Często podczas wystąpień na platformie HSE DAYS słyszę wiele pytań dotyczących realizacji tego czy innego projektu szkoleniowego. Ostatnio koledzy coraz częściej proszą o proste i zrozumiałe kroki w zakresie organizacji prac nad nagrywaniem videoinstruktaży. Koledzy, ten artykuł jest dla was. Mam nadzieję, że moje doświadczenie okaże się przydatne.
Zatem otrzymałeś od przełożonego zadanie: zorganizować prace nad nagrywaniem videoinstruktaży dla głównych zawodów. Od czego zacząć, jaką drogę wybrać i jak uniknąć błędów, z którymi wielu boryka się na tej ścieżce?
Zacznijmy od początku. Projekt jest nowoczesny, ma mnóstwo zalet i pozwala oszczędzać czas w produkcji (którego zawsze katastrofalnie brakuje). Zalety instruktaży w formacie wideo:
Jednak nikt nie odwołał odpytywania instruowanego po zakończeniu. Aby upewnić się, że wszystko „trafiło” tam, gdzie powinno, i wiedza pozostała. Na tym etapie najlepiej przeprowadzić utrwalenie wiedzy i identyfikację luk w formie instruktażu angażującego. Słyszeliście o takim? Opowiadałam o tym w jednym z poprzednich wpisów na blogu eksperta.
Teraz mity, z którymi się stykamy, decydując się na uruchomienie projektu „Videoinstruktaże”.
Mit nr 1:
Możemy zatrudnić kogoś, kto zrobi to profesjonalnie i tanio ZA NAS. W kwestii profesjonalizmu mogę się zgodzić, choć z pewnymi wątpliwościami. Może po prostu zabraknąć wiedzy eksperckiej, którą dysponujecie wy. Co do niskiej ceny – mocno wątpię. A to, że ktoś zrobi to za was lub bez was – budzi WIELKIE wątpliwości.
Mit nr 2:
Do realizacji projektu potrzebny jest ogromny zespół. Na przykład modny producent. Operator, montażysta, grafik, lektor, scenarzysta, reżyser, pracownik pracujący nad treścią specyfikacji technicznej i tak dalej, i tak dalej. Kiedy tak rozumujemy, albo nasi podwykonawcy wyprali nam mózgi, aby wyciągnąć od nas więcej pieniędzy, albo sami po prostu nie wiemy, co i jak robić. Dzielę się doświadczeniem. Projekt „Videoinstruktaże” w Krastsvetmet realizowaliśmy we dwójkę z podwykonawcą. Nie wykluczam, że mieliśmy dużo szczęścia, będąc tak produktywnymi. Byłam motorem napędowym projektu, twórcą scenariuszy i w zasadzie reżyserem. Podwykonawca nagrywał, montował, tworzył grafikę i zapewniał profesjonalnego lektora. Później, gdy projekt pilotażowy został zatwierdzony przez kierownictwo, przeskalowaliśmy go, angażując kolegów z działu HSE (do tworzenia scenariuszy, nadzoru nad nagraniami). A potem całkowicie przekazaliśmy ten proces do działu HSE.
Mit nr 3:
Należy tworzyć obszerną specyfikację techniczną dla każdego filmu. Ale... nikt nie potrafi tego robić. Pomyślmy wspólnie. Można wybrać trudną drogę i pisać specyfikację dla każdego videoinstruktażu, a można (i nawet trzeba) wziąć instrukcję BHP i praktycznie nie zmieniając jej treści, uzyskać scenariusz przyszłego filmu. Dlaczego to takie ważne, by nic nie zmieniać (dodawać, wykluczać, fantazjować, radykalnie zmieniać sformułowań)? Można upraszczać, można tłumaczyć z języka urzędowego na polski, ale nie wolno zmieniać. To lokalny akt prawny i tutaj praktycznie nie ma miejsca na kreatywność. Zadaniem videoinstruktażu jest przekazanie informacji do głów pracowników w takiej formie, w jakiej znajduje się ona w instrukcji BHP. Nie trzeba komplikować.
Mit nr 4:
Wszystko to można nagrać telefonem. Hipotetycznie można. Tanio i prosto. Ale mało prawdopodobne, by był to profesjonalny film, który można wykorzystać jako wysokiej jakości kontent. Pamiętam, że wielokrotnie proponowano mi zmianę formatu, ale byłam nieugięta.
Teraz krok po kroku. Od czego zacząć projekt? Oczywiście od wersji pilotażowej.
Mapa drogowa pilotażu projektu. Terminy, zasoby. Określenie zasobów: kto i co będzie robił? Ustalamy budżet: ile jesteśmy gotowi wydać na usługi podwykonawcy (nagranie, montaż, lektor, gotowy film).
Szukamy podwykonawcy. Na rynku usług możecie znaleźć niesamowitą liczbę ofert. Ale potrzebujemy uniwersalnego żołnierza: kogoś, kto nie tylko potrafi nagrywać, ale też tworzy grafikę, montuje i szybko łapie niuanse procesu oraz wymogi bezpieczeństwa. Poproście o portfolio; czasem nawet wśród młodych i początkujących trafiają się takie perełki, że można wam tylko pozazdrościć. Taka osoba nie zawyży cen i będzie uczyć się razem z wami tworzenia wysokiej jakości treści. Jeśli nie ma gotowego portfolio, zorganizujcie wspólnie mini-film demonstracyjny i na jego podstawie podejmijcie decyzję: czy wchodzicie razem w długi projekt, czy szukacie kogoś innego.
Umowa z podwykonawcą. Określenie okładki w stylu korporacyjnym, kolorów przejść, grafiki (opierajcie się na brandbooku firmy). Lektor: kto? Ważne jest ustalenie, kto będzie głosem zza kadru. Możecie nagrywać sami lub zaprosić profesjonalnego lektora. Tacy ludzie na pewno są w waszym mieście; w naszym przypadku współpracował on z podwykonawcą i mieli własne rozliczenia za pracę.
Tworzenie scenariusza videoinstruktażu – pilotaż. Patrz mit nr 3.
Praca nad planowaniem nagrań. Ustalamy, co nagrywamy, gdzie nagrywamy, kogo nagrywamy, uzgadniamy z kierownikiem jednostki organizacyjnej: musi on przygotować pracowników do nagrań (czyści, ogoleni, w sprawnych ŚOI).
Nagrywanie. Nagrywajcie dokładnie według tekstu scenariusza. Wizualizacja procesów jest najważniejsza w videoinstruktażu. Pracownicy wykonują czynności przed kamerą, operator nagrywa. Najczęstsze błędy, które później trzeba będzie poprawiać (nagrywać ponownie), to brak lub niesprawność ŚOI, brudna odzież robocza, naruszenia standardów/instrukcji w kadrze. Waszym zadaniem jest niedopuszczenie do takich błędów.
Montaż przez podwykonawcę zgodnie z ustaleniami: co pokazujemy jako przebitki, a co jako grafikę. Najczęstsze błędy po montażu: błędy ortograficzne, nieścisłości w grafice, nagrania niepasujące do czytanego tekstu itp. Dopracowujemy do ideału.
Otrzymujemy gotowy pilotaż. Zatwierdzamy u kierownictwa. Poprawiamy uwagi – na tym etapie na pewno się pojawią.
Skalujemy projekt na podstawie pilotażu. Przyjmujemy go jako wzór, aby wszystkie videoinstruktaże były w jednolitym stylu.
Zaplanujcie pracę na rok i nie zatrzymujcie się: po instruktażach dla głównych zawodów przejdźcie do instruktaży stanowiskowych, zawodów pomocniczych, ŚOI, obejmijcie wszystkie instrukcje. I... powodzenia w walce z formalizmem!