W sferze produkcyjnej naszej firmy wdrożono praktykę „Obchodów liniowych”.
Obchód liniowy - to regularna inspekcja pomieszczeń biurowych i (lub) stanowisk pracy w danej jednostce (dziale) dokonywana przez przełożonego pod kątem przestrzegania wymogów prawnych w zakresie bezpieczeństwa pracy i ochrony środowiska.
Celem obchodu jest nawiązanie dialogu z pracownikami, zidentyfikowanie problemów nurtujących ludzi i ich rozwiązanie, a nie karanie za naruszenia.
Praktyka ta sprzyja angażowaniu kadry kierowniczej w proces kontroli przestrzegania wymogów HSE przez podwładnych, w celu zapobiegania niebezpiecznym sytuacjom i ich skutkom na wczesnym etapie poprzez terminowe pozyskiwanie informacji.
Obchód liniowy różni się od planowych kontroli tym, że opiera się na zaufaniu. Przełożony może na przykład zidentyfikować przypadki nieprzestrzegania norm bezpieczeństwa pracy, zapobiec sytuacji urazowej i (lub) dowiedzieć się o problemach w zakresie bezpieczeństwa pracy poprzez poufną rozmowę z personelem liniowym.
Regularna komunikacja z podwładnymi pozwala na monitorowanie realizacji kluczowych wskaźników efektywności (dalej – KPI) jednostki, wpływając tym samym wraz z pracownikami na poprawę wydajności pracy.
Praktyka ta jest z powodzeniem stosowana w naszej firmie zarówno w obszarze produkcji (na placach budowy/obiektach), jak i w centrum korporacyjnym (biurze).
Jednak nadszedł czas, gdy świat nawiedziła epidemia koronawirusa i wiele firm musiało nauczyć się pracować w warunkach pandemii. Ich działalność została „sparaliżowana” przez powszechną kwarantannę. Wiele przedsiębiorstw, w tym nasze, zaczęło udoskonalać swoje możliwości IT, aby praca w warunkach izolacji była jak najbardziej komfortowa – na przykład pandemia szybko zmieniła wideorozmowy w codzienność. Rozpoczęła się era pracy zdalnej, a pracownicy pozostający w siedzibie firmy musieli przestrzegać surowych zasad: unikać kontaktu z kolegami z innych działów, zachowywać dystans 1,5 metra itp.
W takich warunkach niemożliwe stało się zastosowanie jednej z podstawowych zasad narzędzia „Obchód liniowy” – wizytacji miejsc wykonywania prac przez przełożonego. Zaczęliśmy się zastanawiać: „Co robić? Jak tchnąć nowe życie w dotychczasową praktykę obchodów liniowych i nie stracić skutecznego narzędzia?” – i oto co nam się udało:
Sukces 1. Określenie nowego formatu przeprowadzania „Obchodów liniowych”.
Wykorzystanie technologii telekomunikacyjnych do interaktywnej współpracy w formie wideokonferencji (dalej VC) na bazie platformy „Skype for Business”. Platforma ta umożliwia zdalne podłączenie wymaganej liczby personelu do udziału w spotkaniu (naradzie) w czasie rzeczywistym.
Na podstawie powyższego nadano nową nazwę: „Zdalny Obchód Liniowy” (dalej ZOL).
Sukces 2. Podział uczestników ZOL na dwie grupy:
Grupa 1. Stały uczestnicy:
Grupa 2. Jednostka uczestnicząca, w której przeprowadzany jest obchód zgodnie z harmonogramem.
Przedstawicielami jednostki są: kierownik jednostki, pracownicy jednostki (3-4 osoby, w razie potrzeby podłączani są wszyscy pracownicy jednostki).
Sukces 3. Opracowanie harmonogramu przeprowadzania ZOL.
Harmonogram został opracowany z założeniem przeprowadzania ZOL raz w miesiącu dla każdej jednostki (działu, służby), z późniejszym wprowadzeniem go do kalendarzy spotkań w organizerze Microsoft Outlook, który jest powszechnie używany w wielu firmach.
Sukces 4. Opracowanie listy kontrolnej.
Ta lista kontrolna pytań jest rodzajem mapy drogowej i służy do identyfikacji, a następnie rozwiązywania problemów w obszarach:
Sukces 5. Przeprowadzanie ZOL w formacie wideokonferencji.
Spotkania odbywają się zgodnie z wcześniej zatwierdzonym harmonogramem z udziałem dwóch grup uczestników.
Uczestnik ZOL z grupy 2 przed rozpoczęciem spotkania przygotowuje listę problematycznych kwestii lub tematów wymagających omówienia na podstawie opracowanej listy kontrolnej. Następnie, podczas spotkania w formacie VC, prowadzący (moderator) przeprowadza dyskusję na powyższe tematy. W trakcie dialogu każda jednostka z 1. grupy uczestników (HSE, BM, HR itd.) może zadawać pytania doprecyzowujące uczestnikom 2. grupy, związane z problemami w ich jednostce i/lub przekazywać wymagane informacje w zakresie swojej odpowiedzialności.
Na podstawie wyników ZOL sporządzany jest protokół ze spotkania z decyzjami podjętymi w toku dyskusji i wyznaczonymi osobami odpowiedzialnymi.
Sukces 6. Kontrola realizacji działań naprawczych.
Protokół z poleceniami i terminami ich realizacji jest monitorowany co tydzień i przesyłany do kierownika organizacji.
Praktyka ta pozwoliła nam utrzymać wypracowany format „Obchodów liniowych” i wynieść go na nowy poziom w zaistniałych, trudnych warunkach.
Nowy format przeprowadzania „Obchodów liniowych” rozszerzył krąg uczestników i zakres pytań do dyskusji nad ważnymi tematami w różnych obszarach. Powstał tak zwany „Okrągły Stół” różnorodnych uczestników w celu identyfikacji obszarów problematycznych w firmie i ich późniejszego rozwiązania.
Praktyka ta jest obecnie stosowana w naszej firmie, biorąc pod uwagę rozległą geografię obiektów, na których pracują nasi pracownicy.