Dans le secteur industriel de notre entreprise, la pratique des « Visites de terrain » a été mise en œuvre.
La visite de terrain est une inspection régulière effectuée par un responsable dans les bureaux et(ou) sur les postes de travail de son département (service) afin de vérifier la conformité aux exigences légales en matière de sécurité industrielle et environnementale.
L'objectif de la visite est d'instaurer un dialogue avec les employés, d'identifier les problèmes qui les préoccupent et de les résoudre, plutôt que de punir les infractions.
Cette pratique favorise l'implication des managers dans le processus de contrôle du respect des exigences HSE par leurs subordonnés, afin de prévenir les situations dangereuses et leurs conséquences à un stade précoce en recevant les informations à temps.
La visite de terrain diffère des inspections planifiées par le fait qu'elle repose sur la confiance. Le responsable peut, par exemple, identifier des cas de non-respect des normes de santé et sécurité au travail, prévenir une situation à risque de blessure et/ou s'informer des problèmes de sécurité industrielle en discutant de manière confidentielle avec le personnel de terrain.
Une communication régulière avec les subordonnés permet de contrôler la réalisation des indicateurs clés de performance (ci-après - KPI) du département, influençant ainsi, conjointement avec les employés, l'amélioration de l'efficacité du travail.
Cette pratique est appliquée avec succès dans notre entreprise tant au niveau de la production (sur les chantiers/sites) que dans le centre corporatif (bureau).
Mais une période est survenue où le monde a été frappé par l'épidémie de coronavirus, et de nombreuses entreprises ont dû apprendre à travailler dans des conditions de pandémie. Leurs activités ont été « paralysées » par le confinement général. De nombreuses entreprises, dont la nôtre, ont commencé à améliorer leurs capacités informatiques pour rendre le travail en isolation aussi confortable que possible ; par exemple, la pandémie a rapidement transformé les appels vidéo en une partie habituelle de la vie. L'ère du télétravail a commencé, et le personnel resté dans les locaux de l'entreprise devait respecter des règles strictes : ne pas croiser les collègues d'autres départements, respecter une distance de 1,5 mètre, etc.
Dans de telles conditions, il était impossible d'appliquer l'un des principes fondamentaux de l'outil « Visite de terrain » – la visite physique des lieux de travail par le responsable. Nous avons commencé à réfléchir : « Que faire ? Comment insuffler une nouvelle vie à la pratique établie des « Visites de terrain » sans perdre cet outil efficace ? » — et voici ce que nous avons obtenu :
Succès 1. Définition d'un nouveau format pour la réalisation des « Visites de terrain ».
Utilisation des technologies de télécommunication pour une interaction interactive, sous forme de visioconférence (ci-après VC) basée sur la plateforme « Skype for Business ». Cette plateforme permet de connecter à distance le nombre requis de membres du personnel pour participer à une réunion en temps réel.
Sur la base de ce qui précède, un nouveau nom a été attribué : « Visite de terrain à distance » (ci-après VTD).
Succès 2. Répartition des participants à la VTD en deux groupes :
Groupe 1. Participants permanents :
Groupe 2. Le département participant, dans lequel la visite est effectuée selon le calendrier.
Les représentants du département sont : le responsable du département, les employés du département (3-4 personnes, si nécessaire, tous les employés du département sont connectés).
Succès 3. Développement du calendrier des VTD.
Le calendrier est conçu sur la base d'une VTD par mois pour chaque département (service), avec son chargement ultérieur dans les calendriers de réunion de l'organiseur Microsoft Outlook, largement utilisé dans de nombreuses entreprises.
Succès 4. Élaboration d'une liste de contrôle.
Cette liste de contrôle des questions est semblable à une feuille de route et sert à identifier, puis à résoudre les problèmes dans les domaines suivants :
Succès 5. Réalisation de la VTD au format visioconférence.
Les réunions se tiennent selon le calendrier précédemment approuvé avec les deux groupes de participants.
Le participant à la VTD du groupe 2 prépare, avant le début de la réunion, une liste de points problématiques ou de questions nécessitant une discussion, selon la liste de contrôle élaborée. Ensuite, lors de la réunion en format VC, l'animateur (modérateur) mène la discussion sur les sujets susmentionnés. Au cours du dialogue, chaque département du groupe 1 (HSE, Médical, RH, etc.) peut poser des questions de clarification aux participants du groupe 2 concernant les problèmes de leur département et/ou transmettre les informations requises dans leur zone de responsabilité.
À l'issue de la VTD, un compte rendu de réunion est établi avec les décisions prises lors de la discussion et les responsables désignés.
Succès 6. Contrôle de la mise en œuvre des mesures d'amélioration.
Le compte rendu avec les missions et les délais d'exécution est suivi sur une base hebdomadaire et envoyé au responsable de l'organisation.
Cette pratique nous a permis de maintenir le format établi des « Visites de terrain » et de le porter à un nouveau niveau dans les conditions difficiles rencontrées.
Le nouveau format des « Visites de terrain » a élargi le cercle des participants et des questions pour discuter de sujets importants dans divers domaines. Une sorte de « Table ronde » de participants diversifiés s'est formée pour identifier les zones problématiques de l'entreprise et les résoudre par la suite.
Cette pratique est actuellement appliquée dans notre entreprise, compte tenu de la vaste zone géographique des sites où nos employés sont engagés.