việc xây dựng truyền thông – các cuộc họp về HSE. Quy mô cuộc họp phụ thuộc vào số lượng nhân viên. Càng nhiều nhân viên tham dự cuộc họp, hiệu quả càng thấp. Nhân viên có thể chú ý nhiều hơn đến điện thoại, ngủ gật sau lưng người khác, và tính tương tác sẽ càng ít đi. Tốt nhất là tổ chức họp với các trưởng bộ phận và sau đó kiểm tra xem thông tin từ cuộc họp đã được các trưởng bộ phận truyền đạt đến nhân viên của họ như thế nào. Điều này sẽ góp phần không chỉ phát triển truyền thông mà còn cả tố chất lãnh đạo của người quản lý. Nhiệm vụ chính của tất cả các cuộc họp là tính tương tác, cơ hội để nghe phản hồi từ người lao động về quy trình đang được thảo luận. Các yêu cầu tương tự cũng được áp dụng cho việc hướng dẫn sản xuất trước khi bắt đầu công việc.
Khối truyền thông thứ hai, cũng góp phần phát triển động lực, đảm bảo sự phối hợp và thực hiện các nhiệm vụ - truyền thông bên ngoài:
Để thể hiện thái độ có ý thức của công ty đối với các vấn đề HSE, truyền thông bên ngoài có thể bao gồm: blog bên ngoài của công ty, cung cấp báo cáo cho các cơ quan nhà nước, khách hàng, tham gia các diễn đàn và hội nghị, công bố các phương pháp độc đáo, chuẩn bị và công bố các báo cáo (ví dụ: ESG).
Sự khác biệt chính giữa truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài là thực tế nó không còn được thực hiện bởi nhân viên HSE mà bởi bộ phận đối ngoại, nếu có. Tuy nhiên, chúng tôi thực sự khuyên rằng thông tin về việc tham gia các hoạt động này nên được phản ánh ngay lập tức trong các phương thức truyền thông nội bộ để hình thành hình ảnh về chính công ty mình trong mắt nhân viên.