Angesichts der stetigen Weiterentwicklung der Digitalisierung und der Kommunikationssysteme stellt das Mitarbeiterportal eine der Möglichkeiten für die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer dar.
Wozu wird es benötigt?
In erster Linie bietet ein Mitarbeiterportal den Beschäftigten einen einfachen Zugang zu Informationen über geplante und getätigte Gehaltszahlungen sowie zum Urlaubsplan. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Möglichkeit für den Mitarbeiter, notwendige Anträge (auf Urlaub, finanzielle Unterstützung usw.) zeitnah an den Arbeitgeber zu übermitteln sowie erforderliche Bescheinigungen anzufordern. Der Vorteil des Mitarbeiterportals liegt hierbei darin, dass der Mitarbeiter keine zahlreichen unnötigen Anfragen stellen muss: An wen soll ich es schicken? Wie soll ich es formulieren? Bis wann? In diesen Fragen kommt die Reduzierung unnötiger und ablenkender Kommunikation dem Mitarbeiter zugute und spart ihm Zeit. Der Arbeitgeber wiederum wird von der zusätzlichen Last befreit, Überschneidungen in den Urlaubsplänen zu überwachen und die Einhaltung der Antragsfristen zu kontrollieren. Das intelligente System des Portals erkennt selbst, wie viele Tage vor dem Urlaub ein Antrag gestellt werden muss, und lässt eine verfrühte Einreichung nicht zu, während Benachrichtigungen dem Mitarbeiter helfen, den richtigen Tag nicht zu verpassen.
Angesichts der Integrationsfähigkeit des Mitarbeiterportals in nahezu alle Programme des Arbeitgebers für den automatischen Datenaustausch können zahlreiche IT-Services in dieses System eingebunden werden. Diese gewährleisten die Information und Einbindung der Mitarbeiter in interne Unternehmensprozesse, auch in den Bereichen Arbeitsschutz und Anlagensicherheit (HSE).
So ist beispielsweise eine der interessanten Lösungen im Bereich HSE bei der AO "Apatit" die Integration des Mitarbeiterportals in ein Informationssystem, das den Bedarf an persönlicher Schutzausrüstung (PSA) überwacht.
Der Mitarbeiter kann selbstständig und jederzeit über das Portal Informationen über die benötigte PSA-Ausrüstung und die Austauschfristen einsehen. Über Sofortbenachrichtigungen (Push-Mitteilungen) weist die Anwendung zudem auf die Notwendigkeit einer rechtzeitigen Abholung der PSA hin.
Ein weiteres interessantes Beispiel für die Implementierung ist die Möglichkeit für Mitarbeiter, über das Portal zeitnah "Sicherheitsideen" oder festgestellte Verstöße zu melden. Ein Supervisor bearbeitet die eingehenden Meldungen und leitet sie an die für diese Aufgabe verantwortlichen Personen weiter. Die Arbeit über das Mitarbeiterportal verkürzt in diesem Fall die Zeit zwischen der Feststellung eines Verstoßes und dessen Behebung erheblich.
Und als angenehme Ergänzung bietet das Mitarbeiterportal Zugang zu Unternehmenspublikationen und aktuellen Nachrichten des Unternehmens.