Auteur: Irina Klimanova, Head of HSE Service — Rosatom Fiberglass
La pratique que je souhaite partager aujourd'hui concerne les réunions mensuelles en ligne avec les employés ayant accès à un ordinateur. Dans notre entreprise, nous les appelons « EHS-update ».
L'objectif de cette pratique est de présenter lors de cette réunion les résultats du travail du mois, ainsi que les actions prévues dans le domaine de la santé et de la sécurité. Cependant, pour rendre ces réunions plus dynamiques et interactives, nous avons intégré des outils intéressants que j'aimerais partager avec vous, tout en vous expliquant la structure globale de cet événement.
Les réunions sont organisées chaque mois, la première semaine suivant la période de référence. Elles durent environ 40 minutes. Tous les employés ayant accès à un ordinateur y sont invités. La présentation est animée par le responsable du service HSE, qui fait intervenir, si nécessaire, des participants d'autres départements.
La structure générale de la présentation est la suivante :
- 5 minutes de sécurité. Cette réunion commence TOUJOURS par 5 minutes dédiées à la sécurité. Les thèmes sont très variés et dépendent notamment de la période de l'année à laquelle se tient la réunion. Par exemple, en été et en automne, il peut s'agir de sujets liés à la sécurité lors des travaux de jardinage, à la préparation de conserves maison, à l'utilisation d'outils manuels, etc. Les sujets sont nombreux ; nous en répétons certains périodiquement, mais nous essayons surtout de trouver des idées nouvelles et intéressantes. Parfois, les collègues proposent eux-mêmes un thème pour ces 5 minutes ; dans ce cas, nous leur demandons de faire la présentation eux-mêmes, tout en les aidant à préparer le matériel.
- Statistiques HSE. Nous y présentons les informations concernant le nombre d'incidents survenus au sein de l'entreprise et dans le périmètre de la société d'État, ainsi que d'autres KPI (indicateurs clés de performance).
Dans notre cas, les indicateurs clés en matière de santé et sécurité sont :
– le nombre de fiches d'observation de sécurité ouvertes ;
– le nombre d'employés ayant créé ces fiches ;
– les résultats des audits comportementaux (arbres des pertes et respect du calendrier des audits par rapport au plan) ;
– les résultats du contrôle à 3 niveaux en matière de santé et sécurité.
Les indicateurs KPI en matière d'environnement :
– la consommation d'eau,
– le rejet des eaux usées,
– les émissions de CO2,
– les déchets envoyés au recyclage et à l'élimination,
– la consommation d'énergie,
– les non-conformités environnementales identifiées au cours de la période.
- Informations sur les incidents survenus au sein de l'entreprise et dans le périmètre de la société d'État. Nous expliquons plus en détail les circonstances des incidents, avec des supports photographiques.
- Actions HSE réalisées : cela ne concerne pas seulement le travail effectué par notre service, mais aussi celui des employés d'autres départements qui ont été impliqués. Uniquement les actions clés et significatives qui intéresseront le public.
- Changements dans les processus. Si nous introduisons des innovations, par exemple : le lancement d'un processus de formation ou d'inspections internes, nous communiquons systématiquement sur les changements clés, les personnes concernées et l'impact potentiel sur les processus.
- Statistiques sur les entreprises sous-traitantes. Nous informons sur le nombre d'entreprises sous-traitantes travaillant sur le site et sur les infractions, le cas échéant.
- Activités intéressantes de la période. Il peut s'agir d'actions de bénévolat passées, des résultats de la participation à des concours HSE, des résultats d'événements sportifs, de l'amélioration des conditions de travail des employés, etc.
- Travaux en cours. Afin que les employés soient informés du travail actuel et à venir, nous leur proposons de découvrir les activités prévues pour la période suivante. En général, cela couvre 2 à 3 mois maximum.
- « Merci, collègue ». Dans cette section, notre service exprime sa gratitude aux collègues pour l'aide qu'ils ont apportée. Il est toujours agréable pour les employés d'entendre des mots de remerciement ; ce n'est pas pour rien que l'on dit qu'il faut « féliciter en public ».
- Rubrique « Je ne suis pas lâche, mais j'ai peur et je préviens tout le monde ». Une nouvelle rubrique que nous avons lancée cette année. Nous avons invité nos collègues à partager leur expérience en matière de sécurité dans la vie quotidienne : par exemple, lorsqu'ils ont été confrontés à des situations à risque, comment ils y ont fait face et ce qu'ils ont fait. Nous pensons que les exemples personnels sont les plus marquants, car ils sont vécus par les gens et peuvent « toucher » ceux qui y sont sensibles.
Nous invitons également périodiquement des intervenants du département des ressources humaines ou d'autres services qui souhaitent partager des informations intéressantes liées au personnel afin de diversifier la présentation (par exemple, les récompenses des employés, les coordinateurs des initiatives de mode de vie sain, etc.).
Ces réunions en ligne enregistrent un taux de participation élevé du personnel depuis une longue période, ce qui témoigne de l'intérêt des employés, contribue à les impliquer dans les questions de sécurité et accroît leur sensibilisation. Il est important de planifier ces réunions à l'avance. Nous réservons le créneau dans le calendrier au moins un an à l'avance, et parfois plus. La présentation est également dupliquée sous forme imprimée sur les panneaux d'affichage dans les unités de production.