Seiring dengan perkembangan digitalisasi dan sistem komunikasi yang terus berlanjut, salah satu pilihan komunikasi antara pemberi kerja dan karyawan adalah melalui akun pribadi karyawan.
Mengapa hal ini diperlukan?
Pertama-tama, memiliki akun pribadi memberikan karyawan kemudahan akses ke informasi mengenai rencana dan realisasi pembayaran gaji serta jadwal cuti. Peran yang tidak kalah penting adalah kemampuan karyawan untuk mengirimkan permohonan yang diperlukan secara cepat kepada pemberi kerja (seperti cuti, bantuan materi, dll.), serta memesan surat keterangan yang dibutuhkan. Keuntungan akun pribadi dalam hal ini adalah karyawan tidak perlu lagi melakukan banyak pertanyaan yang tidak perlu: Kepada siapa harus dikirim? Bagaimana formatnya? Kapan tenggat waktunya? Dalam hal ini, pengurangan komunikasi yang berlebihan dan mengganggu sangat menguntungkan karyawan dan menghemat waktu mereka. Di sisi lain, pemberi kerja terbebas dari beban tambahan untuk memantau bentrokan jadwal cuti dan kepatuhan terhadap persyaratan batas waktu pengajuan permohonan. Sistem akun pribadi yang cerdas secara otomatis memahami berapa hari sebelum cuti permohonan harus diajukan dan tidak akan mengizinkan pengajuan lebih awal, sementara adanya notifikasi akan membantu karyawan agar tidak melewatkan hari yang ditentukan.
Mengingat kemungkinan integrasi akun pribadi dengan hampir semua program pemberi kerja untuk pertukaran data otomatis, sistem ini dapat mencakup berbagai layanan TI yang memastikan informasi dan keterlibatan karyawan dalam proses internal perusahaan, termasuk di bidang HSE dan keselamatan industri.
Sebagai contoh, salah satu solusi menarik di bidang HSE di perusahaan AO "Apatit" adalah integrasi akun pribadi karyawan dengan sistem informasi yang melacak kebutuhan alat pelindung diri (APD).
Karyawan dapat secara mandiri dan pada waktu yang nyaman melihat informasi melalui akun pribadi mengenai set APD yang mereka butuhkan dan jadwal penggantiannya. Melalui notifikasi instan (PUSH), aplikasi akan mengingatkan mereka tentang perlunya pengambilan APD tepat waktu.
Contoh menarik lainnya untuk diterapkan adalah kemampuan karyawan untuk menyampaikan "Ide Keselamatan" atau pelanggaran yang terdeteksi secara cepat melalui akun pribadi. Supervisor akan memproses laporan yang masuk dan meneruskannya kepada pihak yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut. Bekerja melalui akun pribadi dalam hal ini secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan mulai dari saat pelanggaran ditemukan hingga perbaikannya.
Terakhir, tambahan yang menyenangkan dalam akun pribadi karyawan adalah adanya akses ke publikasi korporat dan berita terbaru perusahaan.