No setor de produção da nossa empresa, foi implementada a prática de «Rondas de Linha».
Ronda de Linha - é uma inspeção regular realizada pelo gestor em escritórios e(ou) locais de trabalho em sua unidade (departamento) para verificar o cumprimento dos requisitos legais na área de segurança operacional e ambiental.
O objetivo da ronda é estabelecer um diálogo com os colaboradores, identificar os problemas que preocupam as pessoas e resolvê-los, em vez de punir por infrações.
Esta prática promove o envolvimento dos gestores no processo de controle do cumprimento dos requisitos de HSE por seus subordinados, visando prevenir situações perigosas e suas consequências em um estágio inicial, obtendo informações a tempo.
A Ronda de Linha difere das inspeções planejadas por ser baseada na confiança. O gestor pode, por exemplo, identificar casos de descumprimento das normas de segurança do trabalho, prevenir uma situação de risco de acidente e(ou) tomar conhecimento de problemas na segurança operacional através de uma conversa franca com a equipe de linha.
A comunicação regular com os subordinados permite monitorar o cumprimento dos indicadores-chave de desempenho (doravante - KPI) da unidade, influenciando assim, juntamente com os colaboradores, o aumento da eficácia do trabalho.
Esta prática é aplicada com sucesso em nossa empresa, tanto na produção (canteiros de obras/instalações) quanto no centro corporativo (escritório).
Contudo, chegou o período em que o mundo foi atingido pela epidemia de coronavírus, e muitas empresas tiveram que aprender a trabalhar em condições de pandemia. Suas atividades foram «paralisadas» pela quarentena geral. Muitas empresas, incluindo a nossa, começaram a aprimorar suas capacidades de TI para tornar o trabalho em isolamento o mais confortável possível; por exemplo, a pandemia transformou rapidamente as videochamadas em uma parte habitual da vida. Iniciou-se a era do uso do formato de trabalho remoto pelos colaboradores, enquanto a equipe que permaneceu nas instalações da empresa precisava seguir regras rígidas: não cruzar com colegas de outras unidades, manter o distanciamento de 1,5 metro, etc.
Nestas condições, era impossível aplicar um dos princípios básicos da ferramenta «Ronda de Linha» – a visita do gestor aos locais de trabalho. Começamos a pensar: «O que fazer? Como dar vida nova à prática estabelecida de «Rondas de Linha» e não perder uma ferramenta eficaz?» — e aqui está o que conseguimos:
Sucesso 1. Definição de um novo formato para a realização das «Rondas de Linha».
Uso de tecnologias de telecomunicação para interação interativa, na forma de videoconferência (doravante VC) baseada na plataforma do programa «Skype for Business». Esta plataforma permite conectar remotamente o número necessário de pessoas para participar de uma reunião em tempo real.
Com base no exposto, foi atribuído o novo nome de «Ronda de Linha Remota» (doravante RLR).
Sucesso 2. Distribuição dos participantes da RLR em dois grupos:
Grupo 1. Participantes permanentes:
Grupo 2. Unidade participante, na qual a ronda é realizada conforme o cronograma.
Os representantes da unidade são: o gestor da unidade e os colaboradores da unidade (3-4 pessoas; se necessário, todos os colaboradores da unidade são conectados).
Sucesso 3. Desenvolvimento do cronograma de realização da RLR.
O cronograma foi desenvolvido com base na realização da RLR 1 vez por mês para cada unidade (departamento, serviço), com posterior carregamento nos calendários de reuniões do Microsoft Outlook, que é amplamente utilizado em muitas empresas.
Sucesso 4. Desenvolvimento do checklist.
Este checklist de perguntas funciona como um roteiro e serve para identificar e posteriormente resolver problemas nas áreas de:
Sucesso 5. Realização da RLR no formato de VC.
As reuniões são realizadas conforme o cronograma previamente aprovado, com a participação dos 2 grupos de participantes.
O participante da RLR do Grupo 2 prepara, antes do início da reunião, uma lista de questões problemáticas ou temas que exigem discussão, com base no checklist desenvolvido. Em seguida, na reunião no formato de VC, o moderador conduz a discussão dos temas mencionados. Durante o diálogo, cada unidade do Grupo 1 (HSE, SM, RH, etc.) pode fazer perguntas de esclarecimento aos participantes do Grupo 2 relacionadas ao problema em sua unidade e(ou) transmitir as informações necessárias em sua área de responsabilidade.
Ao final da RLR, é elaborada uma ata da reunião com as decisões tomadas durante a discussão e os responsáveis designados.
Sucesso 6. Controle da execução das medidas de melhoria.
A ata com as tarefas e prazos de execução é monitorada semanalmente e enviada ao gestor da organização.
Esta prática nos permitiu manter o formato estabelecido das «Rondas de Linha» e elevá-lo a um novo patamar nas condições difíceis enfrentadas. O novo formato das «Rondas de Linha» ampliou o círculo de participantes e os temas para discussão de assuntos importantes em diversas áreas. Formou-se a chamada «Mesa Redonda» de participantes diversos para identificar áreas problemáticas na empresa e resolvê-las posteriormente. Esta prática é aplicada em nossa empresa atualmente, considerando a vasta geografia das instalações onde nossos colaboradores atuam.