La implementación de cualquier proceso nuevo en una empresa es imposible sin capacitación. Esto es especialmente importante si se requiere que los trabajadores lo apliquen de forma independiente en el futuro. Como demuestra la experiencia, el desarrollo de documentos normativos y la emisión de órdenes con la definición de grupos de trabajo y diversos cronogramas de implementación no son suficientes. Sin comprender los objetivos, es decir, el «por qué necesitamos esto», la herramienta seguirá su propio camino, si es que llega a moverse. Tras adoptar la experiencia de consultores, aplicamos la práctica de capacitación «De 0 a 100», que se desarrolla en varias etapas:
Aquí es donde mostramos para qué necesitamos esto, cómo debe funcionar y con qué objetivos. Si el proceso afecta a más de una categoría de trabajadores (directivos, especialistas o trabajadores operativos), la formación de los grupos de capacitación debe abordarse con inteligencia. La motivación de cada categoría de trabajadores es diferente; por lo tanto, los objetivos deben comunicarse de manera distinta. Meter a una multitud de 20 a 30 personas en un aula tampoco es nuestra opción. El número óptimo para nosotros es de no más de 10 personas, para que durante la capacitación teórica se pueda involucrar a cada uno de los alumnos.
Aquí todo es sencillo. Nosotros mostramos, los alumnos observan. En otras palabras, nuestra contribución es del 100% y la de los trabajadores del 0%. Es importante, al final de esta etapa, discutir sus observaciones: ¿está todo claro?, ¿qué harían de manera diferente?, ¿qué dudas surgieron?
En el segundo paso, los alumnos se involucran en el proceso junto con nosotros. Intentamos darles más autonomía, pero les ayudamos. Al igual que en el primer paso, es obligatorio discutir los resultados y las observaciones generales.
Es lógico que en este paso los alumnos realicen algo (auditoría, identificación de riesgos, etc.) de forma independiente, mientras nosotros simplemente observamos. Si es necesario, podemos intervenir en el proceso para realizar correcciones. Al finalizar, discutimos nuestras observaciones y brindamos retroalimentación.
Explicamos la teoría, lo mostramos en la práctica y los dejamos navegar por su cuenta. Después de un tiempo, es necesario ver cómo se lleva a cabo el proceso sin nosotros. ¿Se cumplen todos los criterios?, ¿se utiliza la herramienta para los fines para los que fue implementada?, etc. Aplicando ciertas listas de verificación de supervisión, podemos evaluar todo esto y ofrecer retroalimentación con recomendaciones y acciones correctivas. Considérenlo como una especie de examen con una verificación periódica posterior no solo de los conocimientos, sino también de las habilidades prácticas.
El número de iteraciones prácticas puede reducirse o aumentarse según las características individuales de los alumnos. Hay quienes, como se dice, captan todo al vuelo, mientras que otros necesitan que se les explique o muestre algo una vez más. Si el proceso implementado afecta al empleado de forma indirecta, la parte teórica será suficiente. Pero es necesaria para que todos se encuentren en el mismo campo de información.