Autor: Irina Klimanova, Head of HSE Service — Rosatom Fiberglass
A prática que gostaria de compartilhar hoje é dedicada às reuniões mensais online com os colaboradores que têm acesso a um computador. Na nossa empresa, chamamos a isso de "EHS-update".
A essência da prática consiste em apresentar, nesta reunião, os resultados do trabalho do mês, bem como as atividades planejadas na área de HSE. Mas, para tornar essas reuniões mais dinâmicas e ativas, incluímos ferramentas interessantes que gostaria de compartilhar com vocês, além de falar de forma geral sobre a estrutura deste evento.
As reuniões são organizadas todos os meses, na primeira semana seguinte ao período de referência. Duram cerca de 40 minutos. Os participantes convidados são todos os colaboradores com acesso a um computador. A apresentação é conduzida pelo responsável do departamento de HSE, envolvendo participantes de outros departamentos conforme necessário.
A estrutura geral da apresentação é a seguinte:
- 5 minutos de segurança. Esta reunião começa SEMPRE com 5 minutos de segurança. Os temas são muito variados e dependem, entre outras coisas, da época do ano em que a reunião se realiza. Por exemplo, no verão e no outono, podem ser temas relacionados com a segurança ao trabalhar no jardim, a preparação de conservas caseiras, o trabalho com ferramentas manuais de jardinagem, etc. Há muitos temas; alguns repetimos periodicamente, mas, em geral, tentamos criar algo novo e interessante. Por vezes, os próprios colegas propõem um tema para os 5 minutos; nesse caso, pedimos que eles mesmos façam a apresentação, ajudando-os a preparar o material.
- Estatísticas de HSE. Aqui refletimos as informações relativas ao número de incidentes ocorridos dentro da empresa e no âmbito da corporação estatal, bem como outros KPIs (indicadores-chave de desempenho).
No nosso caso, os principais indicadores de segurança no trabalho são:
– número de cartões de segurança abertos;
– número de colaboradores que abrem esses cartões;
– resultados das auditorias comportamentais (árvores de perdas e cumprimento do cronograma de auditorias em comparação com o plano);
– resultados do controle de 3 níveis na área de HSE.
Indicadores KPI de meio ambiente:
– consumo de água;
– descarte de águas residuais;
– emissões de CO2;
– resíduos enviados para reciclagem e destinação final;
– consumo de energia;
– não conformidades ambientais identificadas no período.
- Informações sobre incidentes ocorridos dentro da empresa e no âmbito da corporação estatal. Explicamos com mais detalhes as circunstâncias dos incidentes, com material fotográfico.
- Atividades de HSE concluídas: isto não diz respeito apenas ao trabalho realizado pelo nosso departamento, mas também aos colaboradores de outros departamentos que estiveram envolvidos. Apenas as atividades principais e significativas que serão de interesse para o público.
- Mudanças nos processos. Se introduzirmos inovações, por exemplo: lançarmos um processo de treinamento ou de inspeções internas, informamos obrigatoriamente sobre as principais mudanças, quem será afetado e como isso pode impactar os processos.
- Estatísticas de empresas contratadas. Informamos sobre o número de empresas contratadas trabalhando no local e sobre as infrações, caso tenham ocorrido.
- Atividades interessantes durante o período. Podem ser ações de voluntariado realizadas, resultados da participação em concursos na área de HSE, resultados de competições esportivas, melhorias nas condições de trabalho dos funcionários, etc.
- No que estamos trabalhando. Para que os colaboradores estejam informados sobre o trabalho atual e futuro, apresentamos as atividades para o próximo período. Geralmente, trata-se de 2 a 3 meses, no máximo.
- "Obrigado, colega". Nesta seção, o nosso departamento expressa gratidão aos colegas por alguma ajuda que tenham prestado. Os colaboradores gostam sempre de ouvir palavras de agradecimento; não é à toa que se diz que "devemos elogiar em público".
- Rubrica "Não sou covarde, mas tenho medo e aviso a todos". Uma nova rubrica que lançamos este ano. Propusemos aos colegas que compartilhassem as suas experiências de segurança na vida cotidiana: por exemplo, quando ocorreram situações de risco, como lidaram com elas e o que fizeram. Acreditamos que os exemplos pessoais são os mais marcantes, pois são vividos pelas pessoas e podem "tocar" aqueles que se importam.
Também convidamos periodicamente palestrantes do departamento de recursos humanos ou de outros setores que queiram compartilhar informações interessantes relacionadas com o pessoal, para diversificar a apresentação (por exemplo, prêmios para colaboradores, coordenadores de iniciativas de estilo de vida saudável, etc.).
Estas reuniões online têm demonstrado uma elevada taxa de participação dos colaboradores durante um longo período, o que indica o interesse da equipe, ajuda a envolvê-los em questões de segurança e aumenta a sua conscientização. É importante planejar estas reuniões com antecedência. Reservamos o tempo no calendário com pelo menos 1 ano de antecedência, e às vezes mais. A apresentação também é duplicada em formato impresso nos quadros de avisos dos departamentos de produção.