Nel settore produttivo della nostra azienda è stata implementata la pratica dei «Sopralluoghi di linea».
Il sopralluogo di linea è un'ispezione regolare effettuata da un responsabile dei locali degli uffici e(o) delle postazioni di lavoro nel proprio reparto (ufficio) per verificare la conformità ai requisiti normativi in materia di sicurezza sul lavoro e tutela ambientale.
L'obiettivo del sopralluogo è instaurare un dialogo con i dipendenti, individuare i problemi che preoccupano le persone e risolverli, anziché punire per le violazioni.
Questa pratica favorisce il coinvolgimento dei responsabili nel processo di controllo del rispetto dei requisiti HSE da parte dei propri subordinati, al fine di prevenire situazioni pericolose e le relative conseguenze in una fase precoce, ricevendo informazioni tempestive.
Il sopralluogo di linea si differenzia dalle ispezioni pianificate perché si basa sulla fiducia; il responsabile può, ad esempio, individuare casi di mancato rispetto delle norme di sicurezza sul lavoro, prevenire una situazione a rischio di infortunio e/o venire a conoscenza di problemi di sicurezza produttiva parlando in modo confidenziale con il personale operativo.
La comunicazione regolare con i subordinati consente di monitorare il raggiungimento degli indicatori chiave di prestazione (di seguito KPI) del reparto, influenzando così, insieme ai dipendenti, l'aumento dell'efficacia del lavoro.
Questa pratica viene applicata con successo nella nostra azienda sia nella produzione (nei cantieri/siti) che nel centro aziendale (ufficio).
Tuttavia, è arrivato il periodo in cui il mondo è stato colpito dall'epidemia di coronavirus e molte aziende hanno dovuto imparare a lavorare in condizioni di pandemia. Le loro attività sono state «paralizzate» dalla quarantena generale. Molte imprese, inclusi noi, hanno iniziato a migliorare le proprie capacità IT per rendere il lavoro in isolamento il più confortevole possibile; ad esempio, la pandemia ha trasformato rapidamente le videochiamate in una parte abituale della vita. È iniziata l'era del lavoro da remoto per i dipendenti, mentre il personale rimasto in azienda doveva rispettare regole rigide: non incrociare colleghi di altri reparti, mantenere una distanza di 1,5 metri, ecc.
In tali condizioni, era impossibile applicare uno dei principi fondamentali dello strumento «Sopralluogo di linea»: la visita del responsabile ai luoghi di lavoro. Abbiamo iniziato a chiederci: «Cosa fare? Come dare nuova vita alla pratica consolidata dei «Sopralluoghi di linea» senza perdere uno strumento efficace?» – ed ecco cosa abbiamo ottenuto:
Successo 1. Definizione di un nuovo formato per lo svolgimento dei «Sopralluoghi di linea».
L'uso di tecnologie di telecomunicazione per l'interazione interattiva, sotto forma di videoconferenza (di seguito videoconferenza) basata sulla piattaforma «Skype for Business». Questa piattaforma consente di collegare da remoto il numero necessario di dipendenti per partecipare a un incontro (riunione) in tempo reale.
Sulla base di quanto sopra, è stato assegnato il nuovo nome «Sopralluogo di linea a distanza» (di seguito SLD).
Successo 2. Suddivisione dei partecipanti al SLD in due gruppi:
Gruppo 1. Partecipanti permanenti:
Gruppo 2. Reparto partecipante in cui viene effettuato il sopralluogo secondo il programma.
I rappresentanti del reparto sono: il responsabile del reparto, i dipendenti del reparto (3-4 persone, se necessario si collegano tutti i dipendenti del reparto).
Successo 3. Sviluppo di un programma per lo svolgimento dei SLD.
Il programma è sviluppato sulla base di un SLD al mese per ogni reparto (ufficio, servizio), con successivo caricamento nei calendari delle riunioni dell'organizer Microsoft Outlook, ampiamente utilizzato in molte aziende.
Successo 4. Sviluppo di una checklist.
Questa checklist di domande è simile a una tabella di marcia e serve a identificare e successivamente risolvere i problemi nelle seguenti aree:
Successo 5. Svolgimento del SLD in formato videoconferenza.
Gli incontri si tengono secondo il programma precedentemente approvato con la partecipazione dei due gruppi di partecipanti.
Il partecipante al SLD del Gruppo 2, prima dell'inizio dell'incontro, prepara un elenco di questioni problematiche o temi che richiedono discussione, basandosi sulla checklist sviluppata. Successivamente, durante l'incontro in videoconferenza, il moderatore conduce la discussione sui suddetti temi. Durante il dialogo, ogni reparto del Gruppo 1 (HSE, SM, HR, ecc.) può porre domande di chiarimento ai partecipanti del Gruppo 2 relative ai problemi nel loro reparto e/o fornire le informazioni necessarie nell'ambito della propria responsabilità.
Al termine del SLD viene redatto un verbale dell'incontro con le decisioni prese durante la discussione e i responsabili incaricati.
Successo 6. Controllo dell'attuazione delle misure di miglioramento.
Il verbale con i compiti e le scadenze per la loro esecuzione viene monitorato settimanalmente e inviato al responsabile dell'organizzazione.
Questa pratica ci ha permesso di mantenere il formato consolidato dei «Sopralluoghi di linea» e di elevarlo a un nuovo livello nelle difficili condizioni attuali.
Il nuovo formato dei «Sopralluoghi di linea» ha ampliato la cerchia dei partecipanti e delle questioni per la discussione di temi importanti in varie direzioni. Si è formata una cosiddetta «Tavola rotonda» di partecipanti eterogenei per identificare le aree problematiche in azienda con la loro successiva risoluzione.
Questa pratica è attualmente applicata nella nostra azienda, considerando l'ampia geografia dei siti in cui sono impiegati i nostri lavoratori.