En el ámbito productivo de nuestra empresa se ha implementado la práctica de los «Recorridos Lineales».
Recorrido Lineal: es una inspección regular realizada por el responsable de las oficinas y(o) lugares de trabajo en su unidad (departamento) para verificar el cumplimiento de los requisitos legales en materia de seguridad industrial y ambiental.
El objetivo del recorrido es establecer un diálogo con los trabajadores, identificar los problemas que preocupan a las personas y resolverlos, en lugar de castigar por las infracciones.
Esta práctica fomenta la implicación de los líderes en el proceso de control del cumplimiento de los requisitos de HSE por parte de sus subordinados, para prevenir situaciones peligrosas y sus consecuencias asociadas en una etapa temprana, recibiendo la información a tiempo.
El recorrido lineal se diferencia de las inspecciones planificadas en que se basa en la confianza. El responsable puede, por ejemplo, identificar casos de incumplimiento de las normas de seguridad laboral, prevenir una situación de riesgo de lesiones y/o enterarse de problemas de seguridad industrial conversando de manera confidencial con el personal de línea.
La comunicación regular con los subordinados permite controlar el cumplimiento de los indicadores clave de desempeño (en adelante, KPI) de la unidad, influyendo así, junto con los empleados, en la mejora de la eficacia del trabajo.
Esta práctica se aplica con éxito en nuestra empresa tanto en la producción (en obras o instalaciones) como en el centro corporativo (oficina).
Pero llegó un periodo en el que el mundo se vio afectado por la epidemia del coronavirus, y muchas empresas tuvieron que aprender a trabajar en condiciones de pandemia. Sus actividades quedaron «paralizadas» por la cuarentena general. Muchas empresas, incluida la nuestra, empezaron a mejorar sus capacidades de TI para trabajar de la manera más cómoda posible en condiciones de aislamiento general; por ejemplo, la pandemia convirtió rápidamente las videollamadas en una parte habitual de la vida. Comenzó la era del teletrabajo para los empleados, y el personal que permanecía en las instalaciones de la empresa debía cumplir reglas estrictas: no cruzarse con colegas de otros departamentos, mantener una distancia de 1,5 metros, etc.
En tales condiciones, era imposible aplicar uno de los principios básicos de la herramienta «Recorrido Lineal»: la visita del responsable a los lugares de trabajo. Empezamos a pensar: «¿Qué hacer? ¿Cómo dar una nueva vida a la práctica establecida de los «Recorridos Lineales» y no perder una herramienta eficaz?» — y esto es lo que logramos:
Éxito 1. Definición de un nuevo formato para realizar los «Recorridos Lineales».
Uso de tecnologías de telecomunicaciones para la interacción interactiva, en forma de videoconferencia (en adelante, VC) basada en la plataforma del programa «Skype for Business». Esta plataforma permite conectar de forma remota al número necesario de personal para participar en el encuentro (reunión) en tiempo real.
Basándose en lo anterior, se le asignó un nuevo nombre: «Recorrido Lineal a Distancia» (en adelante, RLD).
Éxito 2. Distribución de los participantes del RLD en dos grupos:
Grupo 1. Participantes permanentes:
Grupo 2. Unidad participante en la que se realiza el recorrido según el cronograma.
Los representantes de la unidad son: el jefe de la unidad y los trabajadores de la unidad (3-4 personas; si es necesario, se conectan todos los trabajadores de la unidad).
Éxito 3. Desarrollo del cronograma de realización del RLD.
El cronograma se desarrolla calculando la realización del RLD una vez al mes para cada unidad (departamento, servicio), con su posterior carga en los calendarios de reuniones del organizador Microsoft Outlook, que se utiliza ampliamente en muchas empresas.
Éxito 4. Desarrollo de la lista de verificación.
Esta lista de verificación de preguntas es similar a una hoja de ruta y sirve para identificar y resolver posteriormente problemas en las siguientes áreas:
Éxito 5. Realización del RLD en formato de videoconferencia.
Las reuniones se llevan a cabo según el cronograma previamente aprobado con la participación de los dos grupos de participantes.
El participante del RLD del grupo 2, antes del inicio de la reunión, prepara una lista de temas problemáticos o cuestiones que requieren discusión, según la lista de verificación desarrollada. Luego, en la reunión en formato de videoconferencia, el moderador dirige la discusión de los temas mencionados. Durante el diálogo, cada departamento del grupo 1 de participantes (HSE, SM, RR. HH., etc.) puede hacer preguntas aclaratorias a los participantes del grupo 2 relacionadas con el problema en su unidad y/o transmitir la información requerida en su área de responsabilidad.
Al finalizar el RLD, se genera un acta de la reunión con las decisiones tomadas durante la discusión y los responsables asignados.
Éxito 6. Control de la ejecución de las medidas de mejora.
El acta con las tareas y los plazos de ejecución se supervisa semanalmente y se envía al director de la organización.
Esta práctica nos permitió mantener el formato establecido de los «Recorridos Lineales» y elevarlo a un nuevo nivel en las difíciles condiciones actuales.
El nuevo formato de los «Recorridos Lineales» amplió el círculo de participantes y de temas para la discusión de asuntos importantes en diversas áreas. Se formó una denominada «Mesa Redonda» de diversos participantes para identificar áreas problemáticas en la empresa y resolverlas posteriormente.
Esta práctica se aplica actualmente en nuestra empresa, teniendo en cuenta la amplia geografía de las instalaciones en las que trabajan nuestros empleados.