Nhiều lần tại các buổi thuyết trình trên nền tảng HSE DAYS, tôi đã nghe thấy rất nhiều câu hỏi liên quan đến việc triển khai dự án này hay dự án kia trong đào tạo. Gần đây, các đồng nghiệp thường tìm kiếm những hành động đơn giản và dễ hiểu trong việc tổ chức công tác quay video hướng dẫn. Các đồng nghiệp thân mến, bài viết này dành cho các bạn. Hy vọng kinh nghiệm của tôi sẽ hữu ích cho các bạn.
Vì vậy, bạn nhận được nhiệm vụ từ cấp trên: tổ chức công tác quay video hướng dẫn cho các ngành nghề chính. Nên bắt đầu từ đâu, đi theo con đường nào và làm thế nào để tránh những sai lầm mà nhiều người thường gặp phải trên con đường này?
Hãy đi theo thứ tự. Đây là một dự án hiện đại với nhiều ưu điểm, giúp tiết kiệm thời gian trong sản xuất (thứ luôn thiếu hụt trầm trọng). Các ưu điểm của việc hướng dẫn dưới định dạng video:
Tuy nhiên, không ai bãi bỏ việc kiểm tra người được hướng dẫn sau khi xem xong. Để đảm bảo rằng mọi thứ đã được tiếp thu đúng chỗ và kiến thức vẫn còn đọng lại. Tốt nhất ở giai đoạn này là tiến hành củng cố kiến thức và xác định các lỗ hổng dưới hình thức hướng dẫn mang tính tương tác. Bạn đã nghe về điều đó chưa? Tôi đã chia sẻ trong một trong những bài viết trước trên blog chuyên gia.
Bây giờ là những lầm tưởng mà chúng ta thường gặp phải khi quyết định khởi động dự án «Video hướng dẫn».
Lầm tưởng số 1:
Chúng ta có thể thuê ai đó làm việc này một cách chuyên nghiệp và rẻ tiền THAY CHO chúng ta. Về phần chuyên nghiệp, tôi có thể đồng ý, mặc dù còn một số nghi ngờ. Có thể họ đơn giản là thiếu chuyên môn mà bạn đang nắm giữ. Về phần rẻ tiền, tôi cực kỳ nghi ngờ. Và việc ai đó sẽ làm việc này thay cho bạn hoặc không có sự tham gia của bạn - đó là một sự nghi ngờ LỚN.
Lầm tưởng số 2:
Để triển khai dự án cần một đội ngũ khổng lồ. Ví dụ: một nhà sản xuất thời thượng, quay phim, dựng phim, họa sĩ vẽ đồ họa, người thuyết minh, biên kịch, đạo diễn, nhân viên làm việc nội dung cho yêu cầu kỹ thuật và vân vân, vân vân. Khi chúng ta suy nghĩ như vậy, hoặc là chúng ta đã bị các nhà thầu tẩy não để lấy thêm tiền, hoặc là bản thân chúng ta đơn giản là không biết phải làm gì và làm như thế nào. Tôi xin chia sẻ kinh nghiệm. Dự án «Video hướng dẫn» tại Krastsvetmet đã được tôi và nhà thầu cùng nhau thúc đẩy. Tôi không loại trừ khả năng chúng tôi đã rất may mắn khi làm việc hiệu quả như vậy. Tôi là người thúc đẩy dự án, người viết kịch bản và về cơ bản là đạo diễn. Nhà thầu quay phim, dựng phim, vẽ đồ họa, đảm bảo phần thuyết minh từ người lồng tiếng chuyên nghiệp. Sau đó, khi dự án thí điểm được ban lãnh đạo phê duyệt, chúng tôi đã mở rộng quy mô bằng cách thu hút các đồng nghiệp từ bộ phận quản lý an toàn lao động (để viết kịch bản, giám sát quay phim). Và sau đó chuyển giao hoàn toàn quy trình này cho bộ phận quản lý HSE.
Lầm tưởng số 3:
Cần phải tạo ra một bản yêu cầu kỹ thuật (TOR) chi tiết cho mỗi video. Nhưng... không ai biết cách làm điều đó. Hãy cùng suy luận. Bạn có thể chọn con đường khó khăn và viết yêu cầu kỹ thuật cho từng video hướng dẫn, hoặc bạn có thể (và thậm chí nên) lấy hướng dẫn an toàn lao động hiện có và hầu như không thay đổi nội dung của nó để tạo thành kịch bản cho video tương lai. Tại sao việc không thay đổi gì (thêm thắt, loại bỏ, tưởng tượng, thay đổi hoàn toàn cách diễn đạt) lại quan trọng đến vậy? Bạn có thể đơn giản hóa, có thể chuyển từ ngôn ngữ hành chính sang ngôn ngữ đời thường dễ hiểu, nhưng không được thay đổi nội dung. Đây là văn bản quy phạm nội bộ và hầu như không có chỗ cho sự sáng tạo ở đây. Nhiệm vụ của video hướng dẫn là truyền tải thông tin vào đầu người lao động đúng như những gì có trong hướng dẫn an toàn lao động. Đừng làm phức tạp hóa vấn đề.
Lầm tưởng số 4:
Tất cả những thứ này có thể quay bằng điện thoại. Về mặt lý thuyết, có thể. Rẻ và nhanh gọn. Nhưng khó có thể đó là một video chuyên nghiệp có thể sử dụng như một nội dung chất lượng. Trong ký ức của mình, tôi đã được đề nghị thay đổi định dạng vô số lần, nhưng tôi vẫn kiên định.
Bây giờ là từng bước một. Bắt đầu dự án từ đâu? Tất nhiên là từ phiên bản thí điểm.
Lộ trình của dự án thí điểm. Thời hạn, nguồn lực. Xác định nguồn lực: ai sẽ làm gì? Xác định ngân sách: bạn sẵn sàng chi bao nhiêu cho dịch vụ của nhà thầu (quay phim, dựng phim, thuyết minh, video hoàn thiện).
Tìm kiếm nhà thầu. Bạn có thể tìm thấy một số lượng lớn các lời đề nghị trên thị trường dịch vụ. Nhưng chúng ta cần một "chiến binh đa năng": người không chỉ biết quay phim mà còn biết vẽ đồ họa, dựng phim và nhanh chóng nắm bắt các chi tiết tinh tế của quy trình cũng như các yêu cầu an toàn. Hãy yêu cầu xem hồ sơ năng lực (portfolio), đôi khi ngay cả trong số những người trẻ và mới bắt đầu cũng có những viên ngọc quý mà bạn sẽ phải ghen tị. Họ sẽ không hét giá cao và sẽ cùng bạn học cách tạo ra nội dung chất lượng. Nếu không có portfolio sẵn có, hãy cùng nhau tổ chức một video demo ngắn và dựa trên đó để đưa ra quyết định: cùng nhau thực hiện dự án dài hơi hay tìm kiếm người khác.
Hợp đồng với nhà thầu. Xác định ảnh bìa theo phong cách công ty, màu sắc của các đoạn chuyển cảnh, đồ họa (dựa trên bộ nhận diện thương hiệu của công ty). Thuyết minh: là ai? Quan trọng là xác định ai sẽ là giọng đọc hậu trường. Bạn có thể tự thuyết minh hoặc mời một người lồng tiếng chuyên nghiệp. Những người như vậy chắc chắn có ở thành phố của bạn, trong trường hợp của chúng tôi, anh ấy làm việc với nhà thầu và họ có cách tính toán thù lao riêng.
Tạo kịch bản video hướng dẫn thí điểm. Xem lầm tưởng số 3.
Công tác lập kế hoạch quay phim. Xác định quay cái gì, quay ở đâu, quay ai, thỏa thuận với chủ quản (trưởng bộ phận) đơn vị sản xuất: họ phải tổ chức công nhân để quay phim (sạch sẽ, gọn gàng, mặc PPE đúng quy chuẩn và hoạt động tốt).
Quay phim. Hãy quay trực tiếp theo nội dung kịch bản. Trực quan hóa các quy trình là điều quan trọng nhất trong video hướng dẫn. Công nhân thực hiện trước ống kính, người quay phim ghi hình. Những sai lầm phổ biến nhất mà sau này sẽ phải quay lại là thiếu hoặc hỏng PPE, quần áo bảo hộ bẩn, vi phạm các yêu cầu tiêu chuẩn/hướng dẫn trong khung hình. Nhiệm vụ của bạn là không để xảy ra những sai lầm đó.
Dựng phim bởi nhà thầu theo thỏa thuận về những gì sẽ hiển thị bằng cảnh quay thực tế và những gì bằng đồ họa. Các lỗi phổ biến nhất sau khi dựng phim: lỗi chính tả, sai sót trong đồ họa, cảnh quay không khớp với lời thuyết minh, v.v. Hãy tinh chỉnh cho đến khi hoàn thiện.
Nhận video thí điểm hoàn chỉnh. Trình ban lãnh đạo phê duyệt. Sửa chữa các góp ý, chắc chắn sẽ có ở giai đoạn này.
Mở rộng dự án dựa trên bản thí điểm. Lấy nó làm mẫu để tất cả các video hướng dẫn đều thống nhất một phong cách.
Hãy lập kế hoạch làm việc cho một năm và đừng dừng lại: sau các hướng dẫn cho các ngành nghề chính, hãy chuyển sang hướng dẫn theo loại hình công việc, nghề phụ, PPE, bao quát tất cả các hướng dẫn. Và... chúc bạn thành công trong cuộc chiến chống lại sự hình thức!