À la lumière du développement constant de la numérisation et des systèmes de communication, l'espace personnel de l'employé peut constituer une option de communication efficace entre l'employeur et le salarié.
Pourquoi est-il nécessaire ?
Tout d'abord, disposer d'un espace personnel permet à l'employé d'accéder facilement aux informations sur les paiements de salaires prévus et effectués, ainsi qu'au planning des congés. La possibilité pour l'employé d'envoyer rapidement à l'employeur les demandes nécessaires (congés, aide financière, etc.) et de commander les attestations requises joue un rôle important. L'avantage de l'espace personnel dans ce domaine est qu'il évite à l'employé de multiplier les demandes inutiles : À qui l'envoyer ? Comment le formuler ? Dans quels délais ? Dans ces situations, la réduction des communications superflues et distrayantes profite à l'employé et lui fait gagner du temps. L'employeur, de son côté, est libéré de la charge de travail supplémentaire liée au suivi des chevauchements de congés et au respect des délais de dépôt des demandes. Le système intelligent de l'espace personnel comprend de lui-même combien de jours avant le congé la demande doit être déposée et empêche de le faire trop tôt, tandis que les notifications aident l'employé à ne pas manquer le jour J.
Compte tenu de la possibilité d'intégrer l'espace personnel à presque tous les logiciels de l'employeur pour un échange automatique de données, de nombreux services informatiques peuvent être inclus dans ce système, assurant l'information et l'engagement des employés dans les processus internes de l'entreprise, y compris dans le domaine de la HSE et de la sécurité industrielle.
Ainsi, par exemple, l'une des solutions intéressantes en matière de HSE et de sécurité industrielle chez JSC « Apatit » est l'intégration de l'espace personnel de l'employé avec un système d'information qui suit la nécessité d'obtenir des équipements de protection individuelle (EPI).
L'employé peut consulter de manière autonome et au moment qui lui convient, via son espace personnel, les informations sur le kit d'EPI dont il a besoin et les délais de remplacement. Grâce aux notifications instantanées (PUSH), l'application signale d'elle-même la nécessité de récupérer les EPI en temps voulu.
Un autre exemple intéressant de mise en œuvre est la possibilité pour les employés de soumettre rapidement, via leur espace personnel, des « Idées de sécurité » ou des infractions identifiées. Le superviseur traite les demandes reçues et les transmet aux personnes responsables. Dans ce cas, l'utilisation de l'espace personnel réduit considérablement le temps écoulé entre la détection d'une infraction et sa résolution.
Enfin, l'accès aux publications d'entreprise et aux actualités de la société constitue un complément agréable dans l'espace personnel de l'employé.