Diante do constante desenvolvimento da digitalização e dos sistemas de comunicação, a área pessoal do colaborador surge como uma das opções de interação entre empregador e empregado.
Por que ela é necessária?
Em primeiro lugar, ter uma área pessoal proporciona ao colaborador acesso fácil a informações sobre pagamentos de salários planejados e realizados, bem como ao cronograma de férias. Um papel igualmente importante é a possibilidade de o funcionário enviar prontamente ao empregador as solicitações necessárias (férias, auxílio financeiro, etc.), além de solicitar certidões. A vantagem da área pessoal, nesse sentido, é a eliminação da necessidade de o colaborador fazer inúmeras perguntas desnecessárias: Para quem enviar? Como preencher? Quais são os prazos? Nestas questões, a redução de comunicações supérfluas e que geram distração beneficia o trabalhador e economiza seu tempo. O empregador, por sua vez, fica livre da carga extra de monitorar conflitos em escalas de férias e de garantir o cumprimento dos prazos de solicitação. O sistema inteligente da área pessoal identifica automaticamente quantos dias antes das férias a solicitação deve ser feita e impede que isso ocorra fora do prazo, enquanto as notificações ajudam o colaborador a não perder a data correta.
Considerando a possibilidade de integrar a área pessoal com praticamente todos os programas do empregador para troca automática de dados, é possível incluir diversos serviços de TI que garantem a informação e o engajamento dos funcionários nos processos internos da empresa, inclusive nas áreas de HSE e segurança industrial.
Por exemplo, uma das soluções interessantes na área de HSE e segurança industrial na empresa AO "Apatit" é a integração da área pessoal do colaborador com um sistema de informação que monitora a necessidade de recebimento de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs).
O colaborador pode, de forma independente e no momento que lhe for conveniente, visualizar através da área pessoal as informações sobre o conjunto de EPIs necessário e os prazos de substituição. E, por meio de notificações instantâneas (PUSH), o aplicativo avisa sobre a necessidade de retirar os EPIs no prazo correto.
Outro exemplo interessante para implementação é a possibilidade de os colaboradores enviarem prontamente, via área pessoal, "Ideias de Segurança" ou violações identificadas. O supervisor processa as solicitações recebidas e as encaminha aos responsáveis. O trabalho por meio da área pessoal, neste caso, reduz significativamente o tempo decorrido entre a identificação da irregularidade e a sua correção.
Por fim, um complemento agradável na área pessoal do colaborador é o acesso a publicações corporativas e notícias da empresa.