Tác giả: Irina Klimanova, Head of HSE Service — Rosatom Fiberglass
Thực tiễn mà tôi muốn chia sẻ hôm nay xoay quanh các cuộc họp trực tuyến hàng tháng với những nhân viên có quyền truy cập máy tính. Tại công ty chúng tôi, chúng được gọi là "EHS-update".
Bản chất của thực tiễn này là trong cuộc họp, chúng tôi trình bày kết quả công việc của tháng, cũng như các hoạt động dự kiến trong lĩnh vực an toàn lao động (HSE). Nhưng để những cuộc họp như vậy diễn ra sôi nổi và tích cực hơn, chúng tôi đã đưa vào các công cụ thú vị mà tôi muốn chia sẻ với các bạn, đồng thời nói tổng quan về cấu trúc của sự kiện này.
Các cuộc họp được tổ chức hàng tháng, vào tuần đầu tiên sau kỳ báo cáo. Thời lượng khoảng 40 phút. Thành phần khách mời là tất cả nhân viên có quyền truy cập máy tính. Bài thuyết trình do trưởng bộ phận An toàn, Sức khỏe và Môi trường (HSE) chủ trì, có thể mời thêm người tham gia từ các phòng ban khác nếu cần.
Cấu trúc tổng thể của bài thuyết trình như sau:
- 5 phút an toàn. Cuộc họp LUÔN LUÔN bắt đầu bằng 5 phút an toàn, với các chủ đề rất đa dạng, phụ thuộc vào thời điểm trong năm khi tổ chức cuộc họp. Ví dụ, vào mùa hè và mùa thu, đó có thể là các chủ đề liên quan đến an toàn khi làm việc tại nhà vườn, chuẩn bị đồ hộp tại nhà, làm việc với dụng cụ cầm tay làm vườn, v.v. Có rất nhiều chủ đề, một số được chúng tôi lặp lại định kỳ, nhưng chủ yếu chúng tôi cố gắng nghĩ ra những điều mới mẻ và thú vị. Đôi khi chính các đồng nghiệp đề xuất chủ đề cho 5 phút an toàn, trong trường hợp đó chúng tôi yêu cầu họ tự trình bày và hỗ trợ họ chuẩn bị tài liệu.
- Thống kê về an toàn lao động, môi trường và an toàn công nghiệp (HSE). Tại đây, chúng tôi phản ánh thông tin liên quan đến số lượng sự cố xảy ra trong nội bộ công ty và trong phạm vi tập đoàn nhà nước, cũng như các KPI (chỉ số hiệu suất cốt lõi) khác.
Trong trường hợp của chúng tôi, các chỉ số cốt lõi về an toàn lao động là:
– số lượng thẻ an toàn được mở;
– số lượng nhân viên mở các thẻ này;
– kết quả đánh giá hành vi (cây tổn thất và tiến độ thực hiện lịch trình đánh giá so với kế hoạch)
– kết quả kiểm soát 3 cấp độ trong lĩnh vực an toàn lao động
Các chỉ số KPI về môi trường:
– lượng nước tiêu thụ,
– lượng nước thải xả ra,
– lượng khí thải CO2,
– chất thải được chuyển đi tái chế và xử lý,
– năng lượng tiêu thụ,
– các điểm không phù hợp về môi trường được phát hiện trong kỳ.
- Thông tin về các sự cố, xảy ra trong nội bộ công ty và trong phạm vi tập đoàn nhà nước. Chúng tôi trình bày chi tiết hơn về hoàn cảnh xảy ra sự cố, kèm theo tài liệu hình ảnh
- Các hoạt động đã thực hiện về an toàn lao động, môi trường và an toàn công nghiệp (HSE): điều này không chỉ liên quan đến công việc do bộ phận của chúng tôi thực hiện, mà còn bao gồm cả nhân viên từ các phòng ban khác được huy động tham gia. Chỉ trình bày những hoạt động trọng tâm và có ý nghĩa, thu hút sự quan tâm của khán giả.
- Thay đổi trong quy trình. Nếu chúng tôi áp dụng những đổi mới, ví dụ: triển khai quy trình đào tạo hoặc thanh tra nội bộ, chúng tôi chắc chắn sẽ thông báo về những thay đổi chính, đối tượng bị ảnh hưởng và tác động có thể có đối với các quy trình.
- Thống kê về các nhà thầu. Thông báo về số lượng nhà thầu đang làm việc trên công trường, cũng như các vi phạm nếu có.
- Các hoạt động thú vị trong kỳ. Đó có thể là các chiến dịch tình nguyện đã diễn ra, kết quả tham gia các cuộc thi về an toàn lao động, môi trường và an toàn công nghiệp (HSE), kết quả hội thao, cải thiện điều kiện làm việc của nhân viên, v.v.
- Công việc đang tiến hành. Để nhân viên nắm được thông tin về công việc hiện tại và sắp tới, chúng tôi giới thiệu các hoạt động trong kỳ tới. Thông thường là tối đa 2-3 tháng.
- "Cảm ơn đồng nghiệp". Trong phần này, bộ phận của chúng tôi bày tỏ lòng biết ơn đến các đồng nghiệp vì sự giúp đỡ mà họ đã mang lại. Nhân viên luôn cảm thấy vui khi nghe những lời cảm ơn, không phải vô cớ mà người ta nói rằng "Nên khen ngợi trước đám đông".
- Chuyên mục "Tôi không hèn nhát, nhưng tôi sợ và cảnh báo mọi người". Đây là một chuyên mục mới mà chúng tôi đã ra mắt trong năm nay. Chúng tôi đề nghị các đồng nghiệp chia sẻ kinh nghiệm về an toàn trong cuộc sống hàng ngày: ví dụ, khi xảy ra những tình huống mang tính rủi ro, họ đã đối phó như thế nào và làm gì. Chúng tôi cho rằng những ví dụ cá nhân là sinh động nhất, bởi vì chúng được trải nghiệm thực tế và có thể "chạm" đến những người quan tâm.
Chúng tôi cũng định kỳ mời các diễn giả từ phòng nhân sự hoặc các bộ phận khác muốn chia sẻ thông tin thú vị liên quan đến nhân sự để làm phong phú thêm bài thuyết trình (ví dụ: giải thưởng của nhân viên, người phụ trách các chương trình lối sống lành mạnh, v.v.).
Các cuộc họp trực tuyến này cho thấy tỷ lệ tham gia cao của nhân viên trong một thời gian dài, điều này chứng tỏ sự quan tâm của họ, giúp thu hút họ vào các vấn đề an toàn, cũng như nâng cao nhận thức. Việc lên kế hoạch trước cho những cuộc họp này là rất quan trọng. Chúng tôi đặt lịch trước ít nhất 1 năm, và đôi khi còn lâu hơn. Bài thuyết trình cũng được in ra và dán trên các bảng thông tin tại các bộ phận sản xuất.