Alla luce del costante sviluppo della digitalizzazione e dei sistemi di comunicazione, l'area personale del dipendente può rappresentare una valida opzione per la comunicazione tra datore di lavoro e lavoratore.
Perché è necessaria?
Innanzitutto, l'area personale offre al dipendente un facile accesso alle informazioni sui pagamenti salariali previsti ed effettuati, nonché al piano ferie. Un ruolo altrettanto importante è svolto dalla possibilità per il lavoratore di inviare tempestivamente al datore di lavoro le richieste necessarie (ferie, sussidi, ecc.) e di richiedere i certificati occorrenti. Il vantaggio dell'area personale in questo senso è che elimina la necessità per il dipendente di porre numerose domande superflue: "A chi devo inviarlo? Come devo compilarlo? Quali sono le scadenze?" In queste situazioni, la riduzione delle comunicazioni ridondanti e distraenti va a vantaggio del lavoratore e gli fa risparmiare tempo. Il datore di lavoro, d'altro canto, è sollevato dal carico di lavoro extra derivante dal monitoraggio delle sovrapposizioni nei piani ferie e dal controllo del rispetto dei termini di presentazione delle domande. Il sistema intelligente dell'area personale riconosce autonomamente quanti giorni prima delle ferie è necessario presentare la domanda e impedisce di farlo in anticipo, mentre le notifiche aiutano il dipendente a non mancare il giorno stabilito.
Grazie alla possibilità di integrare l'area personale con quasi tutti i software aziendali per lo scambio automatico di dati, è possibile includere nel sistema numerosi servizi IT che garantiscono l'informazione e il coinvolgimento dei dipendenti nei processi interni dell'azienda, compresi quelli relativi alla salute e sicurezza sul lavoro (HSE) e alla sicurezza industriale.
Ad esempio, una delle soluzioni interessanti nel campo HSE presso la società AO "Apatit" è l'integrazione dell'area personale del dipendente con un sistema informativo che monitora la necessità di ricevere i dispositivi di protezione individuale (DPI).
Il lavoratore può visualizzare autonomamente e in qualsiasi momento, tramite l'area personale, le informazioni sul set di DPI necessario e sulle scadenze per la loro sostituzione. Inoltre, attraverso le notifiche istantanee (PUSH), l'applicazione segnalerà la necessità di ritirare i DPI per tempo.
Un altro esempio interessante di implementazione è la possibilità per i dipendenti di inviare tempestivamente, tramite l'area personale, "Idee per la sicurezza" o segnalare violazioni riscontrate. Un supervisore elabora le segnalazioni ricevute e le inoltra ai responsabili competenti. In questo caso, l'utilizzo dell'area personale riduce significativamente il tempo che intercorre tra il rilevamento di una violazione e la sua risoluzione.
Infine, un gradito valore aggiunto dell'area personale è l'accesso alle pubblicazioni aziendali e alle notizie della società.