Ante el constante avance de la digitalización y los sistemas de comunicación, el portal del empleado surge como una opción clave para la interacción entre el empleador y el trabajador.
¿Por qué es necesario?
En primer lugar, contar con un portal del empleado brinda un acceso sencillo a la información sobre pagos de nómina realizados y programados, así como al calendario de vacaciones. Un aspecto fundamental es la capacidad del trabajador para enviar de forma ágil las solicitudes necesarias al empleador (vacaciones, ayuda económica, etc.), además de solicitar certificados. La ventaja del portal en este sentido es que elimina la necesidad de realizar múltiples consultas innecesarias: ¿A quién enviarlo? ¿Cómo redactarlo? ¿Cuáles son los plazos? Al reducir estas comunicaciones distractoras, el trabajador ahorra tiempo valioso. Por su parte, el empleador se libera de la carga administrativa de supervisar solapamientos en los calendarios de vacaciones y de asegurar el cumplimiento de los plazos de solicitud. El sistema inteligente del portal detecta automáticamente con cuántos días de antelación se debe presentar la solicitud, impidiendo hacerlo fuera de plazo, mientras que las notificaciones ayudan al empleado a no olvidar las fechas clave.
Dada la posibilidad de integrar el portal con prácticamente todos los programas del empleador para el intercambio automático de datos, se pueden incluir numerosos servicios de TI que fomenten la información y el compromiso de los empleados con los procesos internos de la empresa, incluidos los ámbitos de HSE y seguridad industrial.
Por ejemplo, una solución interesante en materia de HSE y seguridad industrial en la empresa AO "Apatit" es la integración del portal del empleado con un sistema de información que supervisa la necesidad de obtener equipos de protección individual (EPI).
El trabajador puede consultar de forma autónoma y en cualquier momento a través del portal la información sobre el conjunto de EPI que requiere y los plazos de sustitución. Además, mediante notificaciones instantáneas (PUSH), la aplicación le recordará la necesidad de recoger sus EPI a tiempo.
Otro ejemplo interesante de implementación es la posibilidad de que los trabajadores envíen rápidamente a través del portal "Ideas de seguridad" o reporten infracciones detectadas. El supervisor procesa las solicitudes recibidas y las remite a los responsables correspondientes. En este caso, el uso del portal reduce significativamente el tiempo transcurrido desde la detección de una infracción hasta su resolución.
Finalmente, un complemento valioso del portal del empleado es el acceso a las publicaciones corporativas y a las noticias de la empresa.