Trong bối cảnh chuyển đổi số và các hệ thống truyền thông không ngừng phát triển, tài khoản cá nhân của nhân viên có thể đóng vai trò là một trong những phương thức giao tiếp hiệu quả giữa người sử dụng lao động và người lao động.
Vậy tại sao nó lại cần thiết?
Trước hết, việc sở hữu một tài khoản cá nhân giúp nhân viên dễ dàng truy cập thông tin về các khoản thanh toán lương đã thực hiện và dự kiến, cũng như lịch nghỉ phép. Một vai trò quan trọng không kém là khả năng nhân viên có thể nhanh chóng gửi các đơn từ cần thiết cho người sử dụng lao động (như đơn xin nghỉ phép, hỗ trợ tài chính, v.v.), cũng như yêu cầu các loại giấy xác nhận cần thiết. Ưu điểm của tài khoản cá nhân trong vấn đề này là giúp nhân viên không cần phải thực hiện nhiều yêu cầu dư thừa như: Gửi cho ai? Soạn thảo thế nào? Thời hạn ra sao? Trong những vấn đề này, việc giảm bớt các giao tiếp thừa thãi và gây xao nhãng sẽ "có lợi" cho nhân viên và tiết kiệm thời gian của họ. Về phía người sử dụng lao động, họ sẽ được giải phóng khỏi gánh nặng theo dõi sự trùng lặp trong lịch nghỉ phép và tuân thủ các yêu cầu về thời hạn nộp đơn. Hệ thống tài khoản cá nhân thông minh sẽ tự hiểu cần nộp đơn trước bao nhiêu ngày và sẽ không cho phép thực hiện sớm hơn, đồng thời các thông báo sẽ giúp nhân viên không bỏ lỡ ngày cần thiết.
Với khả năng tích hợp tài khoản cá nhân với hầu hết các phần mềm của người sử dụng lao động để trao đổi dữ liệu tự động, hệ thống này có thể bao gồm nhiều dịch vụ IT, đảm bảo thông tin và sự tham gia của nhân viên vào các quy trình nội bộ của công ty, bao gồm cả lĩnh vực HSE.
Ví dụ, một trong những giải pháp thú vị trong lĩnh vực HSE tại công ty cổ phần "Apatit" là việc tích hợp tài khoản cá nhân của nhân viên với hệ thống thông tin theo dõi nhu cầu cấp phát phương tiện bảo vệ cá nhân.
Nhân viên có thể chủ động xem thông tin về bộ phương tiện bảo vệ cá nhân cần thiết và thời hạn thay thế thông qua tài khoản cá nhân vào bất kỳ lúc nào thuận tiện. Và thông qua các thông báo tức thời (PUSH), ứng dụng sẽ tự động nhắc nhở về việc cần nhận phương tiện bảo vệ cá nhân đúng hạn.
Một ví dụ thú vị khác để triển khai là: khả năng nhân viên nhanh chóng gửi các "Ý tưởng an toàn" hoặc các vi phạm phát hiện được thông qua tài khoản cá nhân. Giám sát viên sẽ xử lý các phản hồi nhận được và chuyển chúng đến những người chịu trách nhiệm cho công việc đó. Việc thực hiện qua tài khoản cá nhân trong trường hợp này giúp rút ngắn đáng kể thời gian từ khi phát hiện vi phạm cho đến khi khắc phục xong.
Cuối cùng, một bổ sung thú vị trong tài khoản cá nhân của nhân viên là quyền truy cập vào các ấn phẩm nội bộ và các sự kiện tin tức của công ty.