Wdrażanie jakiegokolwiek nowego procesu w przedsiębiorstwie jest niemożliwe bez szkolenia. Jest to szczególnie ważne, jeśli od pracowników wymaga się późniejszego samodzielnego stosowania. Jak pokazuje doświadczenie, opracowanie dokumentów regulacyjnych i wydawanie zarządzeń z wyznaczeniem grup roboczych oraz wszelkiego rodzaju harmonogramów wdrażania nie wystarczy. Bez zrozumienia celów, a mianowicie „po co nam to”, narzędzie „pójdzie” własną drogą, o ile w ogóle ruszy z miejsca. Czerpiąc z doświadczeń konsultantów, stosujemy praktykę szkoleniową „Od 0 do 100”, która odbywa się w kilku etapach:
To właśnie tutaj pokazujemy, po co nam to, jak to powinno działać i jakim celom służyć. Jeśli proces dotyczy więcej niż jednej kategorii pracowników (kierowników, specjalistów lub robotników), do tworzenia grup szkoleniowych należy podejść z głową. Motywacja każdej kategorii pracowników jest inna, dlatego cele należy komunikować w inny sposób. Zapędzanie tłumu 20-30 osób do sali szkoleniowej również nie jest naszym rozwiązaniem. Optymalna liczba dla nas to nie więcej niż 10 osób, aby podczas szkolenia teoretycznego można było zaangażować każdego z uczestników.
Tutaj wszystko jest proste. My pokazujemy, uczestnicy patrzą. Innymi słowy, nasz wkład wynosi 100%, a pracowników – 0. Ważne jest, aby po zakończeniu tego etapu omówić ich obserwacje: czy wszystko jest jasne? Co zrobiliby inaczej? Jakie pytania się pojawiły?
W drugim kroku uczestnicy angażują się w proces wspólnie z nami. Staramy się dać im więcej samodzielności, ale pomagamy. Podobnie jak w pierwszym kroku, koniecznie omawiamy wyniki i wspólne obserwacje.
Logiczne jest, że na tym etapie uczestnicy wykonują coś (audyt, polowanie na zagrożenia itp.) samodzielnie, a we po prostu obserwujemy. W razie potrzeby możemy ingerować w proces w celu dokonania korekty. Na koniec omawiamy nasze obserwacje i przekazujemy informację zwrotną.
Przekazaliśmy teorię, pokazaliśmy w praktyce i pozwoliliśmy na samodzielne działanie. Po pewnym czasie należy sprawdzić, jak proces jest realizowany bez nas. Czy zachowane są wszystkie kryteria, czy narzędzie jest wykorzystywane do celów, dla których zostało wdrożone itd. Stosując odpowiednie listy kontrolne superwizji, możemy to wszystko ocenić i przekazać informację zwrotną wraz z zaleceniami i działaniami korygującymi. Można to uznać za rodzaj egzaminu z późniejszą okresową weryfikacją nie tylko wiedzy, ale i umiejętności praktycznych.
Liczba iteracji praktycznych może zostać zmniejszona lub zwiększona w zależności od indywidualnych cech uczestników. Są tacy, którzy, jak to się mówi, chwytają w lot, a inni potrzebują ponownego wyjaśnienia lub pokazania czegoś. Jeśli wdrażany proces dotyczy pracownika pośrednio, wystarczy sama część teoretyczna. Jest ona jednak niezbędna, aby wszyscy znajdowali się w tym samym polu informacyjnym.