Trong lĩnh vực sản xuất của công ty chúng tôi, thực hành «Đi kiểm tra hiện trường» đã được triển khai.
Đi kiểm tra hiện trường - là việc người quản lý kiểm tra định kỳ các khu vực văn phòng và(hoặc) nơi làm việc trong bộ phận (phòng ban) của mình nhằm tuân thủ các yêu cầu pháp lý trong lĩnh vực an toàn sản xuất và môi trường.
Mục tiêu của việc kiểm tra là xây dựng đối thoại với nhân viên, tìm hiểu các vấn đề mà mọi người lo lắng và giải quyết chúng, chứ không phải để xử phạt các vi phạm.
Thực hành này góp phần thu hút sự tham gia của các cấp quản lý vào quá trình kiểm soát việc tuân thủ các yêu cầu về HSE của cấp dưới, nhằm ngăn ngừa các tình huống nguy hiểm và hậu quả liên quan ở giai đoạn sớm, đồng thời nhận thông tin kịp thời.
Đi kiểm tra hiện trường khác với các cuộc kiểm tra theo kế hoạch ở chỗ nó dựa trên sự tin tưởng. Người quản lý có thể, ví dụ, phát hiện các trường hợp không tuân thủ tiêu chuẩn an toàn lao động, ngăn ngừa tình huống gây chấn thương và/hoặc tìm hiểu về các vấn đề an toàn sản xuất thông qua việc trò chuyện tin cậy với nhân viên trực tiếp.
Việc giao tiếp thường xuyên với cấp dưới cho phép kiểm soát việc thực hiện các chỉ số hiệu suất chính (sau đây gọi là KPI) của bộ phận, từ đó cùng với nhân viên tác động đến việc nâng cao hiệu quả công việc.
Thực hành này được áp dụng thành công tại công ty chúng tôi cả trong sản xuất (tại các công trường/đối tượng xây dựng) và tại trung tâm điều hành (văn phòng).
Nhưng rồi giai đoạn đại dịch coronavirus bùng phát trên toàn thế giới đã đến, và nhiều công ty đã phải học cách làm việc trong điều kiện đại dịch. Hoạt động của họ bị «tê liệt» bởi lệnh phong tỏa chung. Nhiều doanh nghiệp, bao gồm cả chúng tôi, đã bắt đầu cải thiện năng lực CNTT để làm việc thoải mái nhất có thể trong điều kiện cách ly toàn xã hội, ví dụ, đại dịch đã nhanh chóng biến các cuộc gọi video thành một phần quen thuộc của cuộc sống. Kỷ nguyên làm việc từ xa của nhân viên bắt đầu, còn những nhân viên ở lại công ty phải tuân thủ các quy tắc nghiêm ngặt: không tiếp xúc với đồng nghiệp từ các bộ phận khác, giữ khoảng cách 1,5 mét, v.v.
Trong điều kiện như vậy, không thể áp dụng một trong những nguyên tắc cơ bản của công cụ «Đi kiểm tra hiện trường» – đó là việc người quản lý trực tiếp đến thăm nơi sản xuất. Chúng tôi bắt đầu suy nghĩ: «Phải làm gì? Làm thế nào để thổi luồng sinh khí mới vào thực hành «Đi kiểm tra hiện trường» hiện có và không làm mất đi một công cụ hiệu quả?» - và đây là kết quả của chúng tôi:
Thành công 1. Xác định định dạng mới cho việc thực hiện «Đi kiểm tra hiện trường».
Sử dụng các công nghệ viễn thông tương tác dưới hình thức hội nghị truyền hình (sau đây gọi là VCS) trên nền tảng phần mềm «Skype for Business». Nền tảng này cho phép kết nối từ xa số lượng nhân viên cần thiết để tham gia cuộc họp (hội nghị) trong thời gian thực.
Dựa trên những điều trên, một cái tên mới đã được đặt là «Đi kiểm tra hiện trường từ xa» (sau đây gọi là DLO).
Thành công 2. Phân chia những người tham gia DLO thành hai nhóm:
Nhóm 1. Thành viên thường trực:
Nhóm 2. Bộ phận tham gia, nơi tiến hành kiểm tra theo lịch trình.
Đại diện của bộ phận bao gồm: trưởng bộ phận, nhân viên bộ phận (3-4 người, nếu cần thiết có thể kết nối tất cả nhân viên bộ phận).
Thành công 3. Xây dựng lịch trình thực hiện DLO.
Lịch trình được xây dựng dựa trên việc thực hiện DLO mỗi tháng một lần cho mỗi bộ phận (phòng, ban), sau đó được tải lên lịch họp của Microsoft Outlook, công cụ được sử dụng rộng rãi trong nhiều công ty.
Thành công 4. Xây dựng danh mục kiểm tra.
Danh mục kiểm tra này giống như một lộ trình và phục vụ cho việc phát hiện cũng như giải quyết các vấn đề theo các hướng:
Thành công 5. Thực hiện DLO theo định dạng VCS.
Các cuộc họp được tiến hành theo lịch trình đã phê duyệt trước đó với sự tham gia của 2 nhóm. Người tham gia DLO từ nhóm 2 trước khi bắt đầu cuộc họp sẽ chuẩn bị danh sách các vấn đề tồn đọng hoặc các vấn đề cần thảo luận theo danh mục kiểm tra đã xây dựng. Tiếp theo, tại cuộc họp định dạng VCS, người điều phối (moderator) sẽ tiến hành thảo luận về các chủ đề nêu trên. Trong quá trình đối thoại, mỗi bộ phận từ nhóm 1 (HSE, MB, HR, v.v.) có thể đặt câu hỏi làm rõ cho những người tham gia nhóm 2 liên quan đến vấn đề trong bộ phận của họ và/hoặc cung cấp thông tin cần thiết trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Kết thúc DLO, một biên bản cuộc họp được lập với các quyết định được thông qua trong quá trình thảo luận và các người thực hiện chịu trách nhiệm được chỉ định.
Thành công 6. Kiểm soát việc thực hiện các biện pháp cải thiện.
Biên bản với các nhiệm vụ và thời hạn thực hiện được theo dõi hàng tuần và gửi cho người đứng đầu tổ chức.
Thực hành này đã cho phép chúng tôi duy trì định dạng «Đi kiểm tra hiện trường» đã xây dựng và nâng nó lên một tầm cao mới trong những điều kiện khó khăn hiện tại.
Định dạng mới của «Đi kiểm tra hiện trường» đã mở rộng phạm vi người tham gia và các vấn đề thảo luận về các chủ đề quan trọng theo nhiều hướng khác nhau. Một «Bàn tròn» gồm các thành viên đa dạng đã được hình thành để xác định các khu vực có vấn đề trong công ty và giải quyết chúng sau đó.
Thực hành này hiện đang được áp dụng tại công ty chúng tôi, tính đến phạm vi địa lý rộng lớn của các đối tượng mà nhân viên của chúng tôi đang làm việc.