Di sektor produksi perusahaan kami, praktik "Line Walk" (Inspeksi Lapangan) telah diterapkan.
Line Walk adalah inspeksi rutin oleh manajer terhadap ruang kantor dan(atau) tempat kerja di unitnya (departemen) untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum di bidang keselamatan kerja dan lingkungan.
Tujuan dari inspeksi ini adalah untuk membangun dialog dengan karyawan, mencari tahu masalah yang menjadi perhatian mereka, dan menyelesaikannya, bukan untuk menghukum atas pelanggaran.
Praktik ini mendorong keterlibatan manajer dalam proses pemantauan kepatuhan terhadap persyaratan HSE oleh bawahan mereka, guna mencegah situasi berbahaya dan konsekuensi yang terkait dengannya pada tahap awal dengan memperoleh informasi tepat waktu.
Line Walk berbeda dari inspeksi terencana karena didasarkan pada kepercayaan. Manajer dapat, misalnya, mengidentifikasi kasus ketidakpatuhan terhadap standar keselamatan kerja, mencegah situasi berbahaya, dan/atau mempelajari masalah keselamatan kerja melalui percakapan rahasia dengan personel lini.
Komunikasi rutin dengan bawahan memungkinkan pemantauan pencapaian indikator kinerja utama (selanjutnya disebut KPI) unit, sehingga bersama dengan karyawan dapat memengaruhi peningkatan efektivitas kerja.
Praktik ini telah berhasil diterapkan di perusahaan kami baik di lokasi produksi (situs konstruksi/objek) maupun di pusat korporat (kantor).
Namun, tiba saatnya ketika dunia dilanda epidemi virus corona, dan banyak perusahaan harus belajar bekerja dalam kondisi pandemi. Aktivitas mereka "lumpuh" akibat karantina umum. Banyak perusahaan, termasuk kami, mulai meningkatkan kemampuan TI mereka agar dapat bekerja senyaman mungkin dalam kondisi isolasi total; misalnya, pandemi dengan cepat mengubah panggilan video menjadi bagian rutin dari kehidupan. Era kerja jarak jauh bagi karyawan pun dimulai, sementara staf yang tetap berada di kantor harus mematuhi aturan ketat: tidak berinteraksi dengan rekan dari unit lain, menjaga jarak 1,5 meter, dan sebagainya.
Dalam kondisi seperti itu, tidak mungkin menerapkan salah satu prinsip dasar dari alat "Line Walk" – yaitu kunjungan manajer ke lokasi kerja. Kami mulai berpikir: "Apa yang harus dilakukan? Bagaimana cara memberikan nafas baru pada praktik Line Walk yang sudah ada dan tidak kehilangan alat yang efektif ini?" – dan inilah hasilnya:
Keberhasilan 1. Menentukan format baru untuk pelaksanaan "Line Walk".
Penggunaan teknologi telekomunikasi untuk interaksi interaktif, berupa konferensi video (selanjutnya disebut VTC) berbasis platform program "Skype for Business". Platform ini memungkinkan koneksi jarak jauh bagi personel dalam jumlah yang diperlukan untuk berpartisipasi dalam pertemuan (rapat) secara real-time.
Berdasarkan hal tersebut di atas, diberikan nama baru yaitu "Remote Line Walk" (selanjutnya disebut RLW).
Keberhasilan 2. Pembagian peserta RLW ke dalam dua kelompok:
Kelompok 1. Peserta tetap:
Kelompok 2. Unit peserta, di mana inspeksi dilakukan sesuai jadwal.
Perwakilan dari unit tersebut adalah: kepala unit, karyawan unit (3-4 orang, jika perlu seluruh karyawan unit dapat bergabung).
Keberhasilan 3. Pengembangan jadwal pelaksanaan RLW.
Jadwal disusun dengan perhitungan pelaksanaan RLW satu kali sebulan untuk setiap unit (departemen, layanan), dengan pengunggahan jadwal tersebut ke kalender pertemuan Microsoft Outlook, yang banyak digunakan di berbagai perusahaan.
Keberhasilan 4. Pengembangan daftar periksa (checklist).
Daftar periksa pertanyaan ini merupakan semacam peta jalan dan berfungsi untuk mengidentifikasi serta menyelesaikan masalah di bidang-bidang berikut:
Keberhasilan 5. Pelaksanaan RLW dalam format VTC.
Pertemuan dilakukan sesuai jadwal yang telah disetujui sebelumnya dengan melibatkan dua kelompok peserta.
Peserta RLW dari Kelompok 2 sebelum pertemuan dimulai, menyiapkan daftar pertanyaan bermasalah atau topik yang memerlukan diskusi berdasarkan daftar periksa yang telah disusun. Selanjutnya, dalam pertemuan format VTC, moderator memimpin diskusi mengenai topik-topik tersebut. Selama proses dialog, setiap unit dari Kelompok 1 (HSE, KM, HR, dll.) dapat mengajukan pertanyaan klarifikasi kepada peserta Kelompok 2 terkait masalah di unit mereka dan/atau menyampaikan informasi yang diperlukan sesuai tanggung jawab masing-masing.
Berdasarkan hasil RLW, disusun protokol pertemuan yang berisi keputusan-keputusan yang diambil selama diskusi dan penunjukan penanggung jawab pelaksana.
Keberhasilan 6. Pemantauan pelaksanaan tindakan perbaikan.
Protokol dengan instruksi dan tenggat waktu pelaksanaannya dipantau setiap minggu, dan dikirimkan kepada pimpinan organisasi.
Praktik ini memungkinkan kami untuk mempertahankan format "Line Walk" yang telah dikembangkan dan membawanya ke tingkat yang baru dalam kondisi yang sulit saat ini.
Format baru pelaksanaan "Line Walk" telah memperluas lingkaran peserta dan isu-isu untuk diskusi topik penting di berbagai bidang. Terbentuklah apa yang disebut "Meja Bundar" dari berbagai peserta untuk mengidentifikasi area masalah di perusahaan dengan penyelesaian selanjutnya.
Praktik ini masih diterapkan di perusahaan kami saat ini, mengingat luasnya geografi objek di mana karyawan kami terlibat.