Autore: Irina Klimanova, Head of HSE Service — Rosatom Fiberglass
La pratica che vorrei condividere oggi è dedicata agli incontri mensili online con i dipendenti che hanno accesso a un computer. Nella nostra azienda li chiamiamo «EHS-update».
L'essenza di questa pratica consiste nel presentare, durante l'incontro, i risultati del lavoro del mese e le attività pianificate in ambito HSE. Tuttavia, affinché questi incontri siano più dinamici e interattivi, abbiamo introdotto alcuni strumenti interessanti che vorrei condividere con voi, oltre a illustrare in generale la struttura di questo evento.
Gli incontri vengono organizzati ogni mese, nella prima settimana successiva al periodo di riferimento. Durano circa 40 minuti. Sono invitati a partecipare tutti i dipendenti che hanno accesso a un computer. La presentazione è condotta dal responsabile del dipartimento HSE, coinvolgendo, se necessario, partecipanti di altri reparti.
La struttura generale della presentazione è la seguente:
- 5 minuti per la sicurezza. Questo incontro inizia SEMPRE con 5 minuti dedicati alla sicurezza. Gli argomenti sono molto vari e dipendono anche dal periodo dell'anno in cui si tiene l'incontro. Ad esempio, in estate e in autunno possono riguardare la sicurezza durante i lavori in giardino, la preparazione di conserve fatte in casa, l'uso di attrezzi manuali da giardinaggio, ecc. Gli argomenti sono tantissimi; alcuni li ripetiamo periodicamente, ma in generale cerchiamo di proporre sempre qualcosa di nuovo e interessante. A volte i colleghi stessi propongono un argomento per i 5 minuti: in tal caso, chiediamo loro di presentarlo in prima persona, aiutandoli a preparare il materiale.
- Statistiche HSE. Qui riportiamo le informazioni relative al numero di incidenti verificatisi all'interno dell'azienda e nel perimetro della corporazione statale, oltre ad altri KPI (indicatori chiave di prestazione).
Nel nostro caso, gli indicatori chiave per la sicurezza sul lavoro sono:
– numero di segnalazioni di sicurezza aperte;
– numero di dipendenti che aprono queste segnalazioni;
– risultati degli audit comportamentali (alberi delle perdite e rispetto del programma di audit rispetto al piano);
– risultati del controllo a 3 livelli in ambito HSE.
Indicatori KPI per l'ambiente:
– consumo di acqua;
– scarico di acque reflue;
– emissioni di CO2;
– rifiuti inviati al riciclo e allo smaltimento;
– consumo di energia;
– non conformità ambientali rilevate nel periodo.
- Informazioni sugli incidenti verificatisi all'interno dell'azienda e nel perimetro della corporazione statale. Spieghiamo in modo più dettagliato le circostanze degli incidenti, supportati da materiale fotografico.
- Attività completate in ambito HSE: questo non riguarda solo il lavoro svolto dal nostro dipartimento, ma anche quello dei dipendenti di altri reparti che sono stati coinvolti. Presentiamo solo le attività chiave e significative che possono interessare il pubblico.
- Cambiamenti nei processi. Se introduciamo delle novità, ad esempio: l'avvio di un processo di formazione o di ispezioni interne, comunichiamo sempre i cambiamenti chiave, chi ne sarà interessato e come potrebbero influire sui processi.
- Statistiche sulle aziende appaltatrici. Informiamo sul numero di aziende appaltatrici che lavorano sul territorio e sulle eventuali violazioni riscontrate.
- Attività interessanti durante il periodo. Possono essere campagne di volontariato passate, risultati della partecipazione a concorsi in ambito HSE, risultati di eventi sportivi aziendali, miglioramenti delle condizioni di lavoro dei dipendenti, ecc.
- Su cosa stiamo lavorando. Affinché i dipendenti siano informati sul lavoro in corso e futuro, proponiamo una panoramica delle attività per il periodo successivo. Di solito si tratta di un massimo di 2-3 mesi.
- "Grazie, collega". In questa sezione, il nostro dipartimento esprime gratitudine ai colleghi per l'aiuto che hanno fornito. Ai dipendenti fa sempre piacere sentire parole di ringraziamento; non a caso si dice che "gli elogi vanno fatti in pubblico".
- Rubrica "Non sono un codardo, ma ho paura e avverto tutti". Una nuova rubrica che abbiamo lanciato quest'anno. Abbiamo invitato i colleghi a condividere le loro esperienze sulla sicurezza nella vita quotidiana: ad esempio, quando si sono verificate situazioni di rischio, come le hanno affrontate e cosa hanno fatto. Crediamo che gli esempi personali siano i più incisivi, perché sono vissuti in prima persona e possono "toccare" la sensibilità delle persone.
Inoltre, invitiamo periodicamente relatori del dipartimento delle risorse umane o di altri reparti che desiderano condividere informazioni interessanti relative al personale per diversificare la presentazione (ad esempio, premi ai dipendenti, referenti per le iniziative di stile di vita sano, ecc.).
Questi incontri online registrano un'alta partecipazione del personale da molto tempo, il che dimostra l'interesse dei dipendenti, aiuta a coinvolgerli nelle questioni di sicurezza e ad aumentare la loro consapevolezza. È importante pianificare questi incontri in anticipo. Prenotiamo il tempo nel calendario per almeno 1 anno, a volte anche di più. La presentazione viene inoltre duplicata in formato cartaceo e affissa nelle bacheche informative dei reparti di produzione.