Autor: Irina Klimanova, Head of HSE Service — Rosatom Fiberglass
Praktyka, którą chciałabym się dzisiaj podzielić, dotyczy comiesięcznych spotkań online z pracownikami mającymi dostęp do komputera. W naszej firmie nazywamy je „EHS-update”.
Istota tej praktyki polega na tym, że podczas spotkania omawiamy wyniki pracy z danego miesiąca, a także planowane działania w obszarze HSE. Aby jednak takie spotkania przebiegały bardziej dynamicznie i aktywnie, wprowadziliśmy ciekawe narzędzia, którymi chciałabym się z wami podzielić, a także ogólnie opowiedzieć o strukturze tego wydarzenia.
Spotkania organizowane są co miesiąc, w pierwszym tygodniu po okresie sprawozdawczym. Trwają około 40 minut. Zaproszonymi uczestnikami są wszyscy pracownicy mający dostęp do komputera. Prezentację prowadzi kierownik działu HSE, w razie potrzeby angażując uczestników z innych działów.
Ogólna struktura prezentacji wygląda następująco:
- 5 minut dla bezpieczeństwa. ZAWSZE to spotkanie rozpoczyna się od 5-minutowej pogadanki na temat bezpieczeństwa. Tematy są bardzo różnorodne i zależą między innymi od pory roku, w której odbywa się spotkanie. Na przykład latem i jesienią mogą to być tematy związane z bezpieczeństwem podczas prac na działce, przygotowywaniem domowych przetworów, pracą z ręcznymi narzędziami ogrodowymi itp. Tematów jest mnóstwo, niektóre z nich okresowo powtarzamy, ale głównie staramy się wymyślać coś nowego i ciekawego. Czasami współpracownicy sami proponują temat na 5-minutówkę – w takim przypadku prosimy ich o samodzielne wystąpienie, pomagając w przygotowaniu materiału.
- Statystyki dotyczące HSE. W tym punkcie przedstawiamy informacje dotyczące liczby incydentów, które miały miejsce w firmie oraz w ramach korporacji państwowej, a także inne wskaźniki KPI (kluczowe wskaźniki efektywności).
W naszym przypadku kluczowe wskaźniki dotyczące bezpieczeństwa pracy to:
– liczba otwartych zgłoszeń dotyczących bezpieczeństwa;
– liczba pracowników dokonujących tych zgłoszeń;
– wyniki audytów behawioralnych (drzewa strat i realizacja harmonogramu audytów w stosunku do planu);
– wyniki 3-stopniowej kontroli w obszarze HSE.
Wskaźniki KPI dotyczące ochrony środowiska:
– zużycie wody,
– zrzut ścieków,
– emisja CO2,
– odpady przekazane do recyklingu i utylizacji,
– zużycie energii,
– niezgodności środowiskowe wykryte w danym okresie.
- Informacje o incydentach, które miały miejsce w firmie i w ramach korporacji państwowej. Bardziej szczegółowo omawiamy okoliczności zdarzeń, wykorzystując materiały zdjęciowe.
- Zrealizowane działania w obszarze HSE: dotyczy to nie tylko pracy wykonanej przez nasz dział, ale także przez pracowników innych działów, którzy byli zaangażowani w te działania. Przedstawiamy tylko kluczowe i znaczące inicjatywy, które będą interesujące dla odbiorców.
- Zmiany w procesach. Jeśli wprowadzamy innowacje, na przykład uruchamiamy proces szkoleniowy lub wewnętrzne inspekcje, koniecznie informujemy o kluczowych zmianach, kogo one dotkną i jak mogą wpłynąć na procesy.
- Statystyki dotyczące podwykonawców. Informujemy o liczbie firm zewnętrznych pracujących na terenie zakładu oraz o ewentualnych naruszeniach, jeśli takie miały miejsce.
- Ciekawe aktywności w danym okresie. Mogą to być minione akcje wolontariackie, wyniki udziału w konkursach związanych z HSE, wyniki spartakiady, poprawa warunków pracy pracowników itp.
- Nad czym obecnie pracujemy. Aby pracownicy byli na bieżąco z obecnymi i nadchodzącymi zadaniami, przedstawiamy plan działań na najbliższy okres. Zazwyczaj obejmuje to maksymalnie 2-3 miesiące.
- „Dziękuję, kolego”. W tej sekcji nasz dział wyraża wdzięczność współpracownikom za okazaną pomoc. Pracownikom zawsze miło jest usłyszeć słowa uznania, nie bez powodu mówi się, że „chwalić należy publicznie”.
- Rubryka „Nie jestem tchórzem, ale się boję i ostrzegam wszystkich”. To nowa rubryka, którą uruchomiliśmy w tym roku. Zaproponowaliśmy współpracownikom, aby dzielili się swoimi doświadczeniami związanymi z bezpieczeństwem w życiu codziennym: na przykład sytuacjami niosącymi ryzyko, jak sobie z nimi poradzili i co zrobili. Uważamy, że osobiste przykłady są najbardziej wyraziste, ponieważ są przeżywane przez ludzi i mogą „poruszyć” tych, którym nie jest to obojętne.
Okresowo zapraszamy również prelegentów z działu HR lub innych jednostek, którzy chcą podzielić się ciekawymi informacjami związanymi z personelem, aby urozmaicić prezentację (np. nagrody dla pracowników, koordynatorzy ds. zdrowego stylu życia itp.).
Te spotkania online od dłuższego czasu cieszą się wysoką frekwencją wśród personelu, co świadczy o zainteresowaniu pracowników, pomaga angażować ich w kwestie bezpieczeństwa, a także zwiększać ich świadomość. Ważne jest, aby planować te spotkania z wyprzedzeniem. Rezerwujemy czas w kalendarzu na co najmniej rok do przodu, a czasem nawet dłużej. Prezentacja jest również powielana w formie wydruku i umieszczana na tablicach informacyjnych w działach produkcyjnych.