Autor: Irina Klimanova, Head of HSE Service — Rosatom Fiberglass
Die Praxis, die ich heute teilen möchte, widmet sich den monatlichen Online-Meetings mit Mitarbeitern, die Zugang zu einem Computer haben. In unserem Unternehmen nennen wir sie „EHS-Update“.
Der Kern der Praxis besteht darin, dass wir bei diesem Meeting die Arbeitsergebnisse des Monats sowie geplante Maßnahmen im Bereich HSE vorstellen. Damit solche Meetings jedoch dynamischer und aktiver verlaufen, haben wir interessante Instrumente integriert, die ich gerne mit Ihnen teilen möchte, ebenso wie die allgemeine Struktur dieser Veranstaltung.
Die Meetings werden jeden Monat in der ersten Woche nach dem Berichtszeitraum organisiert. Sie dauern etwa 40 Minuten. Eingeladen sind alle Mitarbeiter mit Computerzugang. Die Präsentation wird vom Leiter der HSE-Abteilung gehalten, wobei bei Bedarf Teilnehmer aus anderen Abteilungen hinzugezogen werden.
Die allgemeine Struktur der Präsentation sieht wie folgt aus:
- 5-Minuten-Sicherheits-Briefing. Dieses Meeting beginnt IMMER mit einem 5-minütigen Sicherheits-Briefing. Die Themen sind sehr vielfältig und hängen unter anderem von der Jahreszeit ab, in der das Meeting stattfindet. Im Sommer und Herbst können dies beispielsweise Themen rund um die Sicherheit bei der Gartenarbeit, das Einmachen von Lebensmitteln, den Umgang mit Handwerkzeugen im Garten usw. sein. Es gibt sehr viele Themen; einige wiederholen wir regelmäßig, aber meistens versuchen wir, uns etwas Neues und Interessantes auszudenken. Manchmal schlagen die Kollegen selbst ein Thema für das 5-Minuten-Briefing vor. In diesem Fall bitten wir sie, selbst vorzutragen, und helfen bei der Vorbereitung des Materials.
- HSE-Statistiken. Hier präsentieren wir Informationen zur Anzahl der Vorfälle, die sich innerhalb des Unternehmens und im Umfeld des Staatskonzerns ereignet haben, sowie andere KPIs (Leistungskennzahlen).
In unserem Fall sind die wichtigsten HSE-Kennzahlen:
– Anzahl der offenen Sicherheitsmeldungen;
– Anzahl der Mitarbeiter, die diese Meldungen erstellen;
– Ergebnisse von Verhaltensaudits (Verlustbäume und Erfüllung des Auditplans im Vergleich zum Soll);
– Ergebnisse der 3-stufigen HSE-Kontrolle.
Umwelt-KPIs:
– Wasserverbrauch,
– Abwassereinleitung,
– CO2-Emissionen,
– zur Wiederverwertung und Entsorgung übergebene Abfälle,
– Energieverbrauch,
– im Berichtszeitraum festgestellte Umweltabweichungen.
- Informationen zu Vorfällen, die sich innerhalb des Unternehmens und im Umfeld des Staatskonzerns ereignet haben. Wir erläutern die Umstände der Vorfälle detaillierter, unterstützt durch Fotomaterial.
- Durchgeführte HSE-Maßnahmen: Dies betrifft nicht nur die Arbeit unserer Abteilung, sondern auch die von Mitarbeitern anderer Abteilungen, die in die Arbeit einbezogen wurden. Es werden nur wichtige und bedeutende Maßnahmen vorgestellt, die für das Publikum von Interesse sind.
- Prozessänderungen. Wenn wir Neuerungen einführen, zum Beispiel einen Schulungsprozess oder interne Inspektionen starten, informieren wir unbedingt über die wichtigsten Änderungen, wen sie betreffen und wie sie sich auf die Prozesse auswirken können.
- Statistiken zu Auftragnehmern. Wir informieren über die Anzahl der auf dem Gelände tätigen Auftragnehmer und über eventuelle Verstöße.
- Interessante Aktivitäten im Berichtszeitraum. Dies können vergangene Freiwilligenaktionen, Ergebnisse der Teilnahme an HSE-Wettbewerben, Ergebnisse von Sportveranstaltungen, Verbesserungen der Arbeitsbedingungen usw. sein.
- Woran wir arbeiten. Damit die Mitarbeiter über laufende und anstehende Arbeiten informiert sind, stellen wir die Aktivitäten für den kommenden Zeitraum vor. In der Regel sind das maximal 2-3 Monate.
- „Danke, Kollege“. In diesem Abschnitt bedankt sich unsere Abteilung bei Kollegen für die geleistete Unterstützung. Es ist für Mitarbeiter immer schön, Dankesworte zu hören. Nicht umsonst sagt man: „Lob sollte öffentlich ausgesprochen werden“.
- Rubrik „Ich bin kein Feigling, aber ich bin vorsichtig und warne alle“. Eine neue Rubrik, die wir dieses Jahr eingeführt haben. Wir haben die Kollegen eingeladen, ihre Sicherheitserfahrungen im Alltag zu teilen: zum Beispiel, wenn riskante Situationen auftraten, wie sie damit umgegangen sind und was sie getan haben. Wir glauben, dass persönliche Beispiele am eindrucksvollsten sind, weil sie von Menschen erlebt werden und andere emotional berühren können.
Außerdem laden wir regelmäßig Referenten aus der Personalabteilung oder anderen Abteilungen ein, die interessante Informationen rund um das Personal teilen möchten, um die Präsentation abwechslungsreicher zu gestalten (z. B. Mitarbeiterauszeichnungen, Betreuer für einen gesunden Lebensstil usw.).
Diese Online-Meetings verzeichnen über einen langen Zeitraum hinweg eine hohe Teilnehmerzahl, was das Interesse der Mitarbeiter zeigt, sie in Sicherheitsfragen einbindet und ihr Bewusstsein schärft. Es ist wichtig, diese Meetings im Voraus zu planen. Wir reservieren die Zeit im Kalender für mindestens ein Jahr, manchmal auch länger. Die Präsentation wird zudem ausgedruckt und an den Informationstafeln in den Produktionsabteilungen ausgehängt.