ผู้เขียน: Irina Klimanova, Head of HSE Service — Rosatom Fiberglass
แนวปฏิบัติที่ฉันอยากจะแบ่งปันในวันนี้เกี่ยวข้องกับการประชุมออนไลน์ประจำเดือนกับพนักงานที่สามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ได้ ในบริษัทของเรา เราเรียกการประชุมนี้ว่า «EHS-update»
สาระสำคัญของแนวปฏิบัตินี้คือ ในการประชุมดังกล่าว เราจะนำเสนอผลการดำเนินงานในรอบเดือน รวมถึงกิจกรรมที่วางแผนไว้ในด้าน HSE แต่เพื่อให้การประชุมเหล่านี้มีพลังและกระตือรือร้นมากขึ้น เราได้รวมเครื่องมือที่น่าสนใจซึ่งฉันอยากจะแบ่งปันกับคุณ และยังจะพูดถึงโครงสร้างโดยรวมของกิจกรรมนี้ด้วย
การประชุมจะจัดขึ้นทุกเดือน ในสัปดาห์แรกหลังจากรอบระยะเวลาการรายงาน โดยใช้เวลาประมาณ 40 นาที ผู้เข้าร่วมที่ได้รับเชิญคือพนักงานทุกคนที่สามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ได้ การนำเสนอจะดำเนินการโดยหัวหน้าฝ่าย HSE โดยอาจเชิญผู้เข้าร่วมจากแผนกอื่นๆ มาร่วมด้วยตามความจำเป็น
โครงสร้างโดยรวมของการนำเสนอมีดังนี้:
- ช่วงความปลอดภัย 5 นาที การประชุมนี้จะเริ่มต้นด้วยช่วงความปลอดภัย 5 นาทีเสมอ หัวข้อจะมีความหลากหลาย ขึ้นอยู่กับช่วงเวลาของปีที่จัดการประชุม ตัวอย่างเช่น ในช่วงฤดูร้อนและฤดูใบไม้ร่วง อาจเป็นหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยในการทำงานที่บ้านพักตากอากาศ การถนอมอาหารที่บ้าน การทำงานกับเครื่องมือช่าง ฯลฯ มีหัวข้อมากมาย บางหัวข้อเราก็นำมาพูดซ้ำเป็นระยะ แต่ส่วนใหญ่เราพยายามคิดค้นสิ่งใหม่ๆ ที่น่าสนใจ บางครั้งเพื่อนร่วมงานก็เสนอหัวข้อสำหรับช่วง 5 นาทีนี้เอง ในกรณีนี้เราจะขอให้พวกเขาเป็นผู้นำเสนอ โดยเราจะช่วยเตรียมเนื้อหาให้
- สถิติด้าน HSE ในส่วนนี้เราจะนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนอุบัติการณ์ที่เกิดขึ้นภายในบริษัทและในเครือขององค์กร รวมถึง KPI (ดัชนีชี้วัดผลงานหลัก) อื่นๆ
ในกรณีของเรา ดัชนีชี้วัดผลงานหลักด้านความปลอดภัยในการทำงาน ได้แก่:
– จำนวนป้ายเตือนความปลอดภัยที่เปิดอยู่;
– จำนวนพนักงานที่เปิดป้ายเตือนเหล่านี้;
– ผลการตรวจสอบพฤติกรรม (แผนผังความสูญเสียและการดำเนินการตามกำหนดการตรวจสอบเทียบกับแผนที่วางไว้)
– ผลการควบคุมด้านความปลอดภัยในการทำงานแบบ 3 ขั้นตอน
ตัวชี้วัด KPI ด้านสิ่งแวดล้อม:
– การใช้น้ำ,
– การปล่อยน้ำเสีย,
– การปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ (CO2),
– ของเสียที่ส่งไปรีไซเคิลและกำจัด,
– การใช้พลังงาน,
– ความไม่สอดคล้องด้านสิ่งแวดล้อมที่พบในช่วงเวลาดังกล่าว
- ข้อมูลเกี่ยวกับอุบัติการณ์ ที่เกิดขึ้นภายในบริษัทและในเครือขององค์กร เราจะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับสถานการณ์ของอุบัติการณ์ พร้อมภาพประกอบ
- กิจกรรมที่ดำเนินการแล้ว ในด้าน HSE: ไม่เพียงแต่เกี่ยวข้องกับงานที่แผนกของเราดำเนินการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานจากแผนกอื่นๆ ที่มีส่วนร่วมในงานด้วย โดยจะนำเสนอเฉพาะกิจกรรมหลักและกิจกรรมสำคัญที่น่าสนใจสำหรับผู้ฟัง
- การเปลี่ยนแปลงในกระบวนการ หากเรานำเสนอนวัตกรรมใหม่ๆ เช่น การเริ่มกระบวนการฝึกอบรม หรือการตรวจสอบภายใน เราจะแจ้งให้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ ใครจะได้รับผลกระทบ และอาจส่งผลต่อกระบวนการอย่างไร
- สถิติเกี่ยวกับผู้รับเหมา แจ้งให้ทราบเกี่ยวกับจำนวนผู้รับเหมาที่ทำงานในพื้นที่ และการละเมิดกฎระเบียบหากมี
- กิจกรรมที่น่าสนใจในช่วงเวลาดังกล่าว อาจเป็นกิจกรรมอาสาสมัครที่ผ่านมา ผลการเข้าร่วมการแข่งขันในด้าน HSE ผลการแข่งขันกีฬา การปรับปรุงสภาพการทำงานของพนักงาน ฯลฯ
- งานที่กำลังดำเนินการ เพื่อให้พนักงานได้รับทราบเกี่ยวกับงานปัจจุบันและงานที่กำลังจะเกิดขึ้น เราจะนำเสนอกิจกรรมสำหรับช่วงเวลาในอนาคต โดยปกติจะใช้เวลาสูงสุด 2-3 เดือน
- «ขอบคุณเพื่อนร่วมงาน» ในส่วนนี้ แผนกของเราจะแสดงความขอบคุณต่อเพื่อนร่วมงานสำหรับความช่วยเหลือต่างๆ ที่พวกเขามอบให้ พนักงานมักจะรู้สึกดีเสมอที่ได้ยินคำขอบคุณ ดังคำกล่าวที่ว่า «ควรชื่นชมต่อหน้าผู้อื่น»
- ช่วง «ฉันไม่ได้ขี้ขลาด แต่ฉันกลัวและขอเตือนทุกคน» เป็นช่วงใหม่ที่เราเริ่มในปีนี้ เราเสนอให้เพื่อนร่วมงานแบ่งปันประสบการณ์ด้านความปลอดภัยในชีวิตประจำวัน เช่น เมื่อเกิดสถานการณ์ที่มีความเสี่ยง พวกเขาจัดการอย่างไรและทำอะไรบ้าง เราคิดว่าตัวอย่างจากประสบการณ์จริงเป็นสิ่งที่ชัดเจนที่สุด เพราะเป็นสิ่งที่ผู้คนประสบมาจริงๆ และสามารถ «เข้าถึง» ผู้ที่ใส่ใจได้
นอกจากนี้ เรายังเชิญวิทยากรจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือแผนกอื่นๆ เป็นระยะๆ ซึ่งต้องการแบ่งปันข้อมูลที่น่าสนใจเกี่ยวกับพนักงาน เพื่อเพิ่มความหลากหลายให้กับการนำเสนอ (เช่น รางวัลของพนักงาน ผู้ดูแลด้านวิถีชีวิตที่มีสุขภาพดี ฯลฯ)
การประชุมออนไลน์เหล่านี้มีอัตราการเข้าร่วมของพนักงานสูงอย่างต่อเนื่องเป็นเวลานาน ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความสนใจของพนักงาน ช่วยดึงดูดให้พวกเขามีส่วนร่วมในประเด็นด้านความปลอดภัย และเพิ่มความตระหนักรู้ สิ่งสำคัญคือต้องวางแผนการประชุมเหล่านี้ล่วงหน้า เราจะจองเวลาในปฏิทินล่วงหน้าอย่างน้อย 1 ปี และบางครั้งก็มากกว่านั้น นอกจากนี้ การนำเสนอยังถูกทำสำเนาในรูปแบบสิ่งพิมพ์เพื่อติดบนบอร์ดข้อมูลในแผนกการผลิตอีกด้วย