A menudo, en mis presentaciones en la plataforma HSE DAYS, escucho muchas preguntas sobre la implementación de diversos proyectos de capacitación. Últimamente, los colegas solicitan con más frecuencia acciones sencillas y claras para organizar el trabajo de filmación de videoinstrucciones. Colegas, este artículo es para ustedes. Espero que mi experiencia les sea de utilidad.
Así pues, su supervisor le ha asignado una tarea: organizar el trabajo de filmación de videoinstrucciones para las profesiones principales. ¿Por dónde empezar, qué camino seguir y cómo evitar los errores que muchos cometen en este proceso?
Vayamos por partes. Es un proyecto moderno con múltiples ventajas que permite ahorrar tiempo en la producción (el cual siempre escasea drásticamente). Ventajas de las instrucciones en formato de video:
Sin embargo, nadie ha cancelado la evaluación del instruido al finalizar. Esto es para asegurarse de que todo se haya comprendido correctamente y que el conocimiento permanezca. En esta etapa, es mejor reforzar los conocimientos e identificar lagunas mediante una instrucción participativa. ¿Ha oído hablar de esto? Lo mencioné en una de mis publicaciones anteriores en el blog de expertos.
Ahora, veamos los mitos que enfrentamos al decidir lanzar el proyecto de "Videoinstrucciones".
Mito n.º 1:
Podemos contratar a alguien que lo haga de manera profesional y económica POR NOSOTROS. En cuanto a lo profesional, puedo estar de acuerdo, aunque con ciertas dudas. Es posible que simplemente carezcan de la experiencia técnica que usted posee. Respecto a lo económico, lo dudo mucho. Y que alguien lo haga por usted o sin usted, es algo que pongo en GRAN duda.
Mito n.º 2:
Se necesita un equipo enorme para implementar el proyecto. Por ejemplo, un productor de moda, camarógrafo, editor, diseñador gráfico, locutor, guionista, director, un empleado para trabajar en el contenido de las especificaciones técnicas, y un largo etcétera. Cuando razonamos así, o bien nuestros contratistas nos han lavado el cerebro para cobrarnos más, o simplemente no sabemos qué hacer ni cómo. Comparto mi experiencia: impulsamos el proyecto de "Videoinstrucciones" en Krastsvetmet entre dos personas: el contratista y yo. No descarto que tuviéramos mucha suerte de ser tan productivos. Yo fui el motor del proyecto, creadora de los guiones y, esencialmente, la directora. El contratista filmó, editó, creó los gráficos y gestionó la locución con un profesional. Más tarde, cuando la dirección aprobó el proyecto piloto, lo escalamos involucrando a colegas del departamento de HSE (para la creación de guiones y supervisión de filmaciones). Finalmente, transferimos todo el proceso a la gestión de HSE.
Mito n.º 3:
Es necesario crear especificaciones técnicas detalladas para cada video. Pero... nadie sabe cómo hacerlo. Razonemos juntos. Se puede elegir el camino difícil y escribir especificaciones técnicas para cada videoinstrucción, o se puede (y se debe) tomar la instrucción de HSE y, prácticamente sin cambiar su contenido, obtener el guion del futuro video. ¿Por qué es tan importante no cambiar nada (añadir, excluir, fantasear o cambiar drásticamente la redacción)? Se puede simplificar, se puede traducir del lenguaje burocrático al lenguaje común, pero no se puede alterar. Es un acto normativo local y apenas hay margen para la creatividad. El objetivo de la videoinstrucción es transmitir la información a la mente de los trabajadores tal como figura en la instrucción de HSE. No hay que complicarlo.
Mito n.º 4:
Todo esto se puede filmar con un teléfono. Hipotéticamente, se puede. Barato y sencillo. Pero es poco probable que sea un video profesional que pueda usarse como contenido de calidad. Recuerdo que me propusieron cambiar el formato innumerables veces, pero me mantuve firme.
Ahora, paso a paso. ¿Cómo empezar el proyecto? Por supuesto, con una versión piloto.
Hoja de ruta del piloto del proyecto. Plazos, recursos. Definición de recursos: ¿quién hará qué? Definimos el presupuesto: cuánto estamos dispuestos a gastar en los servicios del contratista (filmación, edición, locución, video final).
Búsqueda del contratista. Encontrará una cantidad increíble de ofertas en el mercado. Pero necesitamos un soldado universal: alguien que no solo sepa filmar, sino que también diseñe gráficos, edite y capte rápidamente las sutilezas del proceso y los requisitos de seguridad. Solicite un portafolio; a veces, incluso entre los jóvenes y principiantes, se encuentran joyas que le darán envidia a cualquiera. No inflará los precios y aprenderá con usted a crear contenido de calidad. Si no hay un portafolio listo, organicen juntos un mini video de demostración y, basándose en él, decidan si emprenden juntos el largo proyecto o buscan a alguien más.
Contrato con el contratista. Definición de la carátula en estilo corporativo, colores de las transiciones, gráficos (basándose en el manual de marca corporativo). Locución: ¿quién? Es importante definir quién será la voz en off. Puede hacerlo usted mismo o invitar a un locutor profesional. Seguramente hay personas así en su ciudad; en nuestro caso, el locutor trabajaba con el contratista y tenían sus propios acuerdos de pago.
Creación del guion de la videoinstrucción piloto. Ver mito n.º 3.
Trabajo de planificación de las filmaciones. Definimos qué filmamos, dónde, a quién, y acordamos con el responsable del área: él debe organizar a los trabajadores para la filmación (limpios, afeitados y con el EPP en buen estado).
Filmación. Filme siguiendo exactamente el texto del guion. La visualización de los procesos es lo más importante en una videoinstrucción. Los trabajadores actúan ante la cámara y el camarógrafo filma. Los errores más comunes que obligan a repetir tomas son: falta o mal estado del EPP, ropa de trabajo sucia, o infracciones de las normas/instrucciones en el encuadre. Su tarea es evitar tales errores.
Edición por parte del contratista según lo acordado: qué mostramos con tomas de apoyo y qué con gráficos. Errores más frecuentes tras la edición: faltas de ortografía, imprecisiones en los gráficos, imágenes que no coinciden con el audio, etc. Depurar hasta que esté listo.
Obtención del piloto final. Presentar a la dirección para su aprobación. Corregir las observaciones, que seguramente surgirán en esta etapa.
Escalar el proyecto basándose en el piloto. Utilizarlo como modelo para que todas las videoinstrucciones tengan un estilo uniforme.
Planifique el trabajo para el año y no se detenga: después de las instrucciones para las profesiones principales, pase a las instrucciones por tipo de trabajo, profesiones secundarias, EPP, cubra todas las instrucciones. Y... ¡éxito en su lucha contra el formalismo!