A implementação de qualquer novo processo em uma empresa é impossível sem treinamento. Isso é especialmente importante se os funcionários precisarem aplicá-lo de forma independente posteriormente. Como mostra a experiência, o desenvolvimento de documentos regulatórios e a emissão de ordens com a definição de grupos de trabalho e vários cronogramas de implementação não são suficientes. Sem entender os objetivos, especificamente o “por que precisamos disso”, a ferramenta seguirá seu próprio caminho, se é que sairá do lugar. Adotando a experiência de consultores, aplicamos a prática de treinamento “De 0 a 100”, que ocorre em várias etapas:
É aqui que mostramos por que precisamos disso, como deve funcionar e para quais objetivos. Se o processo afetar mais de uma categoria de funcionários (gestores, especialistas ou operários), a formação dos grupos de treinamento deve ser feita com inteligência. A motivação de cada categoria de funcionários é diferente; portanto, os objetivos devem ser comunicados de forma distinta. Colocar uma multidão de 20 a 30 pessoas em uma sala de aula também não é nossa opção. O número ideal para nós é de no máximo 10 pessoas, para que cada aluno possa ser envolvido durante o treinamento teórico.
Aqui é simples. Nós mostramos, os alunos observam. Em outras palavras, nossa contribuição é de 100%, a dos funcionários é 0%. É importante, ao final desta etapa, discutir as observações deles: tudo ficou claro? O que eles fariam de diferente? Quais dúvidas surgiram?
No segundo passo, os alunos se envolvem no processo juntamente conosco. Tentamos dar a eles mais autonomia, mas prestamos auxílio. Assim como no primeiro passo, é essencial discutir os resultados e as observações gerais.
Logicamente, neste passo, os alunos realizam algo (auditoria, caça aos riscos, etc.) de forma independente, enquanto nós apenas observamos. Se necessário, podemos intervir no processo para correções. Ao final, discutimos nossas observações e fornecemos feedback.
Explicamos a teoria, mostramos na prática e os deixamos seguir sozinhos. Após algum tempo, é necessário verificar como o processo está sendo realizado sem a nossa presença. Se todos os critérios estão sendo seguidos, se a ferramenta está sendo usada para os fins para os quais foi implementada, etc. Aplicando determinados checklists de supervisão, podemos avaliar tudo isso e fornecer feedback com recomendações e ações corretivas. Considere isso como uma espécie de exame com verificações periódicas subsequentes, não apenas de conhecimento, mas também de habilidades práticas.
O número de iterações práticas pode ser reduzido ou aumentado com base nas características individuais dos alunos. Há quem, como se diz, aprenda rápido, enquanto outros precisam que algo seja explicado ou mostrado novamente. Se o processo implementado afetar o funcionário apenas indiretamente, a parte teórica será suficiente. No entanto, ela é necessária para que todos estejam no mesmo nível de informação.