มุ่งสู่การปรับปรุงท่ามกลางความท้าทาย

ในภาคการผลิตของบริษัทเรา ได้มีการนำแนวปฏิบัติ "การเดินตรวจหน้างาน" (Line Walks) มาใช้

การเดินตรวจหน้างาน - คือการที่ผู้บริหารเข้าตรวจเยี่ยมพื้นที่สำนักงานและ(หรือ)สถานที่ทำงานในหน่วยงาน (แผนก) ของตนอย่างสม่ำเสมอ เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายในด้านความปลอดภัยในการทำงานและสิ่งแวดล้อม

วัตถุประสงค์ของการเดินตรวจ - คือเพื่อสร้างบทสนทนากับพนักงาน รับทราบปัญหาที่ผู้คนกังวลและแก้ไขปัญหาเหล่านั้น ไม่ใช่เพื่อลงโทษเมื่อพบการกระทำผิด

แนวปฏิบัตินี้ช่วยส่งเสริมให้ผู้บริหารมีส่วนร่วมในกระบวนการควบคุมการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้าน HSE ของผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อป้องกันสถานการณ์อันตรายและผลกระทบที่เกี่ยวข้องตั้งแต่ระยะเริ่มต้น โดยได้รับข้อมูลอย่างทันท่วงที

การเดินตรวจหน้างานแตกต่างจากการตรวจสอบตามแผน ตรงที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของความไว้วางใจ ตัวอย่างเช่น ผู้บริหารสามารถตรวจพบกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยในการทำงาน ป้องกันสถานการณ์ที่อาจก่อให้เกิดการบาดเจ็บ และ/หรือรับรู้ถึงปัญหาด้านความปลอดภัยในการผลิตผ่านการพูดคุยอย่างเป็นกันเองกับพนักงานระดับปฏิบัติการ

การสื่อสารกับผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างสม่ำเสมอช่วยให้สามารถควบคุมการบรรลุตัวชี้วัดผลการดำเนินงานหลัก (KPI) ของหน่วยงาน ซึ่งจะส่งผลต่อการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกับพนักงาน

แนวปฏิบัตินี้ประสบความสำเร็จในการนำไปใช้ในบริษัทของเรา ทั้งในส่วนการผลิต (ไซต์งานก่อสร้าง/โครงการ) และในศูนย์กลางองค์กร (สำนักงาน)

แต่แล้วก็ถึงช่วงเวลาที่โลกเผชิญกับการระบาดของไวรัสโคโรนา และหลายบริษัทต้องเรียนรู้ที่จะทำงานภายใต้เงื่อนไขของโรคระบาด กิจกรรมต่างๆ ถูก "ทำให้หยุดชะงัก" จากการล็อกดาวน์ทั่วโลก หลายองค์กรรวมถึงเราด้วย ได้เริ่มพัฒนาขีดความสามารถด้าน IT เพื่อให้การทำงานในช่วงการแยกตัวเป็นไปอย่างสะดวกสบายที่สุด เช่น โรคระบาดทำให้การโทรผ่านวิดีโอกลายเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวันอย่างรวดเร็ว ยุคของการทำงานแบบ Remote Work เริ่มต้นขึ้น ส่วนพนักงานที่ยังคงต้องปฏิบัติงานในบริษัทต้องปฏิบัติตามกฎที่เข้มงวด เช่น ห้ามพบปะกับเพื่อนร่วมงานจากแผนกอื่น รักษาระยะห่าง 1.5 เมตร เป็นต้น

ภายใต้เงื่อนไขดังกล่าว เป็นไปไม่ได้ที่จะใช้หลักการพื้นฐานอย่างหนึ่งของเครื่องมือ "การเดินตรวจหน้างาน" นั่นคือการที่ผู้บริหารลงพื้นที่ปฏิบัติงานจริง เราจึงเริ่มคิดว่า: "จะทำอย่างไรดี? จะเติมชีวิตใหม่ให้กับแนวปฏิบัติ 'การเดินตรวจหน้างาน' ที่มีอยู่ได้อย่างไรโดยไม่สูญเสียเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพนี้ไป?" - และนี่คือสิ่งที่เราทำสำเร็จ:

ความสำเร็จที่ 1. การกำหนดรูปแบบใหม่ของการ "เดินตรวจหน้างาน".

การใช้เทคโนโลยีโทรคมนาคมเพื่อการสื่อสารแบบโต้ตอบ ในรูปแบบของการประชุมทางไกลผ่านวิดีโอ (VCS) บนแพลตฟอร์มโปรแกรม "Skype for Business" แพลตฟอร์มนี้ช่วยให้สามารถเชื่อมต่อพนักงานตามจำนวนที่ต้องการเพื่อเข้าร่วมการประชุมในรูปแบบเรียลไทม์ได้จากระยะไกล

จากเหตุผลข้างต้น จึงได้มีการตั้งชื่อใหม่ว่า "การเดินตรวจหน้างานทางไกล" (Remote Line Walk - RLW)

ความสำเร็จที่ 2. การแบ่งกลุ่มผู้เข้าร่วม RLW ออกเป็นสองกลุ่ม:

กลุ่มที่ 1. ผู้เข้าร่วมถาวร:

• ตัวแทนจากหน่วยงาน HSE;
• ตัวแทนจากหน่วยงานความปลอดภัยทางการแพทย์;
• ตัวแทนจากหน่วยงานความมั่นคงทางเศรษฐกิจ;
• ตัวแทนจาก HR;
• ตัวแทนจากหน่วยงานสนับสนุนการบริหารและจัดการทั่วไป;
• ตัวแทนจากสหภาพแรงงาน ผู้ได้รับมอบหมายด้านความปลอดภัยในการทำงาน

กลุ่มที่ 2. หน่วยงานที่เข้าร่วม ซึ่งจะมีการเดินตรวจตามตารางเวลา

ตัวแทนของหน่วยงานประกอบด้วย: ผู้บริหารหน่วยงาน, พนักงานในหน่วยงาน (3-4 คน หรือพนักงานทุกคนหากจำเป็น)

ความสำเร็จที่ 3. การจัดทำตารางเวลาการทำ RLW.

ตารางเวลาถูกกำหนดให้มีการทำ RLW เดือนละ 1 ครั้งสำหรับแต่ละหน่วยงาน (แผนก, ฝ่าย) จากนั้นจะถูกบันทึกลงในปฏิทินการประชุมของ Microsoft Outlook ซึ่งมีการใช้งานอย่างแพร่หลายในหลายบริษัท

ความสำเร็จที่ 4. การพัฒนาเช็คลิสต์.

เช็คลิสต์คำถามนี้เปรียบเสมือนแผนที่นำทางและใช้เพื่อค้นหาพร้อมแก้ไขปัญหาในด้านต่างๆ ดังนี้:

• ความปลอดภัยในการทำงาน (HSE);
• ความปลอดภัยทางการแพทย์;
• ประเด็นด้านสวัสดิการและความเป็นอยู่;
• การฝึกอบรมและการพัฒนา;
• องค์ประกอบทางเศรษฐกิจ: ค่าตอบแทน เงินจูงใจ และการจ่ายเงินอื่นๆ รวมถึงข้อพิพาทที่เกิดขึ้นในด้านต่างๆ ของกิจกรรมบริษัท และ/หรือประเด็นอื่นๆ

ความสำเร็จที่ 5. การดำเนินกิจกรรม RLW ในรูปแบบ VCS.

การประชุมจะจัดขึ้นตามตารางเวลาที่อนุมัติไว้ล่วงหน้าโดยมีผู้เข้าร่วมทั้ง 2 กลุ่ม

ผู้เข้าร่วม RLW จากกลุ่มที่ 2 จะต้องเตรียมรายการประเด็นปัญหาหรือหัวข้อที่ต้องการหารือตามเช็คลิสต์ที่พัฒนาขึ้นก่อนเริ่มการประชุม จากนั้นในการประชุมรูปแบบ VCS ผู้ดำเนินรายการ (Moderator) จะนำการอภิปรายในหัวข้อดังกล่าว ในระหว่างการสนทนา แต่ละหน่วยงานจากกลุ่มที่ 1 (HSE, การแพทย์, HR และอื่นๆ) สามารถถามคำถามเพื่อขอความชัดเจนจากผู้เข้าร่วมกลุ่มที่ 2 เกี่ยวกับปัญหาในหน่วยงานของตน และ/หรือแจ้งข้อมูลที่จำเป็นในส่วนที่ตนรับผิดชอบ

เมื่อสิ้นสุด RLW จะมีการจัดทำบันทึกการประชุมพร้อมมติที่ตกลงกันและมอบหมายผู้รับผิดชอบ

ความสำเร็จที่ 6. การควบคุมการดำเนินมาตรการปรับปรุง.

บันทึกการประชุมพร้อมมอบหมายงานและกำหนดระยะเวลาจะถูกติดตามเป็นรายสัปดาห์และส่งไปยังผู้บริหารระดับสูงขององค์กร

แนวปฏิบัตินี้ช่วยให้เราสามารถรักษาต้นแบบการ "เดินตรวจหน้างาน" ที่สั่งสมมา และยกระดับไปสู่ขั้นใหม่ภายใต้เงื่อนไขที่ยากลำบาก

รูปแบบใหม่ของการ "เดินตรวจหน้างาน" ได้ขยายขอบเขตของผู้เข้าร่วมและประเด็นการหารือในหัวข้อสำคัญด้านต่างๆ เกิดเป็นสิ่งที่เรียกว่า "โต๊ะกลม" ของผู้เข้าร่วมที่หลากหลายเพื่อค้นหาจุดที่เป็นปัญหาในบริษัทและแก้ไขปัญหาเหล่านั้น

ปัจจุบันแนวปฏิบัตินี้ยังคงถูกนำมาใช้ในบริษัทของเรา โดยคำนึงถึงพื้นที่ปฏิบัติงานที่กว้างขวางซึ่งพนักงานของเราประจำอยู่