Praktycznie każdy standard lub dokumentacja normatywna, począwszy od ISO 45001:2018, a skończywszy na instrukcjach, wymaga komunikowania kwestii HSE pracownikom. Kiedy mówimy o rozwoju kultury bezpieczeństwa, o wdrażaniu lub doskonaleniu konkretnego procesu (badanie wypadków, audyty, ekologia i inne), nie możemy obejść się bez komunikacji i wykorzystania umiejętności PR pracowników działów HSE. Dla bardziej systemowego podejścia do omówienia tej kwestii będziemy trzymać się wymagań normy ISO 45001:2018.
Oprócz wymienionych poniżej istnieją jeszcze narzędzia, o których nie można powiedzieć, że są wyłącznie komunikacją i niczym więcej. Z reguły narzędzia rozwoju kultury HSE są zintegrowane z różnymi procesami, dlatego można śmiało stwierdzić, że niektóre z nich nie zostały ujęte w niniejszym artykule. Podobnie jak nie można wdrożyć w firmie tylko jednego narzędzia i oczekiwać doskonałych wyników. Komunikacja w firmach to zazwyczaj zestaw narzędzi ukierunkowanych na proste cele: podniesienie świadomości i kompetencji pracowników na wszystkich poziomach, propagowanie kultury bezpieczeństwa oraz interaktywność. Lepiej mieć w firmie jak najwięcej narzędzi komunikacji (poniższa lista nie jest jedyną słuszną), ponieważ ilość zawsze przechodzi w jakość, a przy stałym tle i dyskusjach na tematy HSE – ogólna kultura bezpieczeństwa w firmie niewątpliwie zacznie rosnąć.
Zatem pierwszy blok komunikacji, w którym pracownicy działu HSE mogą doskonalić swoje umiejętności PR i promować kulturę bezpieczeństwa we własnej firmie, to komunikacja wewnętrzna.
1. Blog HSE w dowolnej dostępnej sieci społecznościowej (Telegram, VK itp.).
Na blogu opisuje się wszelkie istotne wydarzenia HSE w firmie, incydenty istotne dla branży, zalecenia sezonowe. Na przykład, jeśli firma zajmuje się transportem, mogą to być przypomnienia o głównych zagrożeniach na drogach w różnych porach roku lub o kluczowych ryzykach dla kierowców w okresie ferii szkolnych. Mogą to być przypomnienia o zasadach zachowania w lesie wraz z rozpoczęciem sezonu na grzyby czy jagody. Wskazane jest prowadzenie takiego bloga żywym, zwyczajnym językiem, aby nie odstraszać pracowników suchym oficjalnym tonem. Główną trudnością będzie tutaj zapewnienie subskrypcji pracowników, ponieważ nie każdy zgodzi się „obciążać” telefon dodatkowymi czatami. Można dać pracownikom prawo do komentowania postów lub nie – wszystko zależy od tego, czy dział HSE ma możliwości funkcyjne, aby odpowiadać na komentarze w trybie 24/7. Dając ludziom możliwość komentowania, należy również pamiętać o ryzyku przekształcenia bloga w „rozmównicę”, nie zawsze o pozytywnym charakterze.
2. Mailing e-mailowy
Z reguły mailing e-mailowy jest bardziej oficjalny: aktualizacje wewnętrznych procedur i regulaminów, wdrażanie nowych programów, informowanie o postępach wdrożenia, informacje o zapoznaniu się z dokumentacją od klientów itp. Taki mailing trafia do WSZYSTKICH pracowników firmy. Jeśli informacje są istotne dla firm podwykonawczych, do listy mailingowej włączana jest osoba odpowiedzialna, a później podwykonawca dostarcza dokumenty potwierdzające zapoznanie się personelu z daną informacją. Główna trudność tego narzędzia: zapewnienie, że pracownicy rzeczywiście zapoznają się z przesyłanymi informacjami.
3. Plakaty na najważniejsze tematy
Plakaty HSE można kupić gotowe lub opracować i narysować samemu. Plusy zakupu gotowych plakatów: minimalne obciążenie pracowników – kupiłeś, powiesiłeś i zapomniałeś. Minusy: zazwyczaj gotowe plakaty zawierają bardzo dużo tekstu i schematów, trudno wyobrazić sobie pracowników uważnie czytających drobny druk.
Dobrym rozwiązaniem będzie „narysowanie” plakatu własnymi siłami. Duży plus: unikalność, większa uwaga ze strony pracowników, a podczas wizyt audytorów czy klientów firma jest postrzegana jako bardziej dojrzała i atrakcyjna do współpracy. Minusy: obciążenie personelu wewnętrznego, pracownik działu HSE musi wykazać się nie lada wyobraźnią, posiadać umiejętności projektowe, umieć korzystać z odpowiednich aplikacji typu Illustrator, być w stanie przestrzegać stylu korporacyjnego. Dużym ułatwieniem jest posiadanie własnego projektanta w firmie. W niektórych przypadkach firmy zwracają się do biur konsultingowych w celu przygotowania korporacyjnych plakatów HSE.
4. Strona korporacyjna
Korporacyjny dział IT konfiguruje każdy komputer/laptop/tablet w taki sposób, że po zalogowaniu do systemu (również na początku dnia pracy) na ekranie automatycznie wyświetlają się informacje. Informacje te mogą obejmować nie tylko sferę HSE, ale także wszelkie istotne wydarzenia w firmie, na przykład życzenia z okazji urodzin firmy, obchody Dnia Lasu czy Dnia Wody. Taki wygaszacz powinien być bardzo krótki i opatrzony tematycznym obrazkiem.
5. Mailing e-mailowy z miesięcznymi statystykami
Dla ogólnego rozwoju kultury bezpieczeństwa warto co miesiąc rozsyłać statystyki HSE. Poziom szczegółowości statystyk zależy od ich znaczenia dla firmy. Na przykład w firmie transportowej istotna będzie liczba kilometrów przejechanych bez wypadków i naruszeń. W firmie produkcyjnej warto pokazać statystyki dotyczące kontroli produkcji. Mailing może trafiać do wszystkich pracowników lub tylko do kierowników działów. Takie statystyki najlepiej przedstawić w formie kolorowego wykresu lub obrazka – ułatwi to odbiór.
6. Własne filmy wideo
To narzędzie zależy bezpośrednio od gotowości kierownictwa do poniesienia takich wydatków. Filmy mogą być tematyczne, np. praca w przestrzeniach zamkniętych, praca na wysokości, wewnętrzne zasady firmy itp., jak również poświęcone jakiemuś wydarzeniu: urodziny firmy, dzień ekologii, dzień BHP, bezpieczeństwo oczami dzieci. Najważniejsze w przygotowaniu tych filmów to:
- wywiady z kierownictwem firmy
- wywiady z szeregowymi pracownikami
- zwięzłość, dynamika obrazu
Filmy korporacyjne mają największy wpływ na podnoszenie kultury ochrony pracy i budowanie poczucia „jednego zespołu” wśród szeregowych pracowników. Jednak wiąże się to z dużym obciążeniem grupy roboczej w zakresie przygotowań, pisania scenariusza itp.
7. Ekrany telewizyjne
Nowoczesna wersja tablicy BHP. Ekran powinien być wystarczająco duży i zawieszony w miejscach, gdzie gromadzą się pracownicy (np. stołówka, recepcja dyrekcji itp.). Na monitorze można wyświetlać zarówno filmy korporacyjne, jak i prezentacje z najbardziej aktualnymi kwestiami, nagrodami za osiągnięcia HSE, statystykami HSE, najlepszymi pracownikami miesiąca itp.
8. Skrzynka na inicjatywy i informacje zwrotne
To narzędzie sprawdza się, gdy w firmie jest wielu inicjatywnych pracowników; propozycje mogą być zarówno imienne, jak i anonimowe. Szczególnie istotne propozycje mogą, po uzgodnieniu z wyższym kierownictwem, być nagradzane finansowo.
9. Fora podwykonawców
Jeśli w firmie działa duża liczba organizacji podwykonawczych, trudno przecenić znaczenie tego wydarzenia. Jest to okazja, aby w półformalnej atmosferze nie tylko omówić istotne procesy HSE w firmie, ale także dla podwykonawców – aby spotkać się i znaleźć partnerów biznesowych. To temat na oddzielny artykuł o tym, jak zorganizować forum podwykonawców i jakie tematy poruszyć. Kluczowe jest to, że na takich forach obowiązkowa jest obecność osób zarządzających organizacjami, w tym firmy organizującej, a nie tylko specjalistów HSE.
10. Dzień Dziecka
Podobnie jak poprzednie wydarzenie, „dzień dziecka” w firmie wymaga bardzo poważnego przygotowania i zaangażowania nie tylko pracowników działu HSE, ale także pracowników produkcji, działu marketingu, kadr itp. Jedynym minusem są duże nakłady czasu na przygotowanie wydarzenia. Konieczne jest wprowadzenie cenzusu wiekowego, na przykład: od 6 do 12 lat. Zajęcia z dziećmi powinny być barwne, dynamiczne i praktyczne, jak na przykład: Bezpieczeństwo drogowe, Pierwsza pomoc, Bezpieczeństwo pożarowe itp. Mogą one obejmować nie tylko „wesołe starty”, ale także wywiady z dziećmi, konkursy rysunkowe. Takie programy jednoznacznie nie tylko rozwijają bezpieczne myślenie u młodego pokolenia, ale także sprzyjają budowaniu „jednego zespołu” wśród pracowników.
11. Wyniki audytów i analiz
Można tu długo dyskutować na temat poufności, ale zapoznanie pracowników z wynikami audytów i corocznych analiz systemów zarządzania jest obowiązkowe. Jeśli skupimy się na poufności i będziemy jedynie wysyłać osobom odpowiedzialnym polecenia, co należy zrobić po audycie, to niestety nie ma co mówić o dużym wkładzie w codzienne bezpieczeństwo pracowników, wzmacnianiu jedności zespołu czy budowaniu kultury bezpieczeństwa. To okazja, aby nie tylko dyrektywnie wyznaczyć działania do wykonania, ale także przedyskutować i, co najważniejsze, wyjaśnić znaczenie każdego z nich.
12. Spotkania
Dotarliśmy do najbardziej niedocenianego narzędzia budowania komunikacji – narad HSE. Wielkość narady zależy od liczby pracowników. Im więcej pracowników uczestniczy w spotkaniu, tym mniej jest ono efektywne. Pracownicy mogą poświęcać więcej uwagi telefonom, spać, chowając się za plecami innych, a interaktywność będzie mniejsza. Najlepiej przeprowadzać narady z kierownikami działów, a później sprawdzać, jak informacje ze spotkania zostały przekazane przez kierowników ich pracownikom. Będzie to sprzyjać nie tylko rozwojowi komunikacji, ale także cechom przywódczym menedżera. Głównym zadaniem wszystkich narad jest interaktywność, możliwość usłyszenia informacji zwrotnej od pracowników na temat omawianego procesu. Takie same wymagania stawia się instruktażom stanowiskowym przed rozpoczęciem prac.
Drugi blok komunikacji, również sprzyjający rozwojowi motywacji, zapewnieniu koordynacji i realizacji zadań – komunikacja zewnętrzna:
Aby zademonstrować świadome podejście firmy do kwestii HSE, komunikacja zewnętrzna może obejmować: zewnętrzny blog firmy, raportowanie do organów administracji państwowej, klientów, udział w forach i konferencjach, publikację unikalnych metodologii, przygotowywanie i publikację raportów (np. ESG).
Główna różnica między komunikacją wewnętrzną a zewnętrzną polega na tym, że w rzeczywistości jest ona prowadzona już nie przez pracowników HSE, lecz przez dział relacji zewnętrznych (jeśli taki istnieje). Zdecydowanie zaleca się przy tym, aby informacje o udziale w takich wydarzeniach natychmiast odzwierciedlać w wewnętrznych kanałach komunikacji, aby kształtować wizerunek własnej firmy wśród pracowników.