Autor: Irina Klimanova, Head of HSE Service — Rosatom Fiberglass
La práctica que me gustaría compartir hoy está dedicada a las reuniones mensuales online con los empleados que tienen acceso a un ordenador. En nuestra empresa las llamamos «EHS-update».
La esencia de esta práctica consiste en que, durante esta reunión, presentamos los resultados del trabajo del mes, así como las actividades planificadas en el ámbito de HSE. Pero para que estas reuniones sean más dinámicas y activas, hemos incluido herramientas interesantes que me gustaría compartir con ustedes, además de explicar en general la estructura de este evento.
Las reuniones se organizan cada mes, en la primera semana siguiente al período de informe. Duran aproximadamente 40 minutos. Los participantes invitados son todos los empleados con acceso a un ordenador. La presentación está a cargo del responsable del departamento de HSE (Salud, Seguridad y Medio Ambiente), involucrando a participantes de otros departamentos según sea necesario.
La estructura general de la presentación es la siguiente:
- Charla de seguridad de 5 minutos. SIEMPRE comenzamos esta reunión con una charla de seguridad de 5 minutos; los temas son muy variados y dependen, entre otras cosas, de la época del año en que se celebre la reunión. Por ejemplo, en verano y otoño pueden ser temas relacionados con la seguridad al trabajar en el jardín, la preparación de conservas caseras, el uso de herramientas manuales de jardinería, etc. Hay muchísimos temas, algunos los repetimos periódicamente, pero en general intentamos idear algo nuevo e interesante. A veces, los propios compañeros proponen el tema para la charla de 5 minutos; en ese caso, les pedimos que hagan la presentación ellos mismos, ayudándoles a preparar el material.
- Estadísticas de HSE. Aquí reflejamos la información relativa al número de incidentes ocurridos dentro de la empresa y en el ámbito de la corporación estatal, así como otros KPI (indicadores clave de rendimiento).
En nuestro caso, los indicadores clave en materia de seguridad laboral son:
– número de etiquetas de seguridad abiertas;
– número de empleados que abren estas etiquetas;
– resultados de las auditorías de comportamiento (árboles de pérdidas y cumplimiento del calendario de auditorías en comparación con el plan);
– resultados del control de 3 niveles en el ámbito de HSE.
Indicadores KPI medioambientales:
– consumo de agua,
– vertido de aguas residuales,
– emisiones de CO2,
– residuos enviados para reciclaje y eliminación,
– consumo de energía,
– no conformidades medioambientales detectadas durante el período.
- Información sobre incidentes ocurridos dentro de la empresa y en el ámbito de la corporación estatal. Explicamos con más detalle las circunstancias de los incidentes, utilizando material fotográfico.
- Actividades realizadas en el ámbito de HSE: esto no solo concierne al trabajo realizado por nuestro departamento, sino también al de los empleados de otros departamentos que participaron en el trabajo. Solo se incluyen las actividades clave y significativas que resultarán interesantes para la audiencia.
- Cambios en los procesos. Si introducimos innovaciones, por ejemplo: lanzamos un proceso de formación o de inspecciones internas, informamos obligatoriamente sobre los cambios clave, a quién afectarán y cómo pueden repercutir en los procesos.
- Estadísticas de empresas contratistas. Informamos sobre el número de empresas contratistas que trabajan en las instalaciones y sobre las infracciones, si las hubo.
- Actividades interesantes durante el período. Pueden ser campañas de voluntariado pasadas, resultados de la participación en concursos relacionados con HSE, resultados de competiciones deportivas, mejoras en las condiciones de trabajo de los empleados, etc.
- En qué estamos trabajando. Para que los empleados estén informados sobre el trabajo actual y futuro, les presentamos las actividades previstas para el próximo período. Por lo general, se trata de 2 a 3 meses como máximo.
- «Gracias, compañero». En esta sección, nuestro departamento expresa su agradecimiento a los compañeros por la ayuda que han prestado. A los empleados siempre les agrada escuchar palabras de agradecimiento; no en vano se dice que «hay que elogiar en público».
- Sección «No soy cobarde, pero tengo miedo y advierto a todos». Una nueva sección que hemos lanzado este año. Propusimos a los compañeros compartir su experiencia sobre seguridad en la vida cotidiana: por ejemplo, cuando ocurrieron situaciones de riesgo, cómo las afrontaron y qué hicieron. Creemos que los ejemplos personales son los más impactantes, porque son vividos por las personas y pueden «conmover» a quienes no son indiferentes.
También invitamos periódicamente a ponentes del departamento de recursos humanos o de otras áreas que deseen compartir información interesante relacionada con el personal para dar variedad a la presentación (por ejemplo, premios a empleados, coordinadores de iniciativas de estilo de vida saludable, etc.).
Estas reuniones online han mostrado una alta asistencia por parte del personal durante un largo período, lo que indica el interés de los empleados, ayuda a involucrarlos en cuestiones de seguridad y aumenta su concienciación. Es importante planificar estas reuniones con antelación. Reservamos tiempo en el calendario con un mínimo de 1 año de antelación, y a veces más. La presentación también se duplica en formato impreso en los tablones de anuncios de los departamentos de producción.