Komunikasi Bulanan dengan Karyawan (Format Online)

Praktik yang ingin saya bagikan hari ini adalah tentang pertemuan online bulanan dengan karyawan yang memiliki akses ke komputer. Di perusahaan kami, kami menyebutnya "EHS-update".

Inti dari praktik ini adalah bahwa dalam pertemuan ini kami menyampaikan hasil kerja selama sebulan, serta kegiatan yang direncanakan di bidang HSE. Namun, agar pertemuan semacam ini berlangsung lebih energik dan aktif, kami memasukkan alat-alat menarik yang ingin saya bagikan dengan Anda, dan juga secara umum menjelaskan struktur acara ini.

Pertemuan diadakan setiap bulan, pada minggu pertama setelah periode pelaporan. Waktunya memakan sekitar 40 menit. Peserta yang diundang adalah semua karyawan yang memiliki akses ke komputer. Presentasi dipimpin oleh kepala departemen HSE, dengan melibatkan peserta dari departemen lain jika diperlukan.

Struktur umum presentasi adalah sebagai berikut:

1. Briefing keselamatan 5 menit. Pertemuan ini SELALU dimulai dengan briefing keselamatan 5 menit, topiknya sangat beragam, bergantung pada musim saat pertemuan diadakan. Misalnya, di musim panas dan musim gugur, topiknya bisa berkaitan dengan keselamatan saat bekerja di kebun, pembuatan makanan awetan rumahan, penggunaan perkakas tangan berkebun, dll. Ada banyak sekali topik, beberapa di antaranya kami ulangi secara berkala, tetapi kami selalu berusaha memikirkan sesuatu yang baru dan menarik. Terkadang rekan kerja sendiri yang mengusulkan topik untuk sesi 5 menit ini, dalam hal ini kami meminta mereka untuk mempresentasikannya sendiri, sambil membantu menyiapkan materinya.
2. Statistik HSE. Di sini kami menyajikan informasi mengenai jumlah insiden yang terjadi di dalam perusahaan dan di lingkungan korporasi negara, serta KPI (Indikator Kinerja Utama) lainnya.

Dalam kasus kami, indikator kinerja utama untuk keselamatan kerja adalah:

– jumlah label keselamatan yang terbuka;

– jumlah karyawan yang membuka label tersebut;

– hasil audit perilaku (pohon kerugian dan pelaksanaan jadwal audit dibandingkan dengan rencana)

– hasil kontrol 3 tingkat di bidang keselamatan kerja

Indikator KPI untuk lingkungan:

– konsumsi air,

– pembuangan air limbah,

– emisi CO2,

– limbah yang dikirim untuk daur ulang dan pembuangan,

– konsumsi energi,

– ketidaksesuaian lingkungan yang diidentifikasi selama periode tersebut.

3. Informasi tentang insiden, yang terjadi di dalam perusahaan dan di lingkungan korporasi negara. Kami menjelaskan secara lebih rinci tentang keadaan insiden, disertai dengan materi foto
4. Kegiatan yang telah diselesaikan di bidang HSE: ini tidak hanya menyangkut pekerjaan yang dilakukan oleh departemen kami, tetapi juga karyawan dari departemen lain yang dilibatkan dalam pekerjaan tersebut. Hanya kegiatan utama dan signifikan yang akan menarik bagi audiens.
5. Perubahan dalam proses. Jika kami memperkenalkan inovasi, misalnya: meluncurkan proses pelatihan, atau inspeksi internal, kami pasti akan menginformasikan tentang perubahan utama, siapa yang akan terpengaruh, dan bagaimana dampaknya terhadap proses.
6. Statistik kontraktor. Kami menginformasikan tentang jumlah organisasi kontraktor yang bekerja di lokasi, serta pelanggaran yang terjadi, jika ada.
7. Aktivitas menarik selama periode tersebut. Ini bisa berupa kampanye sukarelawan yang telah lalu, hasil partisipasi dalam kompetisi di bidang HSE, hasil acara olahraga (spartakiade), peningkatan kondisi kerja karyawan, dll.
8. Pekerjaan yang sedang berlangsung. Agar karyawan mendapat informasi tentang pekerjaan saat ini dan yang akan datang, kami menyajikan aktivitas untuk periode mendatang. Biasanya ini maksimal 2-3 bulan ke depan.
9. "Terima kasih, rekan kerja". Di bagian ini, departemen kami mengucapkan terima kasih kepada rekan kerja atas bantuan tertentu yang telah mereka berikan. Karyawan selalu senang mendengar kata-kata penghargaan, tidak heran ada pepatah yang mengatakan bahwa "Pujian harus diberikan di depan umum".
10. Segmen "Saya bukan pengecut, tapi saya waspada dan memperingatkan semua orang". Ini adalah segmen baru yang kami luncurkan tahun ini. Kami mengundang rekan kerja untuk berbagi pengalaman keselamatan mereka dalam kehidupan sehari-hari: misalnya, ketika terjadi situasi berisiko, bagaimana mereka mengatasinya dan apa yang mereka lakukan. Kami merasa bahwa contoh pribadi adalah yang paling berdampak, karena dialami langsung oleh orang-orang dan dapat "menyentuh" mereka yang peduli.

Kami juga secara berkala mengundang pembicara dari departemen SDM atau departemen lain yang ingin berbagi informasi menarik terkait karyawan untuk memvariasikan presentasi (misalnya, penghargaan karyawan, koordinator untuk inisiatif gaya hidup sehat, dll.).

Pertemuan online ini telah menunjukkan tingkat kehadiran staf yang tinggi dalam jangka waktu yang lama, yang menunjukkan minat karyawan, membantu melibatkan mereka dalam masalah keselamatan, serta meningkatkan kesadaran mereka. Sangat penting untuk merencanakan pertemuan ini sebelumnya. Kami memesan waktu di kalender setidaknya untuk 1 tahun ke depan, dan terkadang lebih. Presentasi ini juga diduplikasi dalam bentuk cetak dan ditempel di papan informasi di unit produksi.