L'introduction de tout nouveau processus dans une entreprise est impossible sans formation. C'est d'autant plus important si les employés doivent ensuite l'appliquer de manière autonome. L'expérience montre que l'élaboration de documents réglementaires et la publication d'ordres définissant des groupes de travail et divers calendriers de mise en œuvre ne suffisent pas. Sans comprendre les objectifs, à savoir « pourquoi faisons-nous cela », l'outil suivra son propre chemin, s'il bouge tout court. En nous inspirant de l'expérience de consultants, nous appliquons la pratique de formation « De 0 à 100 », qui se déroule en plusieurs étapes :
C'est ici que nous montrons pourquoi nous en avons besoin, comment cela doit fonctionner et pour quels objectifs. Si le processus concerne plus d'une catégorie d'employés (cadres, spécialistes ou ouvriers), la formation des groupes doit être abordée avec discernement. La motivation de chaque catégorie d'employés est différente, par conséquent, les objectifs doivent être communiqués différemment. Entasser une foule de 20 à 30 personnes dans une salle de classe n'est pas non plus notre option. Le nombre optimal pour nous est de 10 personnes maximum, afin que chacun puisse être impliqué pendant la formation théorique.
C'est simple. Nous montrons, les apprenants regardent. En d'autres termes, notre contribution est de 100 %, celle des employés de 0 %. Il est important, à l'issue de cette étape, de discuter de leurs observations : tout est-il clair ? Que feraient-ils différemment ? Quelles questions ont surgi ?
Lors de la deuxième étape, les apprenants s'impliquent dans le processus avec nous. Nous essayons de leur donner plus d'autonomie, tout en les aidant. Comme pour la première étape, nous discutons impérativement des résultats et des observations communes.
Logiquement, à cette étape, les apprenants réalisent quelque chose (audit, chasse aux risques, etc.) de manière autonome, et nous nous contentons d'observer. Si nécessaire, nous pouvons intervenir dans le processus pour apporter des corrections. À l'issue, nous discutons de nos observations et donnons un feedback.
Nous avons expliqué la théorie, montré la pratique et les avons laissés naviguer seuls. Après un certain temps, il est nécessaire de voir comment le processus est mis en œuvre sans nous. Tous les critères sont-ils respectés, l'outil est-il utilisé aux fins pour lesquelles il a été mis en place, etc. En utilisant des listes de contrôle de supervision spécifiques, nous pouvons évaluer tout cela et donner un feedback avec des recommandations et des actions correctives. Considérez cela comme une sorte d'examen suivi d'une vérification périodique non seulement des connaissances, mais aussi des compétences pratiques.
Le nombre d'itérations pratiques peut être réduit ou augmenté en fonction des caractéristiques individuelles des apprenants. Il y a ceux qui, comme on dit, comprennent au quart de tour, et ceux qui ont besoin qu'on leur explique ou leur montre quelque chose une nouvelle fois. Si le processus mis en œuvre ne concerne l'employé qu'indirectement, la partie théorique suffira. Mais elle est nécessaire pour que tout le monde soit au même niveau d'information.