L'implementazione di qualsiasi nuovo processo in azienda è impossibile senza formazione. Questo è particolarmente importante se ai lavoratori è richiesto successivamente un utilizzo autonomo. Come dimostra l'esperienza, l'elaborazione di documenti normativi e l'emissione di ordini con la definizione di gruppi di lavoro e vari programmi di implementazione non sono sufficienti. Senza comprendere gli obiettivi, ovvero «perché ne abbiamo bisogno», lo strumento prenderà la sua strada, ammesso che si muova affatto. Adottando l'esperienza dei consulenti, applichiamo la pratica di formazione «Da 0 a 100», che si svolge in diverse fasi:
È qui che mostriamo perché ne abbiamo bisogno, come dovrebbe funzionare e per quali obiettivi. Se il processo coinvolge più di una categoria di lavoratori (dirigenti, specialisti o operai), la formazione dei gruppi deve essere affrontata con intelligenza. La motivazione di ogni categoria di lavoratori è diversa, pertanto anche gli obiettivi devono essere comunicati in modo differente. Riunire una folla di 20-30 persone in un'aula non è la nostra opzione. Il numero ottimale per noi è di non più di 10 persone, in modo che durante la formazione teorica sia possibile coinvolgere ciascuno dei partecipanti.
Qui è tutto semplice. Noi mostriamo, i partecipanti guardano. In altre parole, il nostro contributo è del 100%, quello dei lavoratori dello 0%. È importante, al termine di questa fase, discutere le loro osservazioni: è tutto chiaro? Cosa farebbero diversamente? Quali domande sono sorte?
Nel secondo passaggio, i partecipanti vengono coinvolti nel processo insieme a noi. Cerchiamo di dare loro maggiore autonomia, ma li aiutiamo. Come nel primo passaggio, discutiamo obbligatoriamente i risultati e le osservazioni comuni.
Logicamente, in questa fase i partecipanti eseguono qualcosa (audit, caccia ai rischi, ecc.) in autonomia, mentre noi osserviamo semplicemente. Se necessario, possiamo intervenire nel processo per apportare correzioni. Al termine, discutiamo le nostre osservazioni e forniamo un feedback.
Abbiamo spiegato la teoria, mostrato la pratica e li abbiamo lasciati navigare da soli. Dopo un po' di tempo, è necessario vedere come viene implementato il processo senza di noi. Se tutti i criteri vengono rispettati, se lo strumento viene utilizzato per gli scopi per cui è stato introdotto, ecc. Utilizzando specifiche checklist di supervisione, possiamo valutare tutto questo e fornire feedback con raccomandazioni e azioni correttive. Consideratelo una sorta di esame con successiva verifica periodica non solo delle conoscenze, ma anche delle abilità pratiche.
Il numero di iterazioni pratiche può essere ridotto o aumentato in base alle caratteristiche individuali dei partecipanti. C'è chi, come si suol dire, impara al volo, e chi ha bisogno di farsi spiegare o mostrare qualcosa ancora una volta. Se il processo implementato riguarda il dipendente solo indirettamente, sarà sufficiente la sola parte teorica. Ma è necessaria affinché tutti si trovino nello stesso campo informativo.